Iets meer dan de helft van de MKB-bedrijven maakt gebruik van Microsoft Office 365. Uiteraard zijn Word, Excel, PowerPoint en Outlook de meest gebruikte applicaties. Maar Office 365 heeft veel meer te bieden en geeft vooral een uitgelezen kans om de productiviteit te verhogen.

Naast de standaard applicaties wordt Exchange Online in 70% van de gevallen gebruikt. Het gebruik van SharePoint zit rond de 30% en Microsoft Teams wordt nog maar door zo’n 10% van de gebruikers gebruikt. Tegelijk bestaat Office 365 uit maar liefst 26 applicaties die allemaal bijdragen aan het verbeteren van de productiviteit. Jammer genoeg zijn veel van die applicaties vaak onbekend bij onze klanten. Daardoor halen ze niet het maximale uit hun licentie. Als gevestigd IT-partner gaan we daar iets aan doen, onder meer met inspiratie-, kennis- en adoptiesessies. Een eerste aanzet met praktische tips vind je hieronder, maar er is natuurlijk veel meer over te vertellen. Daar kom ik aan het slot van deze blog op terug.

#. OneDrive - persoonlijke opslag

Natuurlijk kun je bestanden op je harde schijf of op een usb-stick opslaan. Alleen moet je die harde schijf of usb-stick dan wel altijd bij je hebben. Wanneer je jouw bestanden in jouw eigen OneDrive voor Business opslaat, heb je altijd en overal toegang tot die bestanden. Ook vanaf je tablet of smartphone en dat kan reuze handig zijn als je onderweg informatie nodig hebt. Zelfs als je lokaal werkt (en verbinding met internet hebt), worden bestanden automatisch in de cloud opgeslagen. Dat geeft je niet alleen de zekerheid dat je bestanden altijd beschikbaar zijn, maar zorgt er ook voor dat je gemakkelijk samen kunt werken aan documenten door die vanuit OneDrive te delen. Zo werk je sneller, eenvoudiger en veiliger. Al was het alleen maar omdat je van dat eindeloze heen en weer mailen af bent.

#. Teams - samenwerken op maat

Microsoft Teams kun je het beste zien als de hub voor teamwork in Office 365. In Teams kun je eenvoudig communiceren met collega’s via de chat, in vergaderingen en met telefoongesprekken. Daarnaast heb je de gelegenheid om met de geïntegreerde Office 365 apps samen aan documenten te werken. Bovendien kun je zelf apps integreren om je proces aan te passen zodat samenwerking en productiviteit worden bevorderd. De belangrijkste eigenschap van Teams is naar mijn idee echter de flexibiliteit. Je kunt elk team of themakanaal op maat inrichten en koppelen met andere applicaties. Dat betekent dat je alles dus exact kunt afstemmen op de behoeftes die jij en je team hebben. Een team dat bezig is met een bouwproject zal dat vast anders doen dan een sales- of marketingteam. Maar dat is – naast al die andere voordelen – dus het mooie van Teams. Daardoor kun je samenwerken op de manier die het beste bij je past.

#. SharePoint - organisatie en communicatie

Een van de belangrijkste voordelen van SharePoint is dat je bestanden veilig en efficiënt kunt delen met anderen. Daarbij kunnen zowel mensen binnen als buiten jouw organisatie worden betrokken. Wat SharePoint ook erg aantrekkelijk maakt, is de mogelijkheid om bestanden slim te organiseren en te beheren. Dat doe je in bibliotheken en lijsten, waarbij je labels en keywords aan content kunt toevoegen. Door die handige filters ben je minder tijd kwijt aan het terugvinden van bestanden. Deel en beheer inhoud, kennis en toepassingen om samenwerking te stimuleren. Verbeter de samenhang in de organisatie en deel informatie met medewerkers via het intranet. Stimuleer efficiëntie binnen de organisatie door gemeenschappelijke bronnen en toepassingen via portals te delen. Heb je nuttige tips nodig voor je met SharePoint begint? Die vind je hier.

#. OneNote - onbekend maakt onbemind

OneNote is misschien wel de meest onbekende Office 365-applicatie. In feite is OneNote een digitaal kladblok, maar dan met slimme extraatjes. Net als bij elk kladblok kun je er aantekeningen in maken en ideeën opschrijven. Maar je kunt ook content zoals documenten, afbeeldingen, e-mails, video’s en audiobestanden invoegen. Je kunt er alles in kwijt dat belangrijk voor je is, zoals schermafdrukken van instellingen die veranderd moeten worden. Of logbestanden die je bij projecten nodig hebt. Volgens mijn collega Martijn is OneNote een soort next generation Post-it-collectie. Meer weten? Lees dan vooral zijn praktische blog met 10 handige weetjes.

8804989.powerbi-logo

#. Power BI - rapportages in beeld

Microsoft Power BI is een ideaal instrument om bedrijfsgegevens uit verschillende bronnen te verzamelen, Die worden vervolgens gebundeld in een rapportage. Daarna wordt die ook nog eens gevisualiseerd in een overzichtelijk dashboard. Zo heb je op elk moment van de dag toegang tot actuele informatie over de KPI’s in jouw bedrijf. Je hoeft alleen maar op het scherm te kijken om te weten hoe het ervoor staat. Daardoor kun je toekomstgerichte besluiten een stuk eenvoudiger nemen. En Power BI werkt niet alleen samen met alle overige Microsoft-producten, zoals SharePoint, maar ook met meer dan 50 populaire zakelijke apps, compleet met direct bruikbare dashboards. Dat is nog eens ondernemen!

Adoptie

De truc is om te ontdekken wat je met Office 365 allemaal kunt doen om je inspanningen te structureren. Dat je dan als vanzelf meer output genereert (lees: productiever gaat werken), staat voor mij vast. En het leuke is dat je door je ervaringen steeds een stapje verder gaat. Eerst adoptie van het nieuwe, dan vanzelfsprekende innovatie die je ook weer adopteert. Vervolgens vind je weer wat nieuws en dat blijft maar gewoon doorgaan. Adoptie van innovatie leidt automatisch tot verdere ontwikkeling. Office 365 staat zelf trouwens ook niet stil. Maar adoptie is dus wel cruciaal om alles (en nog meer) uit jouw ‘abonnement op innovatie’ te halen.

Dennis de Jong

"Logica brengt je van A naar B. Verbeelding brengt je overal."

x

JOBS 14

JOBS 14