handige tips en tricks
voor Microsoft Office 365

Wil je samen met jouw team alle evenementen in één kalender terug kunnen vinden? Dat krijg je voor elkaar door een kanaalkalender toe te voegen waarmee alle evenementen op één plek te vinden zijn. Ga in de Teams-omgeving naar het kanaal waar je de agenda wilt plaatsen, en druk op de + bovenin het scherm. Kies voor Kanaalagenda en druk vervolgens op Toevoegen. Geef het tabblad van de agenda vervolgens en naam, druk nogmaals op Toevoegen, en de kalender is aangemaakt!

Wil je de kennis van jouw collega’s testen of ontdekken hoe goed ze hebben geluisterd? Door middel van een Kahoot-quiz in Microsoft Teams kom je daar op een leuke manier achter! Ga in de Teams-omgeving naar Meer toegevoegde apps, zoek Kahoot met behulp van de zoekbalk en klik vervolgens op Toevoegen aan een team. Zoek het team of kanaal waarin je de quiz wilt hebben en Log in met jouw Kahoot-account. Klik als laatste stap op Save. Kahoot is nu gekoppeld aan jouw team. Vragen maar!

Samen met meerdere personen aan één bestand werken? Via Teams kunnen jij en jouw collega’s samenwerken aan één versie van een document. Ga in de Microsoft Teams-omgeving naar Teams en kies het team waarmee je het document wilt gaan gebruiken. Klik op Bestanden en kies Nieuw, kies daarna de gewenste applicatie en je kunt met jouw team in hetzelfde document aan de slag.

Wil je jouw Teams-vergadering een stuk leuker maken en het gevoel hebben alsof je toch een beetje samen bent? Microsoft Teams heeft de ‘samen modus’ gemaakt, waardoor je een virtuele ruimte kunt delen wanneer je met 5 of meer mensen in een vergadering zit. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Kies hier voor de functie Modus samen. Kies een ruimte die jij passend vindt en de vergadering is gelijk een stuk leuker!

Wil je niet alleen zelf een Teams-vergadering verlaten, maar deze tegelijk voor iedereen beëindigen? Klik op het pijltje naast ‘Verlaten’ en kies voor Vergadering beëindigen om de vergadering in een keer te stoppen. Zo weet je zeker dat iedereen de vergadering heeft verlaten.

Ben je jouw presentatie aan het delen, maar wil je niet dat de deelnemers aan de vergadering door de presentatie kunnen navigeren? Klik dan naast ‘Presentatie stoppen’ op het Oog-icoontje om te voorkomen dat deelnemers dat zelf gaan doen. Dan worden ze ook niet afgeleid van jouw verhaal.

Wil je jouw eigen achtergrond kunnen kiezen tijdens een Microsoft Teams-vergadering, ongeacht waar je bent? Voeg een afbeelding of wallpaper naar keus toe aan jouw bibliotheek. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Als je in dit venster kiest voor Achtergrondeffecten toepassen kun je bij + Nieuwe toevoegen een achtergrond vanuit jouw eigen afbeeldingen kiezen. Zo kun je ondanks dat je thuiswerkt toch het gevoel hebben dat je op een bruisend kantoor zit net als ‘vroeger’.

Wil je tijdens een online vergadering een presentatie houden voor je collega’s? In Teams is het een fluitje van een cent om een PowerPointpresentatie live aan je collega’s te laten zien. Wanneer je bezig bent met een videomeeting, druk je rechtsbovenin op het icoontje met het vierkantje en het pijltje naar boven. Wanneer je hierop drukt, kun je kiezen welk scherm je wilt delen met je collega’s. Wanneer je een scherm hebt gekozen, zien de collega’s in het videogesprek jouw scherm direct in beeld verschijnen. Maar let op: wil je een video met geluid in je presentatie laten zien? Zorg er dan voor dat je jouw systeemaudio ook deelt tijdens de presentatie. Dat doe je door tijdens het kiezen van een bepaald scherm een vinkje te zetten bij Systeemaudio, en daarna het venster te kiezen dat je wilt delen.

Heeft iemand in jouw Teams-vergadering wel een applausje verdiend of wil je gewoon laten zien hoe goed je de vergadering vond gaan? Door op het blije mannetje met de hand omhoog te gaan staan kun je met een Duim, Hartje, Applaus of Lachebekje laten weten wat je ervan vond!

Zit je in een belangrijke meeting of wil je simpelweg even niet gestoord worden tijdens jouw Teams-vergadering? Dan kun je inkomende oproepen simpelweg even uitschakelen. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Klik vervolgens onderaan op Inkomende video uitschakelen. Je kunt nu niet meer gebeld worden en ongestoord (verder) vergaderen.

Is het tijdens een Teams-vergadering even handig wanneer kleinere groepen even met elkaar kunnen overleggen? Teams heeft nu de optie om meerdere vergaderruimtes binnen een vergadering te creëren. Ga bovenin naar Aparte vergaderruimten om in het menu te komen en kies vervolgens het Aantal vergaderruimten dat je nodig hebt. Kies Handmatig om zelf toe te wijzen welke personen in welke vergaderruimte bij elkaar aanschuiven.

Vind je het fijn om tijdens een Teams-vergadering mee te typen zodat je jouw aantekeningen later nog een keer terug kunt lezen? Je kunt nu notities maken bij een vergadering en deze direct binnen jouw team opslaan. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden, klik vervolgens op Notities bij vergadering -> Notities maken.

