Wil je meer weten over Office 365?
Contact Dennis

Iets meer dan de helft van de MKB-bedrijven maakt gebruik van Microsoft Office 365. Uiteraard zijn Word, Excel, PowerPoint en Outlook de meest gebruikte applicaties. Maar wat is Office 365 nou precies en wat kun je ermee? Office 365 heeft veel meer te bieden en geeft vooral een uitgelezen kans om de productiviteit te verhogen.

Naast de standaard applicaties van Microsoft wordt Exchange Online in 70% van de gevallen gebruikt en zit het gebruik van SharePoint rond de 30%. Microsoft Teams heeft door de coronacrisis een flinke groeispurt gemaakt. Organisaties hebben massaal Microsoft Teams aangeschaft, zodat medewerkers gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. Zo steeg het gebruik van Teams wereldwijd naar zo’n 115 miljoen actieve gebruikers per dag. Tegelijk bestaat Office 365 uit maar liefst 26 applicaties die allemaal bijdragen aan het verbeteren van de productiviteit. Jammer genoeg zijn veel van die applicaties vaak onbekend bij onze klanten. Daardoor halen ze niet het maximale uit hun Office 365-abonnement. Om die reden vertel ik je graag welke handige applicaties Office 365 nog meer te bieden heeft.

OneDrive - persoonlijke opslag

Natuurlijk kun je bestanden op je harde schijf of op een usb-stick opslaan. Alleen moet je die harde schijf of usb-stick dan wel altijd bij je hebben. Wanneer je jouw bestanden in jouw eigen OneDrive voor Business (onderdeel van Office 365) opslaat, heb je altijd en overal toegang tot die bestanden. Ook vanaf je tablet of smartphone en dat kan reuze handig zijn als je onderweg informatie nodig hebt. Zelfs als je lokaal werkt (en verbinding met internet hebt), worden bestanden automatisch in de cloud opgeslagen. Dat geeft je niet alleen de zekerheid dat je bestanden altijd beschikbaar zijn, maar zorgt er ook voor dat je gemakkelijk samen kunt werken aan documenten door die vanuit OneDrive te delen. Zo werk je sneller, eenvoudiger en veiliger. Al was het alleen maar omdat je van dat eindeloze heen en weer mailen af bent. Met OneDrive van Office 365 is dit probleem gemakkelijk opgelost.

Teams - samenwerken op maat

Microsoft Teams kun je het beste zien als de hub voor teamwork in Office 365. In Teams kun je eenvoudig communiceren met collega’s via de chat, in vergaderingen en met telefoongesprekken. Daarnaast heb je de gelegenheid om met de geïntegreerde Office 365 apps samen aan documenten te werken. Bovendien biedt Microsoft je de mogelijkheid om zelf apps te integreren om je proces aan te passen zodat samenwerking en productiviteit worden bevorderd. De belangrijkste eigenschap van Teams is naar mijn idee echter de flexibiliteit. Je kunt elk team of themakanaal op maat inrichten en koppelen met andere applicaties. Dat betekent dat je alles dus exact kunt afstemmen op de behoeftes die jij en je team hebben. Een team dat bezig is met een bouwproject zal dat vast anders doen dan een sales- of marketingteam. Maar dat is – naast al die andere voordelen – dus het mooie van Teams. Daardoor kun je samenwerken op de manier die het beste bij je past.

SharePoint - organisatie en communicatie

Eén van de belangrijkste voordelen van SharePoint is dat je bestanden veilig en efficiënt kunt delen met anderen. Daarbij kunnen zowel mensen binnen als buiten jouw organisatie worden betrokken. Wat SharePoint ook erg aantrekkelijk maakt, is de mogelijkheid om bestanden slim te organiseren en te beheren. Dat doe je in bibliotheken en lijsten, waarbij je labels en keywords aan content kunt toevoegen. Door die handige filters ben je minder tijd kwijt aan het terugvinden van bestanden. Deel en beheer inhoud, kennis en toepassingen binnen Office 365 om samenwerking te stimuleren. Verbeter de samenhang in de organisatie en deel informatie met medewerkers via het intranet. Stimuleer efficiëntie binnen de organisatie door gemeenschappelijke bronnen en toepassingen via portals te delen.

OneNote - digitale notities

Wanneer je een Office 365 abonnement aanschaft, krijg je OneNote er automatisch bij. OneNote is misschien wel de meest onbekende Office 365-applicatie. In feite is OneNote een digitaal kladblok, maar dan met slimme extraatjes. Net als bij elk kladblok kun je er aantekeningen in maken en ideeën opschrijven. Maar je kunt ook content zoals documenten, afbeeldingen, e-mails, video’s en audiobestanden invoegen in deze handige office 365 applicatie. Je kunt er alles in kwijt dat belangrijk voor je is, zoals schermafdrukken van instellingen die veranderd moeten worden. Of logbestanden die je bij projecten nodig hebt. Volgens mijn collega Martijn is OneNote een soort next generation Post-it-collectie. Meer weten? Lees dan vooral zijn praktische blog met 10 handige weetjes.

