OneNote is eigenlijk een digitaal kladblok, maar dan met slimme extraatjes. Net als bij elk kladblok kun je er aantekeningen in maken en ideeën opschrijven. Maar je kunt ook content zoals documenten, afbeeldingen, e-mails, video’s en audiobestanden invoegen. Je kunt er alles in kwijt dat belangrijk voor je is. Toen ik als engineer veel projecten bij klanten deed, was OneNote mijn beste vriend om gegevens te bewaren. Denk aan schermafdrukken van instellingen die veranderd moesten worden. Of koppelingen naar websites die ik gebruikte om software te downloaden. Logbestanden die ik tijdens het project nodig had. Ik propte werkelijk alles in mijn digitale kladblok. Zelfs nu grijp ik nog weleens terug op een notitie van jaren geleden. Voor mij is OneNote een soort next generation Post-it-collectie.

Deze functie gebruik ik waarschijnlijk het meest. Even snel een schermafdruk maken en opslaan in OneNote. Op je pc of laptop kun je met de toetsencombinatie WindowsToets+N kiezen waar je de schermafdruk wilt laten en daarna selecteren wat je wilt hebben. De mogelijkheden zijn kopiëren naar het klembord of versturen naar een pagina in je kladblok.

Soms ben je in een project ergens mee bezig en bedenk je dat je een aantal andere stappen in het proces absoluut niet mag vergeten. In OneNote kun je heel eenvoudig een lijstje maken met punten die je af kunt vinken. Typ een actiepunt en druk op Control+1 om de regel te voorzien van een vakje dat je kunt afvinken als het actiepunt is afgerond. Voor een actiepunt kun je gebruik maken van Control+2 (ster) en eventueel Control+3 voor een openstaande vraag.

Als ik bij een klant voor werkzaamheden werd ingepland, verzamelde ik vooraf de benodigde informatie. Vaak ging het om documentatie van de leverancier in de vorm van pdf-bestanden. Ik zorgde dan dat ik eventuele firmware alvast had gedownload. Om alles handig bij elkaar te houden voegde ik de betreffende bestanden toe aan mijn digitale kladblok. Dat kan heel simpel door ze als bijlage in OneNote te slepen. Wanneer je de een bestand weer wilt openen, hoef je alleen maar te dubbelklikken. Op die manier kun je documenten, afbeeldingen, e-mails en allerlei andere dingen aan je notitieblok toevoegen.

Soms is het handig om de informatie in je kladblok te delen met anderen. Bijvoorbeeld wanneer een collega verder gaat met een project waar jij het voorwerk voor gedaan hebt. Dan kun je alle informatie, inclusief je ‘krabbels’, in een keer overdragen. Bij het delen van je kladblok kun je expliciet aangeven of de informatie mag worden bewerkt door degene met wie je de gegevens deelt.

Er zijn verschillende mogelijkheden om je kladblok te delen. Via e-mail, door een directe koppeling of door het toe te voegen aan een Outlook vergaderverzoek. Dit laatste is vooral handig als je een notitieblok hebt gemaakt met stukken en informatie voor een aankomende vergadering.

OneNote is geïntegreerd in een aantal populaire Office applicaties, waaronder Outlook. Wanneer een vergadering in je agenda staat en jij gaat notuleren, kun je de informatie over de bijeenkomst overhevelen naar OneNote. Dat doe je door gebruik te maken van de functie ‘Notities bij vergadering’ in het item in je agenda.

Vervolgens kun je verder werken aan de notulen. In je notitie zie je direct alle relevante informatie over de meeting, zoals de datum, locatie en deelnemers. Voor de deelnemers staan selectievakjes waarmee je kunt aangeven of iemand aanwezig was. Als je de notulen hebt uitgewerkt, deel je die met de deelnemers via de functie ‘Delen met vergadering’.

Superhandig: OneNote is in staat om tekstherkenning uit te voeren. Daarmee kun je tekst op een afbeelding kopiëren en plakken alsof het nooit een afbeelding is geweest. Als je een afbeelding hebt met een stuk tekst – zoals een foto van een beschreven whiteboard of een pagina van een boek – kun je daaruit de tekst kopiëren en verder bewerken alsof je die zelf hebt getypt.

Hieronder zie je hoe OneNote omgaat met een afbeelding die ik van het internet heb geplukt.  Wanneer je rechts-klikt op de afbeelding, kies je ‘Tekst kopiëren van afbeelding’ en kun je de tekst op elke willekeurige plaats plakken.  Zo kun je grote lappen tekst eenvoudig overnemen en naar wens aanpassen.

Het gebeurt vaak dat ik op internet even snel zoek naar een commando of een stukje van een script. Handig om op dat moment te gebruiken en misschien ook wel voor de toekomst. Door een stuk tekst te kopiëren van een website en in mijn notitieblok te plakken, krijg ik niet alleen de benodigde informatie. OneNote plaatst ook automatisch een link naar de website waar ik mijn informatie vandaan haal. Zo kan ik later altijd weer terug naar die nuttige site waarvan ik de URL tegen die tijd vast niet meer weet.

In sommige situaties is het handig om geluid en/of beelden op te nemen. Bijvoorbeeld bij een interessante presentatie of wanneer je iets wilt dicteren voor later. Daarbij kan OneNote je prima helpen. Het opnemen van audio en video zit namelijk standaard in de applicatie en kun je zo in je notities integreren. Microfoon en/of camera aan en klaar is Kees.

OneNote herkent niet alleen tekst in afbeeldingen, maar ook audiofragmenten. Dat is een uitkomst wanneer je snel veel informatie uit een gesprek wilt uitwerken. Het enige dat je hoeft te doen, is de betreffende functie inschakelen bij ‘Audio- en video-instellingen’.

Naast het markeren van tekst (als keuzelijst, vraag of actiepunt) kun je een regel ook markeren als een Outlook-taak. Die is dan direct zichtbaar in Outlook en kan vanuit daar worden afgehandeld. Het is ook mogelijk om het afhandelen vanuit OneNote te doen door op het vlaggetje voor de taak te klikken. Je ziet het pictogram dan veranderen in een groen vinkje. De taak in Outlook wordt dan tegelijk als afgerond gemarkeerd.

Wanneer je je notitieblok niet volledig, maar gedeeltelijk met iemand wilt delen, is dat geen probleem. Het deel dat je wilt delen, kun je als pagina via e-mail versturen. Daarvoor hoef je niet zelf te kopiëren en te plakken. OneNote heeft standaard een functie die dit voor je doet. Vervolgens krijg je keurig netjes een nieuwe Outlook e-mail in beeld, met de inhoud van je pagina. Eventuele bijlagen op je pagina worden in het bericht als bijlage meegenomen.