Veel organisaties beschikken – al dan niet bewust – over een enorme berg aan informatie. Daarbij gaat het om nuttige informatie, die jouw werk eenvoudiger uitvoerbaar maakt. Vaak zijn die gegevens beschikbaar voor de gehele organisatie, maar toch zie ik steeds vaker dat de informatie over verschillende afdelingen is versnipperd. Dat is natuurlijk niet echt handig. Zo verspil je je tijd alleen maar aan het opvragen van documenten van andere afdelingen. Hoe kun je er nou voor zorgen dat alle kennis, die jouw organisatie in huis heeft, toegankelijk wordt voor je hele organisatie? Dan kun je namelijk op een effectieve manier dié documenten delen die je collega’s nodig hebben om productief te werken. Office 365 heeft de oplossing in huis.

#1. Informatie delen

Wanneer je een document hebt dat voor meerdere personen in jouw organisatie interessant is, is het handig om die informatie eenvoudig met hen te kunnen delen. Natuurlijk kun je bestanden naar elkaar mailen. Maar of dat de beste manier is? Ik denk het niet en eigenlijk weet ik dat wel zeker. Dan kun je beter Teams inzetten. Met Teams kun je gemakkelijk documenten in teamverband delen en verspreiden. Zo maakt Teams het erg eenvoudig voor medewerkers om elkaar over bepaalde onderwerpen te vinden. Neem als voorbeeld het werken in een project, waarbij je met medewerkers van verschillende afdelingen bij elkaar zit. Al je collega’s hebben dezelfde informatie nodig om hun werk uit te kunnen voeren. Door een team aan te maken voor een tijdelijk project, kun je gemakkelijk je informatie delen met de rest van je team, waardoor mailen overbodig wordt. Maar denk ook aan meer statische teams op basis van specialisaties. Door bepaalde specialismen bij elkaar te brengen, kun je in Teams ook gemakkelijk kennis en kunde delen.

#2. Kenniscommunity

Deze manier van informatie delen is enorm efficiënt. Zo hebben al je collega’s uit je team dezelfde documenten voorhanden. Maar dat is nog niet alles. Naast Teams heeft Microsoft nog een andere slimme applicatie, waarmee kennis kan worden gedeeld: SharePoint. Je kunt SharePoint goed gebruiken om informatie over bepaalde onderwerpen te publiceren. Dit platform kun je als alternatief voor Teams inzetten, maar je maakt je organisatie nog sterker door deze applicaties met elkaar te combineren. Zo kun je voor de rest van je organisatie gemakkelijk bestanden delen en publiceren die je in Teams met verschillende collega’s hebt samengesteld. Zo laat je Teams en SharePoint optimaal met elkaar samenwerken.

#3. Eigenaarschap

Het delen van informatie via Teams en SharePoint is zowel efficiënt als effectief. Er schuilt alleen wel een risico in het massaal delen van kennis in je organisatie. Wanneer medewerkers vrij toegang krijgen tot deze opslaglocatie, ligt chaos op de loer. Daarom is het erg belangrijk om controle te houden over de stroom aan kennis die op deze plek wordt verzameld. Door vooraf te bepalen wie eigenaar is van welke kennissoort zorg je ervoor dat het geheel overzichtelijk blijft. De kenniseigenaar beslist namelijk welke informatie wel of niet relevant is om te publiceren. Zo ben je ervan verzekerd dat je door de bomen het bos blijft zien en kunnen jouw medewerkers informatie snel en gemakkelijk terugvinden.

Bij het vinden van informatie draait alles om gemak en snelheid. Uit onderzoek bij diverse organisaties blijken die twee factoren telkens weer de bottleneck te zijn. Dat maakt het onnodig lastig om productief te werken.

Nooit meer graven in een bestandsopslag die van persoonlijke willekeur aan elkaar hangt. Nooit meer vragen aan collega’s waar dat ene bestand is gebleven. Alle informatie is direct beschikbaar op het moment dat je die nodig hebt. Dat levert jou hoe dan ook tijdwinst op, die je goed aan je kerntaken kunt besteden. Lees er meer over in ons redpaper.

Download het redpaper


Arwen Vink

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 20

JOBS 20