Power BI - rapportages in beeld

Microsoft Power BI is een ideaal instrument om bedrijfsgegevens uit verschillende bronnen te verzamelen. Die worden vervolgens gebundeld in een rapportage. Daarna wordt die ook nog eens gevisualiseerd in een overzichtelijk dashboard. Zo heb je op elk moment van de dag toegang tot actuele informatie over de KPI’s in jouw bedrijf. Je hoeft alleen maar op het scherm te kijken om te weten hoe het ervoor staat. Daardoor kun je toekomstgerichte besluiten een stuk eenvoudiger nemen. En Power BI werkt niet alleen samen met alle overige Microsoft-producten, zoals SharePoint, maar ook met meer dan 50 populaire zakelijke apps, compleet met direct bruikbare dashboards. Dat is nog eens ondernemen!

Planner - projecten plannen

Planner is een gebruiksvriendelijke projectmanagementapplicatie binnen Office 365. De applicatie gebruikt Kanban-borden om groepstaken bij te houden. Met behulp van zo’n Kanban-bord kan de volledige planning visueel en overzichtelijk worden weergegeven. Zo kun je met Planner verschillende taken binnen een project plannen, waardoor je meer inzicht krijgt in wie welke taken op zich neemt. Op die manier kun je met je team werken aan een strakke planning en blijf je uitstekend op de hoogte van elkaars voortgang. Door Planner op een goede manier in te zetten, zorg je ervoor dat je als team een goed overzicht hebt over alle activiteiten die nog gedaan moeten worden. Hierdoor kun je beter en sneller taken met elkaar afstemmen, waardoor de samenwerking een flinke boost krijgt.

Lists - effectief lijsten organiseren

Microsoft Lists helpt om lijsten effectief te organiseren. Wanneer je bijvoorbeeld een evenement organiseert, kun je alle informatie daarover in een lijst zetten. Of denk aan een lijst waarin je alle IT-apparatuur van je medewerkers bijhoudt. In Lists bewaar je al die informatie centraal op een veilige plek. Ook het beheren van kandidaten voor een vacature is een goed voorbeeld van een lijst die je in Lists kunt bijhouden. Het speciale aan deze Office 365-applicatie is dat je de kolommen naar eigen wens kunt personaliseren. Je kunt zowel voor jezelf als voor een team lijsten aanmaken. De applicatie geeft je de keuze uit verschillende weergaven. Ook kan elke gebruiker een eigen sortering of filter instellen waarmee hij of zij prettig kan werken. Doordat Lists gebouwd is in SharePoint, kun je er nog veel meer gave dingen mee doen. Zo kun je met behulp van Power Automate bijvoorbeeld slimme koppelingen maken en zaken eenvoudig automatiseren.

To Do - taken aanmaken en bijhouden

Met To Do kun je al jouw taken op één locatie opslaan, zodat je je tijd slim kunt indelen. Omdat je een beter overzicht hebt over je taken, kun je je kostbare tijd efficiënter inplannen, waardoor je uiteindelijk productiever gaat (samen)werken. To Do werkt fantastisch samen met andere Office 365-applicaties zoals Outlook en Tasks voor Planner en To Do. Wanneer je bijvoorbeeld taken in To Do zet, worden die automatisch ook in Outlook aangemaakt, en andersom. To Do geeft je een beter inzicht in al je taken dan in Outlook. Dat komt onder andere door de verschillende takenlijsten die je in To Do kunt aanmaken. Ook kun je in deze applicatie van Office 365 gemakkelijk subtaken aanmaken, waardoor je grote taken kunt opdelen in kleinere taken. Zo houd je overzicht en zijn je taken wat beter te behappen. Wanneer je samenwerkt met collega’s in een project, is het handig om één gezamenlijke takenlijst bij te houden. Zo kun je nog beter met je collega’s samenwerken.

Yammer - kennis en informatie delen

Het komt vast weleens voor dat je samenwerkt met een collega die niet in jouw team zit. Dit kan een collega zijn die niet direct bij jouw project betrokken is, maar wel belang heeft bij dezelfde informatie als jij. Onderwerpen die organisatiebreed spelen zijn bijvoorbeeld cybersecurity of de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Hiervoor heeft Microsoft binnen het Office 365-pakket de applicatie Yammer ontwikkeld. Yammer is een laagdrempelig middel om kennis en informatie te delen. Eigenlijk heeft deze app wel iets weg van WhatsApp, waarmee je kunt chatten en foto’s, filmpjes en andere documenten kunt sturen. In Yammer gaat dat net zo eenvoudig. Je kunt deze applicatie van Office 365 dus uitstekend inzetten wanneer je wilt communiceren met collega’s buiten je team.

