Microsoft heeft in de afgelopen jaren verschillende applicaties – zoals SharePoint, Teams en OneDrive – aan de applicatiefamilie toegevoegd. Deze apps zorgen er allemaal voor dat jij en je collega’s sneller, efficiënter en dus stukken productiever kunnen (samen)werken. Maar wanneer is het nou slim om OneDrive te gebruiken en wanneer is het handig om bestanden in Teams of SharePoint te delen? Om daar antwoord op te geven, is het nodig om uit te leggen wat de verschillen zijn. Dat doe ik aan de hand van het ‘ui-model’.

#1. SharePoint

De buitenste schil van de ui kun je goed vergelijken met SharePoint. In SharePoint kun je gemakkelijk met je hele organisatie bestanden delen. Denk aan nieuwsberichten die gepubliceerd worden of handboeken waarin processen per afdeling zijn beschreven. Meestal staat in SharePoint informatie waar de hele organisatie wat aan heeft. De toegang en rechten die je voor mappen en bestanden krijgt, wordt centraal geregeld. In SharePoint kun je ook gemakkelijk bepaalde groepen maken waarin je medewerkers kunt plaatsen. Daardoor beschikt elke medewerker over de informatie die specifiek op de eigen rol van toepassing is. Ook bij Versa Welzijn, één van onze klanten, hebben we deze applicatie geïmplementeerd. Benieuwd naar hoe we dit hebben aangepakt? In ons klantverhaal vertellen we je hoe we de IT-omgeving van Versa Welzijn in een nieuw jasje hebben gestoken.

#2. Teams

Nadat je de eerste schil van de ui eraf hebt gepeld, kom je bij de tweede laag: Teams. In Teams kun je heel eenvoudig – zoals de naam al aangeeft – met je eigen team samenwerken. Zo kun je uiterst efficiënt documenten delen en tegelijk aan dezelfde bestanden werken, zonder die naar elkaar te hoeven mailen. Dat is natuurlijk al behoorlijk productief, maar daar houdt het niet bij op. Zo is het in Teams ook mogelijk om onderling met elkaar te chatten, videovergaderingen te houden en taken binnen het team te verdelen. Naast dat dit erg effectief is voor vaste teams, is het vanzelfsprekend ook erg geschikt voor ad hoc teams. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillende personen vanuit verschillende afdelingen in één team samenwerken aan een project. Op die manier is het een fluitje van een cent om kennis doelgericht te delen.

#3. OneDrive

Wanneer je de tweede schil van de ui hebt gepeld, kom je uit bij de kern: OneDrive. Deze clouddienst is er met name voor bedoeld om je persoonlijke documenten op te slaan in de cloud. Zo ben je ervan verzekerd dat je altijd en overal de beschikking hebt over al je bestanden. Of je nou op je pc, laptop, tablet of smartphone werkt, maakt niets uit. Zo kun je flink wat opslagruimte besparen. Bovendien is het zelfs mogelijk om je OneDrive te beveiligen met tweestapsverificatie. Dan zijn je bestanden nog beter beveiligd.

Samenwerken

SharePoint, Teams en OneDrive hebben dus allemaal hun eigen functionaliteiten. Door in je organisatie goed na te denken over de manieren waarop je deze applicaties wilt inrichten, kun je de onderlinge samenwerking naar een hoger niveau tillen. Hierover lees je meer in ons redpaper over vindbaarheid van informatie.

Bij het vinden van informatie draait alles om gemak en snelheid. Uit onderzoek bij diverse organisaties blijken die twee factoren telkens weer de bottleneck te zijn. Dat maakt het onnodig lastig om productief te werken.

Nooit meer graven in een bestandsopslag die van persoonlijke willekeur aan elkaar hangt. Nooit meer vragen aan collega’s waar dat ene bestand is gebleven. Alle informatie is direct beschikbaar op het moment dat je die nodig hebt. Dat levert jou hoe dan ook tijdwinst op, die je goed aan je kerntaken kunt besteden. Lees er meer over in ons redpaper.

Download het redpaper


Arwen Vink

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 20

JOBS 20