Effectief samenwerken is in organisaties van groot belang. Hoe je samenwerkt met je collega’s bepaalt voor een groot deel hoe je organisatie presteert. Applicaties die dat optimaal faciliteren zijn daarom essentieel. Steeds meer organisaties maken gebruik van Office 365 applicaties. Word, PowerPoint, Excel en Outlook zijn de meest gebruikte apps. Die zorgen ervoor dat jij je standaard werkzaamheden goed kunt uitvoeren. Sinds de lancering van Office 365 zijn er een heleboel nieuwe apps bijgekomen die de samenwerking ook nog eens stimuleren. Maar hoe bepaal je nou welke applicaties van Office 365 handig zijn voor jouw organisatie? Hoe maak je daarin de juiste keuzes?

#1. Doelstellingen

Om te weten welke applicaties jouw organisatie vooruit helpen, is het allereerst belangrijk om te weten waar je met jouw organisatie naartoe wilt. Wanneer je dat hebt vastgesteld, kun je daar concrete doelstellingen bij bedenken. Een voorbeeld van een doelstelling kan het verhogen van de klanttevredenheid zijn. Wanneer je dit doel SMART geformuleerd hebt, ga je kijken hoe IT daaraan kan bijdragen. Daarvoor moet je inzicht hebben in hoe bepaalde IT-middelen invloed hebben op jouw doelen. Daarna kun je op een effectieve manier de applicaties kiezen die jouw organisatie helpen om die doelen te bereiken. Je doelstellingen vormen in feite dus de basis voor het nemen van besluiten over bepaalde Office 365 applicaties.

#2. Solide basis

Wanneer je heldere doelstellingen hebt bepaald, is het verstandig om je documentenopslag onder de loep te nemen. De kans is groot dat je dan stevig moet herstructureren. Dat kan in Office 365 gemakkelijk met behulp van OneDrive, Teams en SharePoint. Daarmee leg je een solide basis voor een degelijke bedrijfsvoering. Al je bestanden worden op deze manier veilig opgeslagen in de cloud. Zo kun je OneDrive gemakkelijk simpel gebruiken voor het opslaan van je eigen persoonlijke documenten. Wanneer je samenwerkt met personen uit je team, is het handig om je bestanden op te slaan in Teams. Wil je documenten publiceren voor je hele organisatie? In SharePoint kun je dat heel simpel organisatiebreed doen. Doordat al deze Office 365 applicaties effectief met elkaar zijn verbonden, is die structuur uitermate geschikt voor organisaties waarin samenwerking essentieel is.

#3. Uitbreiding

Nu je een goede basis hebt voor je documentenopslag, kun je gaan kijken naar andere voor jouw organisatie interessante applicaties. Zo kun je Planner uitstekend gebruiken voor het organiseren van al je taken. Maar ook OneNote kan goed van pas komen wanneer je notulen maakt tijdens een vergadering. En denk eens aan een inschrijfformulier dat je op SharePoint kunt zetten. Met de app Forms kun je zo’n formulier eenvoudig maken. Wanneer je een bedrijfsvideo wilt publiceren op SharePoint, kun je dat gemakkelijk doen via Stream. En een smoelenboek maak je met Delve. Al deze apps kun je integreren in de basis van je documentenopslag, waardoor je overzicht houdt over alle mogelijkheden. Naast de standaard Office 365 applicaties zijn er in elk geval een heleboel andere apps die ook tot de Office-familie behoren. Het is de kunst om te bepalen welke applicaties toegevoegde waarde hebben voor jouw organisatie.

Wil je meer weten over het thema ‘overal samenwerken’? Dan kun je je inschrijven voor één van de inspiratiesessies op dinsdag 23 en donderdag 25 juni. Daarin vertellen we over werken met Office 365 op elk device, hoe je samen tegelijk aan documenten kunt werken en hoe je in Teams intern én extern kunt samenwerken. Je kunt ook ons redpaper downloaden, waarin je op je gemak kunt lezen hoe overal samenwerken een rol speelt in het verhogen van de productiviteit.


Wesley Vitters

‘‘Don't just inspire… Inspire to make a difference!’’

x

JOBS 20

JOBS 20