Delve - informatie verzamelen en tonen

Stel je eens voor: je gebruikt SharePoint voor de opslag van documenten; hierin plaatsen jij en je collega’s regelmatig informatie. Daarnaast bewaar je allerlei documenten in OneDrive, communiceer je met je collega’s via Teams en plaats je zo nu en dan wat op Yammer. Microsoft Delve maakt het makkelijker door jou de meest relevante informatie uit verschillende bronnen te tonen. Je hoeft namelijk geen titels van documenten waaraan je vaak werkt te onthouden. Ook hoef je niet steeds te zoeken naar collega’s met wie je vaak contact hebt. Microsoft Delve toont je de meest interessante content en personen uit alle Office 365 bronnen die je gebruikt. Op die manier worden een heleboel Office 365-applicaties aan elkaar gekoppeld, waardoor je perfect in staat bent om het maximale uit Office 365 te halen.

Power Automate - processen automatiseren

Met Power Automate wordt het een fluitje van een cent om repeterende taken te automatiseren. Deze applicatie binnen Office 365 maakt jouw werkdag een stuk productiever. Power Automate zorgt er onder meer voor dat de informatie die jij nodig hebt op het juiste moment naar je toe komt. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat je een melding ontvangt wanneer een bestand in een bepaalde map geüpload wordt. Je hoeft dan niet meer te wachten op een mail van je collega, want Power Automate geeft je automatisch een seintje wanneer het document gereed is. Zo zijn er veel meer voorbeelden waarbij Power Automate je werk eenvoudiger maakt. Het prettige aan deze applicatie is dat je er helemaal geen IT-expert voor hoeft te zijn. De applicatie is reuze gebruiksvriendelijk, waardoor iedereen er snel mee overweg kan. Power Automate zorgt er in feite voor dat bedrijfsprocessen efficiënt verlopen, waardoor je veel kostbare tijd bespaart. Die kun je mooi aan je kerntaken besteden.

Power Apps - gemakkelijk apps bouwen

De applicatie Power Apps geeft je de mogelijkheid om applicaties snel en gemakkelijk op maat te ontwikkelen. Power Apps biedt standaard bouwblokken die je kunt gebruiken om zelf een applicatie in elkaar te zetten. Net als bij Power Automate in Office 365 heb je bij Power Apps geen specifieke programmeerkennis nodig. Daardoor kun je snel met deze slimme tool aan de slag. De mogelijkheden voor het bouwen van applicaties zijn zo goed als eindeloos. Zo kun je een app bouwen waarmee medewerkers tickets over problemen kunnen indienen. Of je bouwt een app voor de tijdregistratie van medewerkers of eentje voor het voorraadbeheer. Er zijn een heleboel sjablonen beschikbaar, die jou bij het bouwen van een applicatie ondersteunen. Bovendien integreert Power Apps fantastisch met andere applicaties van Office 365, waardoor je gemakkelijk koppelingen met (bijvoorbeeld) SharePoint, Power BI en Teams kunt maken.

Adoptie

De truc is om te ontdekken wat je met Office 365 allemaal kunt doen om je inspanningen te structureren. Dat je dan als vanzelf meer output genereert (lees: productiever gaat werken), staat voor mij vast. En het leuke is dat je door je ervaringen steeds een stapje verder gaat. Eerst adoptie van het nieuwe, dan vanzelfsprekende innovatie die je ook weer adopteert. Vervolgens vind je weer wat nieuws en dat blijft maar gewoon doorgaan. Adoptie van innovatie leidt automatisch tot verdere ontwikkeling. Office 365 staat zelf trouwens ook niet stil. Maar adoptie is dus wel cruciaal om alles (en nog meer) uit jouw ‘abonnement op innovatie’ te halen.

 

Ben je benieuwd naar wat Microsoft Teams en Office 365 nog meer te bieden hebben? In ons redpaper lees je hoe je de samenwerking binnen jouw organisatie met de kracht van Microsoft Teams naar een hoger niveau kunt tillen. Download het redpaper.

Door de coronapandemie hebben we razendsnel geleerd hoe we op afstand met elkaar kunnen communiceren. Voor chatten, (video)bellen en online vergaderen in Microsoft Teams draaien we intussen onze hand niet meer om. Maar hoe zit het met de online samenwerking?

 

Daarin valt nog heel veel winst te behalen. De beschikbare functionaliteiten binnen Microsoft 365 worden namelijk maar zeer beperkt gebruikt. Dat heeft niet met onwil te maken; eerder met onwetendheid. De hoogste tijd om je kennis bij te spijkeren en nóg productiever te werken! Lees er alles over in ons redpaper.

Download het redpaper


    Dennis de Jong

    "Logica brengt je van A naar B. Verbeelding brengt je overal."

      de Maand van Avantage

      Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken