Waarschijnlijk maak jij er ook dankbaar gebruik van: de zoekfunctie in SharePoint. Of je nou een slecht geheugen hebt, of gewoon te lui bent om door je mappen heen te struinen, die zoekfunctie is toch best wel handig. Daarbij is die de laatste jaren behoorlijk verbeterd. Zo is het veel makkelijker geworden om informatie vanuit SharePoint terug te vinden. Het zoeken in SharePoint bespaart je hiermee dus een hoop kostbare tijd. Maar betekent dit meteen dat je niet meer na hoeft te denken over de opslagstructuur? Dat is dan weer net even te optimistisch.

#1. Zoeken in SharePoint

Als eerste even iets over die zoekfunctie in SharePoint, die de laatste jaren sterk is verbeterd. Als je nu een typfout in een zoekwoord maakt, geeft de zoekfunctie automatisch suggesties voor de juiste terminologie. Vervolgens doorzoekt SharePoint aan de hand van de ingevoerde termen niet alleen de titels van je bestanden. De zoekfunctie strekt zich ook uit tot de inhoud van al je documenten. Daardoor vind je vaak heel snel de informatie die je nodig hebt; maar dat is nog niet alles. In SharePoint kun je ook slim gebruik maken van de filterfunctie. Hierbij kun je bijvoorbeeld filteren op bepaalde bestandstypen of op de naam van de auteur. Op deze manier kun je nog handiger zoeken in SharePoint naar bepaalde bestanden.

#2. Fileserver structuur

Ondanks het feit dat SharePoint een bijzonder uitgebreide zoekfunctie in huis heeft, ervaren veel mensen SharePoint als een platform waar informatie moeilijk terug te vinden is. Zo las ik ergens: ‘Als ik er zeker van wil zijn dat niemand leest wat ik gemaakt heb, zet ik het wel op het intranet.’ Oftewel, wanneer je iets op SharePoint zet, is het flink lastig om dit naderhand terug te vinden. Dat heeft vaak te maken met de structuur van SharePoint. Veel organisaties kopiëren namelijk de volledige fileserver-omgeving naar SharePoint als ze overstappen naar de cloud. Dat zorgt er jammer genoeg voor dat de informatie slecht vindbaar blijft en het zoeken in SharePoint erg moeizaam verloopt. Nu hoor ik je denken: ‘dat is toch gemakkelijk opgelost met die fantastische zoekfunctie?’. Nee dus. Niet alles.

#3. Termen kennen

Als het om vindbaarheid van informatie gaat, los je met de zoekfunctie in SharePoint helaas niet alle problemen op. Zo is er een belangrijke technische uitdaging, waarmee je te maken krijgt wanneer je de complete structuur van je fileserver kopieert. Er is namelijk sprake van een URL-limiet, waardoor je in SharePoint maar een beperkt aantal lagen in de mappenstructuur kunt aanbrengen. Het zoeken in SharePoint wordt hierdoor lastiger. Een uitstekende reden om je fileserver eens flink onder handen te nemen en op te schonen bij de overstap naar SharePoint.

‘Een goede reden om je fileserver eens flink onder handen te nemen’

Er is nog een uitdaging waar je medewerkers mee te maken krijgen: iedereen moet de juiste termen kennen bij het zoeken naar bestanden. Je gaat echt geen nieuwe informatie vinden wanneer je alleen al eerder bekende zoektermen gebruikt. En zeker voor nieuwe medewerkers kan het knap lastig zijn om door ettelijke lagen mappenstructuur te ploeteren om bruikbare informatie te vinden. Zo zie je maar: de zoekfunctie van SharePoint is uiterst handig, maar toch net niet de heilige graal.

Hoe fijn zou het zijn om de zoekfunctie helemaal niet te hoeven gebruiken? Wanneer je SharePoint zo gestructureerd hebt ingericht dat je precies weet waar je welke informatie kunt vinden, heb je die zoekfunctie helemaal niet nodig. Hierover lees je – naast nog veel meer – in ons redpaper over de vindbaarheid van informatie.

Bij het vinden van informatie draait alles om gemak en snelheid. Uit onderzoek bij diverse organisaties blijken die twee factoren telkens weer de bottleneck te zijn. Dat maakt het onnodig lastig om productief te werken.

Nooit meer graven in een bestandsopslag die van persoonlijke willekeur aan elkaar hangt. Nooit meer vragen aan collega’s waar dat ene bestand is gebleven. Alle informatie is direct beschikbaar op het moment dat je die nodig hebt. Dat levert jou hoe dan ook tijdwinst op, die je goed aan je kerntaken kunt besteden. Lees er meer over in ons redpaper.

Download het redpaper


Arwen Vink

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 20

JOBS 20