Breakout rooms in Microsoft Teams; wat is het en wat kun je ermee?

Microsoft Teams ontwikkelt aan de lopende band nieuwe functionaliteiten die jou helpen om productiever te werken. Een goed voorbeeld van zo’n functionaliteit is de functie ‘Breakout rooms’. Hiermee is het mogelijk om binnen een vergadering kleinere groepen deelnemers aan te maken, die in een aparte ruimte geplaatst kunnen worden om een bepaald onderwerp te behandelen. Maar hoe werkt het aanmaken van breakout rooms nou precies? In deze blog leg ik je precies uit hoe deze functie binnen Microsoft Teams werkt.

Nadat je alle opties goed hebt ingesteld, kun je de breakout sessies starten. Daarvoor druk je op de knop ‘Vergaderruimten maken’. Vervolgens worden alle deelnemers verdeeld over de aangemaakte ruimten. Aan de rechterkant zie je nu alle aangemaakte kamers met daarbij de deelnemers. In eerste instantie zullen de breakout rooms in Teams allemaal gesloten zijn. Klik op de knop ‘Start vergaderruimten’ om de vergaderruimten te openen. Je kunt er ook voor kiezen om iedere ruimte handmatig te openen. In dat geval krijgen de deelnemers een pop-up te zien met de vraag of ze willen deelnemen aan de breakout room.

Daarnaast is het mogelijk om in te stellen dat deelnemers automatisch naar de geopende ruimten worden geplaatst. Op dat moment zullen de deelnemers een aftelklok te zien krijgen, die aangeeft dat de ruimte over tien seconden automatisch wordt geopend. Om dit in te stellen, klik je op de drie puntjes achter ‘Aparte vergaderruimten’ en daarna op ‘Instellingen voor ruimten’.

Je kunt vergaderkamers hernoemen en in plaats van een nummer een toepasselijke naam geven. Dat kan handig zijn wanneer je binnen bepaalde breakout rooms specifieke onderwerpen wilt behandelen. Ook kun je tijdens de breakout sessies een aankondiging doen, die voor alle deelnemers zichtbaar is in de chat van de vergadering. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat de sessie nog vijf minuten duurt. Deze opties kun je instellen door op de drie puntjes achter de knop ‘Aparte vergaderruimten’ te klikken en te kiezen voor de optie ‘Een aankondiging doen’.

Het is goed om te weten dat je in iedere ruimte apart kunt chatten. De organisator krijgt alle chats binnen, waardoor hij of zij kan meekijken en eventuele vragen kan beantwoorden. Wanneer er tien verschillende breakout rooms zijn, krijgt de organisator dus ook de chats van tien verschillende chatgesprekken binnen.

Het is ook mogelijk om ruimten te verwijderen en opnieuw ruimten aan te maken. Druk daarvoor op de drie puntjes achter de knop ‘Aparte vergaderruimten’ en druk op ‘Vergaderruimte verwijderen’ of klik op de knop ‘Voeg vergaderruimte toe’. Hier kun je tijdens de breakout sessie nieuwe ruimten aanmaken en personen toevoegen. Bovendien kun je deelnemers tijdens een breakout naar andere kamers ‘verhuizen’. Klik daarvoor op de breakout room om de deelnemers in de ruimte te zien. Selecteer vervolgens de deelnemers die je aan een andere ruimte wilt toewijzen, klik op ‘Toewijzen’ en kies voor de juiste vergaderkamer. Verder kun je ook instellen dat deelnemers wel of niet kunnen terugkeren naar de hoofdvergadering.

Als organisator kun je zelf ook deelnemen aan een breakout sessie. Je kunt zelfs meerdere sessies bezoeken, alleen niet op hetzelfde moment. Je kunt namelijk maar in één ruimte tegelijk aanwezig zijn. Om als organisator deel te nemen aan een gesprek in een breakout room, klik je op de drie puntjes achter de betreffende kamer en selecteer je ‘Deelnemen aan vergaderruimte’. Let op: de deelnemers krijgen geen mededeling in beeld dat je de ruimte binnenkomt. Voor jou wordt de breakout room in een nieuw venster geopend. Tegelijk kun je de hoofdvergadering in de gaten houden en eventueel wijzigingen in de overige breakout rooms aanbrengen.

