Effectief samenwerken is in organisaties van groot belang. Hoe je samenwerkt met je collega’s bepaalt voor een groot deel hoe je organisatie presteert. Applicaties die dat optimaal faciliteren zijn daarom essentieel. Steeds meer organisaties maken gebruik van Office 365 applicaties. Word, PowerPoint, Excel en Outlook zijn de meest gebruikte apps. Die zorgen ervoor dat jij je standaard werkzaamheden goed kunt uitvoeren. Sinds de lancering van Office 365 zijn er een heleboel nieuwe apps bijgekomen die de samenwerking ook nog eens stimuleren. Maar hoe bepaal je nou welke applicaties van Office 365 handig zijn voor jouw organisatie? Hoe maak je daarin de juiste keuzes?

#1. Doelstellingen

Om te weten welke applicaties jouw organisatie vooruit helpen, is het allereerst belangrijk om te weten waar je met jouw organisatie naartoe wilt. Wanneer je dat hebt vastgesteld, kun je daar concrete doelstellingen bij bedenken. Een voorbeeld van een doelstelling kan het verhogen van de klanttevredenheid zijn. Wanneer je dit doel SMART geformuleerd hebt, ga je kijken hoe IT daaraan kan bijdragen. Daarvoor moet je inzicht hebben in hoe bepaalde IT-middelen invloed hebben op jouw doelen. Daarna kun je op een effectieve manier de applicaties kiezen die jouw organisatie helpen om die doelen te bereiken. Je doelstellingen vormen in feite dus de basis voor het nemen van besluiten over bepaalde Office 365 applicaties.

#2. Solide basis

Wanneer je heldere doelstellingen hebt bepaald, is het verstandig om je documentenopslag onder de loep te nemen. De kans is groot dat je dan stevig moet herstructureren. Dat kan in Office 365 gemakkelijk met behulp van OneDrive, Teams en SharePoint. Daarmee leg je een solide basis voor een degelijke bedrijfsvoering. Al je bestanden worden op deze manier veilig opgeslagen in de cloud. Zo kun je OneDrive gemakkelijk simpel gebruiken voor het opslaan van je eigen persoonlijke documenten. Wanneer je samenwerkt met personen uit je team, is het handig om je bestanden op te slaan in Teams. Wil je documenten publiceren voor je hele organisatie? In SharePoint kun je dat heel simpel organisatiebreed doen. Doordat al deze Office 365 applicaties effectief met elkaar zijn verbonden, is die structuur uitermate geschikt voor organisaties waarin samenwerking essentieel is. Nieuwsgierig naar hoe we de documentenopslag van Versa Welzijn naar de cloud hebben gebracht? Lees het klantverhaal waarin we je vertellen hoe we  dit bij deze organisatie voor elkaar hebben gekregen.

#3. Office 365 applicaties

Nu je een goede basis hebt voor je documentenopslag, kun je gaan kijken naar andere voor jouw organisatie interessante applicaties. Zo kun je Planner uitstekend gebruiken voor het organiseren van al je taken. Maar ook OneNote kan goed van pas komen wanneer je notulen maakt tijdens een vergadering. En denk eens aan een inschrijfformulier dat je op SharePoint kunt zetten. Met de app Forms kun je zo’n formulier eenvoudig maken. Wanneer je een bedrijfsvideo wilt publiceren op SharePoint, kun je dat gemakkelijk doen via Stream. En een smoelenboek maak je met Delve. Al deze apps kun je integreren in de basis van je documentenopslag, waardoor je overzicht houdt over alle mogelijkheden. Naast de standaard Office 365 applicaties zijn er in elk geval een heleboel andere apps die ook tot de Office-familie behoren. Het is de kunst om te bepalen welke applicaties toegevoegde waarde hebben voor jouw organisatie.

Uiteindelijk is het van belang dat je goed weet welke apps je wilt gaan gebruiken en welke niet. Je moet dus niet de apps gebruiken omdat ze beschikbaar zijn, maar omdat je daardoor doelstellingen kunt bereiken. Je documentenopslag is hiervoor de basis. Hoe je het verder aankleedt, is aan jou. In ons redpaper over overal samenwerken lees je daar meer over.

Altijd en overal kunnen samenwerken, het klinkt ideaal. Met een laptop en een veilige internetverbinding kom je al een heel eind. Maar je hebt ook slimme IT-oplossingen nodig om de samenwerking concreet vorm te geven.

Hoe je online samenwerking naar een hoger plan kunt tillen, lees je in ons redpaper ‘samen delen, waar en wanneer je maar wilt’. Daarin vertellen we ook hoe je de productiviteit in jouw organisatie een positieve impuls kunt geven. De cloud, Office 365, online startportal GO; het zijn allemaal elementen die deel uitmaken van een groter geheel.

Download het redpaper


Wesley Vitters

‘‘Don't just inspire… Inspire to make a difference!’’

x

JOBS 20

JOBS 20