Microsoft Lists, Planner,
To Do en Tasks voor Planner en To Do;
zoek de verschillen…

Voordat ik de verschillen benoem, is het handig om te weten wat je met elke applicatie afzonderlijk kunt. Daarom leg ik eerst kort uit waarvoor een applicatie bedoeld is en welke voordelen die heeft.

Microsoft Lists

In wezen is Microsoft Lists een uitgebreide functionaliteit en interface-upgrade van SharePoint Lists, maar dan vormgegeven binnen een eigen applicatie. Lists kun je bijvoorbeeld handig gebruiken om bezittingen of statussen binnen een bepaald evenement bij te houden. Het speciale aan deze applicatie is dat je de kolommen naar eigen wens kunt personaliseren. Je kunt zowel voor jezelf als voor een team lijsten aanmaken. De applicatie geeft je de keuze uit verschillende weergaven; zo kun je kiezen uit een normale lijst, een kalender en een galerij.

Microsoft Planner

Microsoft Planner is een gebruiksvriendelijke, teamgebaseerde projectmanagementapplicatie. De applicatie gebruikt Kanban-borden om taken bij te houden. Met behulp van zo’n Kanban-bord wordt de volledige planning visueel en overzichtelijk weergegeven. Daarmee geef je op een simpele manier aan welk werk verzet moet worden. Elke taak bevat specifieke informatie, zoals details van de activiteit, toegewezen personen, bijlagen en deadlines. Daarnaast heeft Planner een persoonlijke weergave, zodat je ook je eigen (toegewezen) taken kunt bekijken.

Microsoft To Do

Microsoft To Do is uitermate handig voor het bijhouden van lijsten voor je persoonlijke taken en het sturen van herinneringen. In deze applicatie kun je gemakkelijk je ‘gevlagde’ e-mails van Outlook inzien. Ook is To Do geïntegreerd met Planner, waardoor je goed inzicht hebt in de taken van jouw team. Door slimme koppelingen van Power Automate kun je ook taken van andere applicaties toevoegen, zoals taken uit Microsoft OneNote. To Do is dus als het ware een verzameling van alle taken binnen je Microsoft-account.

Microsoft Tasks voor Planner en to Do

Tasks voor Planner en To Do is al enige tijd toegevoegd aan Microsoft Teams en is een centrale plek voor al je taken. De applicatie is eigenlijk niets meer dan en combinatie van Planner en To Do binnen de Teams-omgeving. Deze applicatie geeft je inzicht in je taken vanuit verschillende apps. Met Tasks voor Planner en To Do ben je in staat om met je moderne werkplek samen te werken met je collega’s.

Nu we de verschillende applicaties stuk voor stuk hebben bekeken, is het goed om de overeenkomsten en de verschillen onder de loep te nemen. Het grootste verschil heeft te maken met het doel waarvoor je de applicatie gebruikt. Gebruik je die om je taken op te slaan (en bij te houden)? Of gebruik je de applicatie om je taken weer te geven?

In het kort gezegd: Lists en Planner zijn over het algemeen perfect om teamgebaseerde lijsten en taken toe te voegen en te managen. To Do is goed te gebruiken wanneer je persoonlijke lijsten/taken wilt toevoegen en managen. Tasks voor Planner en To Do combineert de taken uit Planner en To Do en geeft je een uitgebreider beeld van al je taken.

Ik wil het ook nog hebben over de vraag wanneer je welke app het beste kunt gebruiken. Net als met de meeste technische oplossingen, hangt dat af van veel verschillende factoren.

Planner of Lists

Hoewel Planner en Lists op het eerste gezicht sterk op elkaar lijken, valt het bij nader inzien best mee. Natuurlijk kun je dezelfde ervaring met Planner krijgen als in Lists. Toch moet je je goed afvragen of je dat wilt; zeker als je de extra functionaliteiten niet gaat gebruiken.

Gebruik Planner hoofdzakelijk wanneer je projecten snel en gemakkelijk wilt managen. De app werkt eenvoudig en je hebt verschillende mogelijkheden om extra informatie toe te voegen. Daarnaast is Planner goed geïntegreerd met To Do en Tasks voor Planner en To Do. Handig wanneer je taken in kleine teams wilt managen. Je kunt je taken op een bord of in een kalender bekijken, maar ook via een overzichtelijk dashboard.

Gebruik Lists vooral wanneer je meer controle over specifieke velden wilt hebben, zoals de lay-out en geavanceerde weergavemogelijkheden. Ook kun je Lists goed gebruiken voor zaken die niet daadwerkelijk taken zijn. Denk aan voorraadbeheer, zakelijke evenementen en reisplanningen. Eerder gaf ik al aan dat je jouw items kunt inzien via een ‘normale’ lijst, een kalender of een galerij.

To Do of Tasks voor Planner en To Do

De verschillen tussen To Do en Tasks voor Planner en to Do zijn wat lastiger te ontdekken. Tasks voor Planner en To Do is simpel gezegd een manier waarop je bestaande taken uit Planner en To Do kunt weergeven. Zoals de naam al aangeeft, zorgt Tasks voor Planner en To Do ervoor dat alle taken uit deze twee applicaties binnen Teams overzichtelijk worden weergegeven. Hoewel je jouw taken van Planner in To Do kunt bekijken, verschilt de manier waarop je deze apps gebruikt.

Gebruik To Do vooral wanneer je een lijst van al je ‘kleine’ taken op een centrale locatie overzichtelijk bij elkaar wilt hebben. Zeker wanneer je jouw taken graag via je smartphone wilt bekijken en eenvoudig vervaldatums en herinneringen wilt toevoegen. Daarbij helpen pushnotificaties je uitstekend bij het uitvoeren van je dagelijkse taken. To Do kun je dus efficiënt inzetten voor het managen van taken op de korte termijn. De app kan jou daarbij perfect ondersteunen bij het maken van een persoonlijk rooster.

Schakel Tasks voor Planner en To Do in wanneer je een bredere blik wilt hebben op de taken die je op langere termijn moet uitvoeren. Deze app scheidt jouw taken per plan en per team, waardoor je een globaal overzicht krijgt van alle taken die in de komende periode moeten worden uitgevoerd. In Tasks voor Planner en To Do heb je dus geen waslijst aan taken die op korte termijn afgerond moeten worden. Deze applicatie is vooral erg handig wanneer je het grotere plaatje van de taken van jou en je collega’s wilt zien.