Veel organisaties beschikken – al dan niet bewust – over een enorme berg aan informatie. Daarbij gaat het om nuttige informatie, die jouw werk eenvoudiger uitvoerbaar maakt. Vaak zijn die gegevens beschikbaar voor de gehele organisatie, maar toch zie ik steeds vaker dat de informatie over verschillende afdelingen is versnipperd. Dat is natuurlijk niet echt handig. Zo verspil je je tijd alleen maar aan het opvragen van documenten van andere afdelingen. Hoe kun je er nou voor zorgen dat alle kennis, die jouw organisatie in huis heeft, toegankelijk wordt voor je hele organisatie? Dan kun je namelijk op een effectieve manier dié documenten delen die je collega’s nodig hebben om productief te werken. Office 365 heeft de oplossing in huis.
#1. Documenten delen
Wanneer je een document hebt dat voor meerdere personen in jouw organisatie interessant is, is het handig om die informatie eenvoudig met hen te kunnen delen. Natuurlijk kun je bestanden naar elkaar mailen. Maar of dat de beste manier is? Ik denk het niet en eigenlijk weet ik dat wel zeker. Hiervoor kun je beter Microsoft Teams inzetten. Met Teams kun je gemakkelijk documenten delen en verspreiden. Zo maakt Teams het erg eenvoudig voor medewerkers om elkaar over bepaalde onderwerpen te vinden. Neem als voorbeeld het werken in een project, waarbij je met medewerkers van verschillende afdelingen bij elkaar zit. Al je collega’s hebben dezelfde informatie nodig om hun werk uit te kunnen voeren. Door een team aan te maken voor een tijdelijk project, kun je gemakkelijk je documenten delen met de rest van je team, waardoor mailen overbodig wordt. Maar denk ook aan meer statische teams op basis van specialisaties. Door bepaalde specialismen bij elkaar te brengen, kun je in Teams ook gemakkelijk kennis en kunde delen.
#2. Kenniscommunity
Deze manier van documenten delen is enorm efficiënt. Zo hebben al je collega’s uit je team dezelfde documenten voorhanden. Maar dat is nog niet alles. Naast Teams heeft Microsoft nog een andere slimme applicatie, waarmee kennis kan worden gedeeld: SharePoint. Je kunt SharePoint goed gebruiken om informatie over bepaalde onderwerpen te publiceren. Dit platform kun je als alternatief voor Teams inzetten, maar je maakt je organisatie nog sterker door deze applicaties met elkaar te combineren. Zo kun je voor de rest van je organisatie gemakkelijk bestanden delen en publiceren die je in Teams met verschillende collega’s hebt samengesteld. Zo laat je Teams en SharePoint optimaal met elkaar samenwerken. Wil je weten hoe we deze applicaties bij Versa Welzijn hebben geïmplementeerd? Lees het klantverhaal waarin we je vertellen hoe Versa Welzijn overstapte naar de moderne werkplek.
#3. Eigenaarschap
Het delen van documenten via Teams en SharePoint is zowel efficiënt als effectief. Er schuilt alleen wel een risico in het massaal delen van kennis in je organisatie. Wanneer medewerkers vrij toegang krijgen tot deze opslaglocatie, ligt chaos op de loer. Daarom is het erg belangrijk om controle te houden over de stroom aan kennis die op deze plek wordt verzameld. Door vooraf te bepalen wie eigenaar is van welke kennissoort zorg je ervoor dat het geheel overzichtelijk blijft. De kenniseigenaar beslist namelijk welke informatie wel of niet relevant is om te publiceren. Zo ben je ervan verzekerd dat je door de bomen het bos blijft zien en kunnen jouw medewerkers informatie snel en gemakkelijk terugvinden.
