Onze klanten vertellen me steeds vaker dat ze SharePoint traag vinden werken. Zo hebben veel mensen vaak geen duidelijk overzicht over de verschillende sites, waardoor ze moeilijk bij hun informatie kunnen. Maar ook hoor ik regelmatig dat oude en ongebruikte content een groot gedeelte van de opslagruimte in beslag neemt. Dat is vanzelfsprekend niet bevorderlijk voor de snelheid van SharePoint. Die problemen zijn direct van invloed op de adoptie en het gebruik van het platform. Maar hoe komt het nou dat SharePoint zo traag werkt en hoe kun je dat voorkomen?
#1. Klassieke sites
Zoals je misschien hebt gemerkt, is SharePoint de afgelopen jaren flink doorontwikkeld. Microsoft heeft stevige stappen gezet op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit. De moderne sites bevatten veel webgebaseerde onderdelen waarmee je beter inzicht krijgt in de structuur van je site. Daarbovenop moest je in de klassieke site veel moeite doen voor het maken van koppelingen, die met scripts werden gemaakt. Bij het openen van een SharePoint-omgeving moesten al die scripts geladen worden. Dat koste behoorlijk wat tijd en zorgde ervoor dat SharePoint traag werd. In de moderne versie van SharePoint is dat probleem opgelost. Wanneer je van een klassieke site overstapt naar een moderne site, zul je merken dat SharePoint een stuk sneller werkt.
#2. Kopie van server
Wanneer je overgaat van een klassieke naar een moderne site, betekent dat nog niet dat je problemen automatisch opgelost zijn. Vaak spelen er meer zaken die ervoor zorgen dat SharePoint traag kan werken. Ik zie regelmatig dat organisaties een kopie maken van de server wanneer ze besluiten om over te stappen op SharePoint. Dikwijls pakt dat slecht uit voor de vindbaarheid van informatie en de snelheid van de site. Zeker wanneer het betekent dat je een mappenstructuur overzet die meerdere lagen kent. Vooral documenten die voor de hele organisatie relevant zijn, moeten gewoon goed vindbaar zijn. Door vooraf goed na te denken over een duidelijke mappenstructuur in je SharePointomgeving, zorg je ervoor dat je medewerkers hun informatie sneller kunnen vinden. Het gaat hierbij dus niet alleen om de techniek, maar ook (en vooral) over gebruiksvriendelijkheid.
#3. Procedures
Daarnaast wordt vaak vergeten dat er nog andere applicaties een rol spelen bij het opslaan van je documenten. Doorgaans hing achter het opslaan van documenten op de fileserver een bepaalde procedure. Denk aan het opstellen van een offerte op de fileserver die vervolgens moest worden geüpload naar een CRM-systeem. Of neem een personeelsdossier dat moest worden ingeladen in een HR-applicatie. De fileserver werd in deze procedures vaak gebruikt als opslaglocatie voordat het document naar een andere applicatie werd verschoven. Door deze procedures bij de integratie van SharePoint grondig te evalueren, begrijpen je medewerkers beter hoe ze de nieuwe procedures moeten toepassen. Anders is de kans groot dat het hanteren van een oude procedure binnen een nieuwe SharePointomgeving meer tijd kost dan eerst. Op die manier ervaar je traagheid in het werken met SharePoint, en dat is natuurlijk niet wat je wilt.
Wanneer SharePoint minder snel werkt, kan dat verschillende oorzaken hebben. Door van tevoren goed na te denken over de inrichting van jouw SharePointomgeving, kun je veel problemen voorkomen. Dan kun je op een effectieve manier informatie verspreiden in je organisatie, waarvan je uiteindelijk de vruchten plukt.
