Heb je weleens van Microsoft Planner gehoord? Dat is een ontzettend handige Office 365-applicatie om je activiteiten te plannen. Zo kun je met Planner verschillende taken binnen een project plannen, waardoor je meer inzicht krijgt in wie welke taken op zich neemt. Op die manier kun je met je team werken aan een strakke planning en blijf je goed op de hoogte van elkaars voortgang in een project. Werkzaamheden goed op elkaar afstemmen is natuurlijk erg bevorderlijk voor de samenwerking.

#1. Plannen en buckets

In Planner kun je eenvoudig een nieuw plan maken. Open hiervoor de applicatie en klik linksboven op + Nieuw plan. Hier kun je je plan een naam geven en deelnemers uitnodigen die bij het plan betrokken worden. In het tabblad Bord zie je een duidelijk overzicht van alle taken die onder een bepaald plan vallen. Zo kun je voor elke afdeling een speciaal plan maken, waarmee je gezamenlijk als team een planning kunt maken. Wanneer je een plan hebt gemaakt, kun je in Planner eenvoudig Buckets aanmaken. Deze Buckets zijn kolommen waaronder je verschillende taken kunt hangen. Je maakt bijvoorbeeld per project een Bucket aan, waardoor alle taken overzichtelijk onder elkaar worden weergegeven.

#2. Grafieken en filters

In het tabblad Grafieken krijg je een visuele weergave van de planning van je projecten. Je ziet de status, waarbij een onderverdeling wordt gemaakt in ‘Niet gestart’, ‘Wordt uitgevoerd’, ‘Laat’ en ‘Voltooid’. In één oogopslag weet je of je met een bepaald project op schema loopt of niet. Ook zie je een overzicht van alle Buckets met daarbij de verschillende taken die hieronder vallen. Hier kun je dus snel zien welke Bucket de meeste taken bevat en waar nog werk moet worden verzet. Bovendien kun je per teamlid van het plan zien hoeveel taken diegene nog moet afronden. Ook kun je gemakkelijk filteren op taken die aan bepaalde personen zijn toegewezen, of de taken op datum filteren. Op die manier heb je meteen in de gaten of de gestelde deadlines daadwerkelijk gehaald worden.

Meer weten over time management?

Lees de blog: met time management schep je orde in je werkdag

#3. Planning en samenwerking

Wil je liever een overzicht hebben van de taken die per week of per maand gedaan moeten worden? In het tabblad Planning zie je een overzicht van alle taken die je de komende weken moet uitvoeren. Je ziet precies waar je te weinig tijd hebt en in welke weken het wat rustiger is. Door Microsoft Planner op een goede manier in te zetten, zorg je ervoor dat je als team een goed overzicht hebt over alle activiteiten die nog gedaan moeten worden. Hierdoor kun je beter en sneller taken met elkaar afstemmen, waardoor de samenwerking danig wordt gestimuleerd. Bijkomend voordeel is dat Microsoft Planner effectief is verbonden met alle andere applicaties van Office 365, waardoor je gemakkelijk communiceert met apps als SharePoint, Teams, Outlook en OneNote.

Wil je meer weten over het thema ‘overal samenwerken’? Dan kun je je inschrijven voor één van de inspiratiesessies op dinsdag 23 en donderdag 25 juni. Daarin vertellen we over werken met Office 365 op elk device, hoe je samen tegelijk aan documenten kunt werken en hoe je in Teams intern én extern kunt samenwerken. Je kunt ook ons redpaper downloaden, waarin je op je gemak kunt lezen hoe overal samenwerken een rol speelt in het verhogen van de productiviteit.


Wesley Vitters

‘‘Don't just inspire… Inspire to make a difference!’’

x

JOBS 20

JOBS 20