Een tijdje geleden heeft Microsoft de namen van verschillende abonnementen aangepast. Zo is Office 365 Business Essentials veranderd in Microsoft 365 Business Basic en werd Office 365 Business Premium omgetoverd tot Microsoft 365 Business Standard. Door die naamswijzigingen is het er ogenschijnlijk niet gemakkelijker op geworden. Hoe weet je nou welk pakket het meest geschikt is voor jouw organisatie? En hoe maak je hierin de juiste keuzes? Ik ga je haarfijn uitleggen hoe het zit.
De keuze voor de verschillende pakketten hangt in de eerste plaats af van de omvang van je organisatie. Microsoft biedt een versie tot 300 gebruikers (Microsoft 365 Business) of voor een ongelimiteerd aantal gebruikers (Microsoft 365 Enterprise). Dat is een van de eerste zaken waar je rekening mee moet houden.
Ook is het goed om te weten dat er een wezenlijk verschil bestaat tussen Office 365 en Microsoft 365. In feite omvat het Microsoft 365-pakket drie bestaande Microsoftproducten onder één licentie: Office 365, Windows 10 en Enterprise Mobility + Security (EMS). Wanneer je Microsoft 365 aanschaft, krijg je automatisch toegang tot Office 365, maar andersom is dat niet het geval.
Microsoft 365 Business
Voor (met name) kleine en middelgrote bedrijven biedt Microsoft het pakket Microsoft 365 Business. Dat pakket bevat drie verschillende abonnementsvormen: Basic, Standard en Premium. Tussen deze drie vormen zit behoorlijk veel verschil. Zo zijn de Basic en Standard abonnementen redelijk summier wat betreft de beveiligingsmogelijkheden. Defender Antivirus, Microsoft Advanced Threat Analytics en Device Guard zijn hier bijvoorbeeld niet bij inbegrepen. Ook op het gebied van compliance missen deze abonnementen veel mogelijkheden. In Microsoft 365 Business Premium zijn al deze functionaliteiten in tegenstelling tot Basic en Standard wel beschikbaar. Daarnaast zijn er veel andere beveiligingsmogelijkheden die ervoor zorgen dat je IT-omgeving optimaal wordt beveiligd.
Microsoft 365 Enterprise
Microsoft 365 Enterprise is het meest geschikt voor grotere organisaties. Microsoft 365 Enterprise bestaat uit drie verschillende abonnementsvormen: Microsoft 365 E3, E5 en F3 (was eerst Microsoft 365 F1).
Net als bij de Business-abonnementsvormen krijg je ook bij het Enterprise-abonnement drie verschillende Microsoftproducten onder één licentie. Daarom is deze abonnementsvorm in zekere zin wel een beetje te vergelijken met Microsoft 365 Business Premium. Microsoft Enterprise biedt net als Business Premium veel mogelijkheden op het gebied van beveiliging. Advanced Threat Analytics zorgt bijvoorbeeld voor een geavanceerde detectie van aanvallen of verdachte activiteiten. Device Guard en Credential Guard stellen je in staat om je wachtwoorden en apparaten beter te beveiligen. Daarnaast geeft App Locker je de mogelijkheid om bepaalde apps en programma’s te blokkeren op Windows 10 devices. Deze functionaliteiten zijn slechts een greep uit de vele securitymogelijkheden die Microsoft 365 Enterprise biedt. Microsoft 365 E5 is in feite de meest uitgebreide variant, waarmee je over alle mogelijke functionaliteiten beschikt.
Office 365
Zoals je waarschijnlijk wel weet, is Office 365 een cloud-gebaseerd pakket waarmee je toegang hebt tot applicaties uit het Office 365-pakket. Denk aan applicaties als Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint en OneNote. De verschillende functies van Office 365 zijn erop gericht om de samenwerking en productiviteit in jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen. Op dit moment kent Office 365 drie verschillende licentievormen: E1, E3 en E5.
Je vraagt jezelf misschien af welke licenties je voor jouw organisatie moet kiezen? Dat is een meer dan begrijpelijke vraag. De verschillen tussen E1 (Enterprise 1) en E3 (Enterprise 3) gaan vooral over het wel of niet lokaal kunnen gebruiken van Office 365-applicaties, de opslagcapaciteit en het gebruik van extra diensten die Microsoft aanbiedt. De E5-licentie is op dit moment de meest uitgebreide abonnementsvorm waarbij extra diensten worden geleverd, zoals Power BI.
Keuzes maken
De grote vraag is nu welke abonnementsvorm het beste bij jouw organisatie past. Om die vraag te beantwoorden, is het allereerst van belang om helder te hebben welke applicaties en functionaliteiten je nodig hebt. Dan gaat het in feite over de manier waarop medewerkers hun werk doen. Firstline workers, zoals zorg- en productiemedewerkers, hebben vooral (en misschien wel uitsluitend) de behoefte aan online applicaties (E1). Kantoorwerkers hebben vaker behoefte aan de wat uitgebreidere pakketten (E3 en E5). Daarnaast geven de bedrijfsvoering en de gevoeligheid van informatie aan in welke mate jouw organisatie beveiligd moet worden. Zo zullen banken andere eisen stellen aan de beveiliging van data dan ziekenhuizen.
Je merkt; er zijn legio mogelijkheden wanneer je met Microsoft 365 aan de slag wilt gaan. Natuurlijk help ik je graag verder om samen met jou te kijken naar de beste abonnementsvormen voor jouw organisatie.
Door de coronapandemie hebben we razendsnel geleerd hoe we op afstand met elkaar kunnen communiceren. Voor chatten, (video)bellen en online vergaderen in Microsoft Teams draaien we intussen onze hand niet meer om. Maar hoe zit het met de online samenwerking?
Daarin valt nog heel veel winst te behalen. De beschikbare functionaliteiten binnen Microsoft 365 worden namelijk maar zeer beperkt gebruikt. Dat heeft niet met onwil te maken; eerder met onwetendheid. De hoogste tijd om je kennis bij te spijkeren en nóg productiever te werken! Lees er alles over in ons redpaper.
Download het redpaper
