De afgelopen weken is thuiswerkend Nederland massaal overgestapt op Microsoft Teams. Een uitstekend platform waarmee je prima als afdeling of projectteam op afstand kunt samenwerken. Zelf ben ik al jaren groot fan van Microsoft Teams. Mijn hart gaat dan ook sneller kloppen nu ik zie dat organisaties Teams gretig omhelzen.

Tegelijk krijg ik steeds meer vragen van mensen over de samenwerking met personen buiten hun eigen organisatie. Kun je bijvoorbeeld (video)bellen met personen buiten je organisatie? En hoe doe je dat dan precies?

#1. Samenwerken met externen

Bij het samenwerken in projectverband komt het regelmatig voor dat je een externe partij in de arm neemt. Je kunt nou eenmaal niet alles zelf doen, hoe graag je dat misschien ook zou willen. Wanneer je samenwerkt met externen, is het natuurlijk verstandig dat iedereen beschikt over dezelfde informatie. Daarbij is het slim om de externe partij nauw te betrekken bij het project. Met Teams kun je eenvoudig samenwerken met personen buiten je organisatie. Zo kun je net als met je eigen collega’s gemakkelijk chatten, documenten delen, online vergaderen; noem maar op. En zo krijgt je samenwerking met externe projectteamleden een stevige impuls.

#2. Gasten toevoegen

Het toevoegen van gasten gaat eigenlijk op dezelfde manier als het toevoegen van leden van je eigen organisatie. Je gaat op een kanaal staan en drukt op de knop Lid toevoegen. Nu krijg je een veld te zien waar je het e-mailadres moet invullen van degene aan wie je gasttoegang wilt geven. Wanneer je het e-mailadres hebt ingevuld, zie je erachter direct ‘gast’ verschijnen. Door de afwijkende domeinnaam ziet Teams dat het om iemand buiten jouw organisatie gaat, waardoor diegene automatisch het labeltje ‘gast’ meekrijgt. Zodra je op de knop Aanvraag verzenden hebt gedrukt, ontvangt de gast een welkomstmail met daarin een uitnodiging. Vanaf dat moment heeft de gast toegang tot het Teams-team. Overigens heeft de betreffende persoon aan wie je gasttoegang hebt gegeven geen eigen Teams-licentie nodig om toch van de functies gebruik te kunnen maken.

#3. Toegang geven

Het is natuurlijk reuzehandig wanneer je met personen buiten je organisatie binnen Teams kunt samenwerken. Toch schuilt er wel een gevaar in het toevoegen van gasten aan een team in Teams. Want welke informatie wil je nou delen en welke niet? Je moet dus voorkomen dat gasten toegang kunnen krijgen tot documenten en chatberichten die niet voor hen bestemd zijn. Binnen de instellingen van Teams kun je precies aangeven wat gasten wel en niet mogen bekijken. Daarbij is het slim om een apart kanaal aan te maken voor gasten, waarin je alle informatie zet die ze nodig hebben. Zo houd je de kanalen met informatie voor je collega’s afgeschermd voor externen. Ook is het verstandig om bij het aanmaken van een kanaal een naam voor dat kanaal te kiezen, waaraan je kunt zien of externen wel of geen toegang hebben. Zo ben je verzekerd van een soepele maar bovenal veilige samenwerking tussen jouw collega’s én personen buiten de organisatie.

Advies

Wil je gedegen advies met betrekking tot de inrichting van jouw Teams-omgeving om ervoor te zorgen dat het delen van informatie en de samenwerking met collega’s en externen veilig én efficiënt verloopt? Op deze pagina vertellen we daar iets meer over.

Download het redpaper Veilig Thuiswerken

Veilig thuiswerken is onlosmakelijk verbonden met veiligheidsbewustzijn, zowel van directie en management als van thuiswerkers. De ideale situatie is dat iedereen zich bewust is van de digitale gevaren, maar de praktijk wijst helaas vaak anders uit.

En thuiswerkers kunnen (in het beste geval) nog zo goed bezig zijn; wanneer de IT-omgeving waarop thuiswerkers inloggen niet voldoende beschermd is, zijn de rapen gaar. In ons redpaper gaan we daar dieper op in en vertellen we wat je zelf kunt doen (en wat wij voor jou kunnen betekenen).


    Dennis de Jong

    "Logica brengt je van A naar B. Verbeelding brengt je overal."

    x

    JOBS 20

    JOBS 20