Tijdens hun deelname aan een breakout sessie kunnen de deelnemers alle mogelijkheden van Teams gebruiken. Zo hebben ze onder meer presentatierechten, wat inhoudt dat ze hun scherm, audio, video, bestanden en het whiteboard kunnen delen. Ook kunnen deelnemers het gesprek binnen een breakout room opnemen. Dat kan worden gedaan nadat de breakout room is geopend en jij je als organisator of deelnemer in de breakout room bevindt.

De deelnemers kunnen echter geen andere deelnemers uitnodigen en zien geen suggesties van personen die nog zouden kunnen deelnemen. Ook hebben zij geen toegang tot de vergaderdetails, kunnen ze niet uitbellen naar andere nummers en kunnen ze evenmin de vergadering verlaten en weer zelfstandig terugkomen in de break-out room.

Wanneer je als organisator alle deelnemers weer bij elkaar wilt brengen, ga je naar het overzicht van alle vergaderruimten en klik je op ‘Sluit vergaderruimten’. Je kunt er ook voor kiezen om iedere ruimte afzonderlijk te sluiten. Klik dan op de drie puntjes achter de vergaderkamer en druk op de knop ‘Vergaderruimte sluiten’.

Ook is het mogelijk om een tijdslimiet in te stellen voor de breakout rooms, waardoor iedereen na een bepaalde tijd weer samenkomt. Hiervoor ga je op de drie puntjes achter ‘Aparte vergaderruimten’ staan en klik je op ‘Instellingen voor ruimten’. Hier kun je precies instellen hoeveel uren of minuten de breakout sessie moet duren.

Wanneer alle breakout rooms gesloten zijn, kun je de rooms nog wel heropenen als daar behoefte aan is. Alle informatie van de breakout rooms wordt namelijk opgeslagen, waardoor de deelnemers de draad dus weer gemakkelijk kunnen oppakken. Maar het is natuurlijk ook mogelijk om de rooms volledig te verwijderen en nieuwe vergaderruimten aan te maken waarin een verse start kan plaatsvinden.

Net zoals bij normale Teams-vergaderingen kun je de deelnemerslijst en het transcript eenvoudig downloaden. Wanneer je een breakout sessie hebt opgenomen, komt deze automatisch in Microsoft Stream te staan. Alleen de organisator en de deelnemers aan de breakout sessie kunnen bij deze video, omdat de opname specifiek aan de breakout room is gekoppeld.

Op dit moment kun je de vergaderruimtes pas aanmaken nadat je een Teams-vergadering hebt opgestart. Het is wel mogelijk om de break-out rooms voorafgaand aan de daadwerkelijke vergadering aan te maken en deelnemers toe te voegen. Wanneer je de vergadering hebt gepland, kun je vooraf voor jezelf de vergadering opstarten en – nog voordat alle deelnemers in de vergadering zitten – de breakout rooms aanmaken en deelnemers toevoegen. Vervolgens kun je de vergadering voor jezelf afsluiten en worden alle instellingen automatisch opgeslagen. Daarna kun je de vergadering weer opstarten op de dag en/of het tijdstip dat die daadwerkelijk plaatsvindt en de andere deelnemers ook welkom zijn. Dan hoef je op het door jou gewenste moment alleen nog maar op het breakout rooms icoon (rechtsboven in beeld) en op ‘Start vergaderruimten’ te klikken om alle door jou vooraf ingestelde breakout rooms direct te openen.

Heb je behoefte aan (meer) handige tips en tricks over Microsoft Teams en/of Office 365? Bekijk dan onze tips en tricks over Office 365, of meld je aan voor onze nieuwsbrief. Dan krijg je elke twee weken een aantal praktische tips in je mailbox!