We willen het allemaal: zo efficiënt, effectief én productief mogelijk aan de slag gaan. Maar hoe doe je dat dan? Met ‘time management’. Het wordt gezien als de ultieme oplossing om alle werkdruk en stress te verminderen. Maar wat is time management nou eigenlijk? En hoe kun je dit het beste gebruiken om je dag zo productief mogelijk door te brengen?

Geen tijd

Misschien heb je iemand in je omgeving die dit als excuus heeft gebruikt. Of heb je dat zelf wel eens gedaan. ‘Ik heb hier nu écht geen tijd voor’ of ‘sorry, ik heb het veel te druk’. Maar is dat wel zo? Kun je je dag niet zodanig inplannen dat je genoeg tijd hebt voor al het werk dat je te wachten staat? Ik denk het wel. Als je leert je tijd goed te managen, kom je je werkdag veel productiever door. Misschien klinkt het begrip time management wat abstract, maar dat is het eigenlijk helemaal niet. Het komt op het volgende neer: je benadert de beschikbare tijd op zo’n manier dat je er zo efficiënt en effectief mogelijk mee omgaat. Het gaat er dus niet alleen om hoe snel je je taken afrondt, maar ook dat je de juiste dingen doet.

'Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden.'

Deze quote van filosoof Johann Wolfgang von Goethe is een perfecte illustratie van wat ik bedoel. Geen ruimte meer voor het zo vaak gebruikte excuus, geen genoegen meer nemen met ‘geen tijd hebben’. Je hebt namelijk overal genoeg tijd voor, als je je tijd maar goed genoeg indeelt. Time management helpt je om je tijd beter in te plannen. Druk blijft het sowieso wel.

Maatwerk

Wanneer het op time management neerkomt, bestaat er geen gouden tip. Er is geen perfect plan van aanpak. Time management komt namelijk neer op maatwerk en is afhankelijk van ieder individu. Tegelijk kan het zeker geen kwaad om je wat te verdiepen in informatie over time management. Inspiratie voor meer productiviteit is altijd welkom, toch? Je gaat waarschijnlijk wel merken dat je de meeste tips iets aanpast om de beste vorm voor jezelf te vinden.

Prioriteiten stellen

Toch zijn er voldoende tips waar iedereen wel wat aan heeft. Om te beginnen raad ik je aan om prioriteiten te stellen in jouw taken. Hierbij maak je onderscheid in de meest en minst belangrijke taken, zodat je kunt bepalen wat je vandaag allemaal gaat doen. Welke taken van jou de prioriteit krijgen, hangt natuurlijk volledig van jou en jouw werk af. Hier komt dat stukje maatwerk om de hoek kijken. Maar door prioriteiten te stellen, kun je een goed idee krijgen van wat je vandaag wilt gaan doen.

Zelfkennis

Verder raad ik je aan om iets aan zelfreflectie te doen. Een dagindeling hangt namelijk ook af van wat voor type mens je bent. Ben je een ochtendmens? Plan dan de taken die veel tijd en aandacht eisen in de ochtend. Ben je wat sneller afgeleid? Pak dan wat taken op die minder denkwerk nodig hebben, zodat je daarna je focus weer terugvindt. Plan je dag in hoe het voor jou het beste werkt, in plaats van een hele takenlijst op volgorde af te werken.

Orde in je werk

Om je tijd het beste in te delen, is het belangrijk dat je een goed overzicht hebt over jouw  werklast. Je kunt namelijk pas prioriteiten stellen als je weet wat je taken überhaupt zijn. Maar daarbij is het ook belangrijk om een inschatting te maken hoeveel tijd je taken gaan kosten. Natuurlijk hoeft dit niet tot op de minuut te kloppen, maar het is wel handig om een idee te hebben bij het indelen van je dag.

Ontwijk chaos

En dan heb je al je taken op een rijtje. Misschien denk je wel ‘had ik dit maar nooit geweten’. Een eindeloze to do list is namelijk het gevolg. Er is zoveel werk te doen dat je nauwelijks weet waar je moet beginnen. De dag lijkt ongrijpbaar. Mijn tip: ontwijk die chaos in je hoofd! Probeer rust in je hoofd te krijgen door orde te scheppen. Daar kan Office 365 je ontzettend goed bij helpen. Alle programma’s zijn met elkaar verbonden en er zit een hele goede structuur in. Zelf gebruik ik graag OneNote voor mijn overzicht, omdat ik hier mijn taken kan noteren en toekennen aan categorieën. Hierdoor kan ik ze altijd snel en makkelijk terugvinden.

Accepteren

Tot slot kom je op het punt dat de werkdag erop zit. En hoewel je hebt geprobeerd om je tijd zo goed mogelijk in te plannen, toch is het niet gelukt om al je taken af te ronden. Er kwam onverwacht iets tussen, die ene afspraak liep wat uit of je hebt een hele waslijst aan nieuwe taken gekregen. Wat je daaraan kunt doen? Helemaal niets. Het is goed om alles uit je dag te willen halen. Discipline, doorzettingsvermogen en ijver zijn mooie eigenschappen. Maar het is ook belangrijk om te accepteren dat je niet alles af kunt krijgen. Je werk raakt niet op, je bent nooit klaar.

Bewegen en delegeren

Voel je de paniek opkomen bij het idee dat je nooit klaar bent? Probeer dan iets in je mindset te veranderen waardoor je er beter mee om kunt gaan. Om rust te vinden, ga ik bijvoorbeeld graag sporten. Een stuk wandelen, een rondje fietsen. Hoe overvol mijn hoofd ook is als ik de deur uitga, daarna kan ik alles veel beter relativeren. Maar wanneer je elke dag het gevoel hebt dat je achter de feiten aanloopt, kan zelfs dat fietsrondje je niet redden. Probeer je dan af te vragen hoe dat komt. Zijn jouw taken simpelweg te veel werk voor jou alleen? Vraag anderen dan om jou te helpen! Door je werk te delegeren, creëer je weer wat rust in je hoofd.

Heb jij tips voor mij om een werkdag zo productief mogelijk te benutten? Ik hoor ze graag!

Vincent van Aalst

"Het leven is net fietsen. Om je balans te bewaren, moet je in beweging blijven."

x

JOBS 8

JOBS 8