Met time management schep je orde in je werkdag

Misschien ken je iemand in je omgeving die het als excuus heeft gebruikt. Of heb je het zelf weleens gezegd. ‘Ik heb hier nu écht geen tijd voor’ of: ‘Sorry, ik heb het veel te druk’. Maar was dat wel zo? Kun je je werkdag niet zodanig inplannen dat je genoeg tijd hebt voor al het werk dat je te wachten staat? Ik denk het wel. Als je leert om je tijd goed te managen, kom je je werkdag veel productiever door. Misschien klinkt het begrip time management wat abstract, maar dat is het eigenlijk helemaal niet. Het komt op het volgende neer: je benadert de beschikbare tijd op zo’n manier dat je er zo efficiënt en effectief mogelijk mee omgaat. Het gaat er dus niet alleen om hoe snel je je taken afrondt, maar ook dat je de juiste dingen doet.

Deze quote van filosoof Johann Wolfgang von Goethe is een perfecte illustratie van wat ik bedoel. Geen ruimte meer voor het zo vaak gebruikte excuus. Geen genoegen meer nemen met ‘geen tijd hebben’. Je hebt namelijk overal genoeg tijd voor, als je je tijd maar goed genoeg indeelt. Time management helpt je om je tijd beter in te plannen. Druk blijft het toch wel.

Wanneer het over time management gaat, bestaat er geen gouden tip. Er is geen perfect plan van aanpak. Time management komt namelijk neer op maatwerk en is afhankelijk van elk individu. Tegelijk kan het zeker geen kwaad om je wat te verdiepen in informatie over time management. Inspiratie voor meer productiviteit is altijd welkom, toch? Je gaat waarschijnlijk merken dat je de meeste tips iets aanpast om de beste vorm voor jezelf te vinden.

Toch zijn er voldoende tips waar iedereen wel wat aan heeft. Om te beginnen raad ik je aan om prioriteiten te stellen in jouw taken. Hierbij maak je onderscheid in de meest en minst belangrijke taken, zodat je kunt bepalen wat je als eerste gaat doen. Welke taken van jou de prioriteit krijgen, hangt natuurlijk volledig van jou en jouw werk af. Hier komt het maatwerk om de hoek kijken. Maar door prioriteiten te stellen, kun je een goed idee krijgen van wat je op een werkdag moet aanpakken.

Verder raad ik je aan om iets aan zelfreflectie te doen. Een dagindeling hangt namelijk ook af van wat voor type mens je bent. Ben je een ochtendmens? Plan dan de taken die veel tijd en aandacht eisen in de ochtend. Ben je wat sneller afgeleid? Pak dan taken op die minder denkwerk vragen, zodat je daarna je focus weer terugvindt. Plan je dag in op een manier die voor jou het beste werkt, in plaats van een hele takenlijst op volgorde af te werken.

Om je tijd optimaal in te delen, is het belangrijk om overzicht over je werklast te hebben. Je kunt namelijk pas prioriteiten stellen als je weet wat je taken überhaupt zijn. Maar daarbij is het ook belangrijk om in te schatten hoeveel tijd je taken gaan kosten. Natuurlijk hoeft dit niet tot op de minuut te kloppen, maar het is wel handig om er een idee van te hebben bij het indelen van je dag. De applicatie To Do van Microsoft kun je hier goed bij gebruiken.

En dan heb je al je taken op een rijtje. Misschien denk je wel ‘had ik dit maar nooit geweten’. Een eindeloze to do list is namelijk het gevolg. Er is zoveel werk te doen dat je nauwelijks weet waar je moet beginnen. De dag lijkt ongrijpbaar. Mijn tip: ontwijk die chaos in je hoofd! Probeer rust in je bovenkamer te krijgen door orde te scheppen. Daar kan Microsoft 365 je ontzettend goed bij helpen. Alle programma’s zijn met elkaar verbonden en er zit een hele goede structuur in. Zelf gebruik ik graag OneNote voor mijn overzicht, omdat ik daarmee mijn taken kan noteren en toekennen aan categorieën. Daardoor kan ik die altijd snel en makkelijk terugvinden.

Tot slot kom je op het punt dat de werkdag erop zit. En ook al heb je geprobeerd om je tijd zo goed mogelijk in te plannen; het is niet gelukt om al je taken af te ronden. Er kwam onverwacht iets tussen; die ene afspraak liep wat uit of je hebt een hele waslijst aan nieuwe taken gekregen. Wat je daaraan kunt doen? Helemaal niets. Het is goed om alles uit je dag te willen halen. Discipline, doorzettingsvermogen en ijver zijn mooie eigenschappen. Maar het is ook belangrijk om te accepteren dat je niet altijd alles af kunt krijgen. Je werk raakt niet op, je bent simpelweg nooit klaar.

Voel je de paniek opkomen bij het idee dat je nooit klaar bent? Probeer dan iets in je mindset te veranderen waardoor je er beter mee om kunt gaan. Om rust te vinden, ga ik bijvoorbeeld graag sporten. Een stuk wandelen, een rondje fietsen. Hoe overvol mijn hoofd ook is als ik de deur uitga, daarna kan ik alles veel beter relativeren. Maar wanneer je elke dag het gevoel hebt dat je achter de feiten aanloopt, kan zelfs dat fietsrondje je niet redden. Probeer je dan af te vragen hoe dat komt. Zijn jouw taken simpelweg te veel werk voor jou alleen? Vraag anderen dan om jou te helpen. Wanneer je (een deel van) jouw werk kunt delegeren, creëer je weer wat rust in je hoofd.