Ik maak graag gebruik van lijstjes om het overzicht te bewaren over zaken die ik allemaal nog moet doen. Dankzij Microsoft wordt dat een stuk eenvoudiger. Gebruik je al Office 365? Dan heb je misschien weleens van de app To Do gehoord. Daarmee kun je al je taken efficiënt op één plek bewaren. En weet je wat het ideale daaraan is? To Do werkt uitstekend samen met Microsoft Outlook. Wanneer je taken in To Do zet, worden die automatisch ook in Outlook aangemaakt, en andersom. Ik licht graag toe wat je allemaal met de app kunt en wat je er daadwerkelijk aan hebt.

#1. Waarom To-Do?

Je zult misschien denken: dat is lekker, weer een nieuwe app erbij; ik heb er al zoveel. Eén van de voordelen van Microsoft To Do is dat je een wat frisser overzicht hebt dan in Outlook. Dat komt onder andere door de verschillende takenlijsten die je in To Do kunt aanmaken. Ook kun je in To Do gemakkelijk subtaken aanmaken. Daardoor kun je grote taken opdelen in kleinere taken. Zo houd je overzicht en zijn je taken wat beter te behappen.

 

Een andere mogelijkheid is om aan je taken een einddatum te koppelen. Dat geeft je een extra zetje om op tijd met je taken aan de slag te gaan, waarbij je de belangrijkste taken kunt markeren. Op het eerste gezicht lijkt To Do dan ook veel op Outlook. Toch heeft de app dus nog een aantal andere slimme functies voor je in huis.

To Do 2

#2. Lijsten

Wanneer je in To Do inlogt met je Office 365 account, komen al je taken vanuit Outlook automatisch in de lijst Taken te staan. Wanneer je een nieuwe lijst wilt maken, klik je Links op + Nieuwe lijst. De taken kun je eenvoudig van de ene lijst naar de andere slepen, zoals je het zelf wilt hebben. Je kunt To Do overigens zowel zakelijk als privé goed gebruiken. Daarom is het handig om verschillende lijsten aan te maken. Wanneer je To Do op je werk gebruikt, wil je hier vanzelfsprekend geen privézaken tussen hebben staan. Ook kun je per project of per opdrachtgever een lijst aanmaken, zodat je je taken overzichtelijk geordend hebt en houdt.

Je kunt dus in elke lijst nieuwe taken toevoegen. Die verschijnen automatisch bij de taken van Outlook. Of je de taken in Outlook of To Do creëert, maakt geen verschil. Het is maar net wat je fijner vindt. Wanneer je in Outlook werkt is het logisch om taken hierin toe te voegen, in andere gevallen biedt To Do uitkomst. Ook voor het voltooien van taken geldt trouwens hetzelfde: de synchronisatie werkt twee kanten op. Da’s mooi meegenomen.

#3. Taken

Bij het toevoegen van taken heb je een aantal mogelijkheden. Zo kun je – zoals al gezegd – een einddatum voor je taak selecteren. Je kunt echter ook notities toevoegen, een herinnering instellen, documenten toevoegen en herhalende taken maken. Die opties zijn zowel in To Do als in Outlook beschikbaar. Daarbij kun je in To Do je taken toevoegen aan Mijn dag en kun je je taken markeren als Belangrijk. En ik heb je eerder al aangegeven dat het aanmaken van subtaken eveneens tot de mogelijkheden behoort.

 

Wanneer je een nieuwe taak wilt aanmaken, navigeer je naar de lijst waarin je de taak wilt hebben. Vervolgens klik je op + Taak toevoegen. Typ hier de naam van je taak in en druk op het pijltje omhoog. Wanneer je daarna op de taak klikt, zie je de taak verschijnen; inclusief de opties die je kunt gebruiken.

To Do 3
To Do 4

#4. Mijn dag

Wanneer je aan je werkdag begint, is het slim om te weten wat je die dag gaat doen en welke taken je af wilt krijgen. Met een duidelijk doel voor ogen, kun je namelijk bijzonder productief werken. Daarvoor heeft To Do het onderdeel Mijn dag ontworpen. Met die functie kun je ‘s morgens vroeg kiezen aan welke taken je wilt werken. Zo heb je een goed overzicht van alle taken die je voor die dag hebt gepland. Reuze handig natuurlijk.

Wanneer je taken toevoegt aan je lijsten, kun je ervoor kiezen om de taak aan je dag toe te voegen. Open hiervoor een taak en klik op Toevoegen aan mijn dag. Ook kun je vanuit het onderdeel Mijn dag eenvoudig aanvinken aan welke taken je die dag wilt werken. Wanneer je al je taken hebt geselecteerd, ga je naar het onderdeel Mijn dag. Daar staan alle taken op een rij die je vandaag af moet hebben. Zo kun je je goed focussen op deze taken en heb je een duidelijk overzicht.

#5. Samenwerken

Wanneer je samenwerkt met collega’s in een project, is het handig op één gezamenlijke takenlijst bij te houden. In To Do kun je je lijsten heel simpel delen met de rest van je team. Ga hiervoor naar een lijst die je wilt delen en klik op het icoontje met het poppetje. Daarna kun je gemakkelijk een koppeling voor een uitnodiging maken en die naar je collega’s sturen. Bovendien kun je de toegang beheren en kiezen welke collega’s je wilt toevoegen.

Delen To-Do

Wanneer je verschillende personen hebt toegevoegd, kun je hen een taak toewijzen. Je ziet deze optie wanneer je een taak selecteert; rechts in je scherm, waar je ook de andere opties ziet staan. Selecteer de persoon of de personen aan wie je de taak wilt toewijzen. Je kunt hier een keus maken uit mensen die je toegang hebt gegeven tot de lijst. Wanneer taken aan jou zijn toegewezen zie je deze taken staan onder het onderdeel Toegewezen aan u. Zo heb je een helder beeld van de verschillende taken van jou en je collega’s en kun je nog effectiever samenwerken.

Zoals je nu vast en zeker in de gaten hebt, biedt To Do een heleboel mogelijkheden waardoor jij je tijd slim(mer) kunt indelen. Omdat je een beter overzicht hebt, kun je je kostbare tijd efficiënter inplannen, waardoor je uiteindelijk productiever gaat (samen)werken. Daarover lees je meer in een van onze andere blogs: meer productiviteit levert productivitijd op.

Wesley Vitters

‘‘Don't just inspire… Inspire to make a difference!’’

x

JOBS 20

JOBS 20