Wil je controle over jouw Teams-vergadering houden en zit je eigenlijk niet te wachten op vragen of reacties in de chatbox? Geen probleem. In Teams kun je de chatfunctie tijdens de vergadering gewoon uitzetten. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Druk op Vergaderopties. Druk vervolgens onder ‘Chatberichten voor vergadering toestaan’ op Uitgeschakeld. Daarnaast kun je hier bijvoorbeeld ook instellen wie in de lobby moeten wachten en welke personen hun scherm kunnen delen.

Wil je dat ingekomen berichten niet meteen als gelezen worden gemarkeerd, wanneer je snel over de mails in je inbox scrolt? In Outlook kun je de snelheid waarmee berichten als gelezen worden gemarkeerd eenvoudig vertragen. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Geavanceerd. Druk vervolgens onder Outlook-deelvensters op Leesvenster. Hier kun je aangeven hoeveel seconden Outlook moet wachten voordat een item als gelezen wordt gemarkeerd. Dat heb je dus helemaal zelf in de hand.

Teams kent een heleboel sneltoetskoppelingen die je helpen om de werkdag productiever door te komen. Zo kun je Windowstoets + Shift + O gebruiken om een inkomende uitnodiging te accepteren en Windowstoets + esc om deze te weigeren. Om je audio te dempen, gebruik je Windowstoets + F4; om je camera uit te schakelen gebruik je Windowstoets + F5.

Wanneer je in gesprek bent, kun je het gesprek met Ctrl +Shift + H in de wacht zetten en je kunt het gesprek stoppen met Alt + Q. Als je een scherm deelt, druk je op Ctrl + Alt + S om het delen te beëindigen. En nog een handige combinatie: wanneer iemand anders de controle over je scherm heeft overgenomen, druk je op Ctrl + Alt + spatiebalk om de controle terug te krijgen.

Herken je dat? Je hebt een vergadering achter de rug, maar je hebt geen flauw idee meer wat er eigenlijk allemaal is gezegd. Om de actiepunten en andere belangrijke informatie goed te onthouden, kun je in Teams gemakkelijk vergaderingen opnemen. Alle gespreksactiviteiten, zoals audio, video en het delen van een scherm worden vastgelegd. Om de opname te starten, druk je op de drie puntjes bovenin het scherm en druk je op Opname starten. Iedereen in de vergadering krijgt te zien dat de vergadering wordt opgenomen en er verschijnt een rode cirkel aan de bovenkant van het gesprek. Wanneer je de opname wilt beëindigen, navigeer je naar hetzelfde venster en druk je op Opname stoppen. De video wordt opgeslagen in Microsoft Stream en is nu ook voor alle deelnemers zichtbaar in de chat van de videovergadering.

Wil je een online vergadering met je collega’s inplannen? Wanneer je in Teams op de verticale balk links op de knop Agenda drukt, zie je jouw agenda verschijnen. Druk vervolgens op + Nieuwe vergadering om een vergadering in te plannen en voeg een datum en tijd toe. Je kunt ook de planningsassistent in Teams gebruiken, waardoor het een fluitje van een cent wordt om een vergadering in te plannen.

Wil je bestanden alleen delen met bepaalde personen uit je team? Zorg er dan voor dat je een privékanaal aanmaakt. Wanneer je een nieuw kanaal aanmaakt, kun je instellen of je volledige team toegang krijgt tot het kanaal, of alleen specifieke personen. Zo kun je zaken met bepaalde collega’s bespreken, die nog even niet gedeeld hoeven te worden met de rest van het team. Alleen iemand die toegevoegd is aan een privékanaal kan het privékanaal zien. Wanneer je geen lid bent van zo’n privékanaal, is het betreffende kanaal voor jou dus niet zichtbaar. Teameigenaren kunnen wel inzien welke kanalen er aangemaakt zijn, ook wanneer ze hier geen toegang tot hebben.

Voor het aanmaken van een privékanaal druk je als eerst op de drie puntjes achter het team en druk je vervolgens op Kanaal toevoegen. Nu krijg je een venster te zien waar je de privacy van een kanaal kunt instellen. Kies hier voor de optie Privé. Vervolgens kun je de personen toevoegen die toegang moeten krijgen tot het kanaal en is je privékanaal aangemaakt.

Wil je graag een hele groep personen taggen in een bericht? Gebruik hiervoor de tagfunctie in Teams. Dit doe je door een @ te typen, gevolgd door de naam van het kanaal of van het team. Wanneer je meerdere personen wilt taggen, hoef je dit dus niet afzonderlijk te doen. Zo kun je in Teams gemakkelijk tags maken waar verschillende personen onder vallen. Wanneer je hier rechten voor hebt, kun je per team verschillende tags toevoegen. Ga hiervoor naar een team en druk met je rechtermuisknop op de drie puntjes. Hier kun je je tags beheren en nieuwe tags aanmaken.

Heb je wat behoefte aan privacy en hoeven je collega’s niet te zien hoe jij je hele huis hebt ingericht? In Teams heb je een handige functie waarmee je jouw achtergrond kunt vervagen. Wanneer je in een videogesprek zit, druk je rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Kies hier voor de optie Vervaging om je achtergrond te vervagen.

Heb je moeite met het ordenen van jouw documenten in een mappenstructuur? Wanneer je in SharePoint werkt, is het verstandig om goed na te denken over de metadata die je je documenten meegeeft. Op die manier kun je je documenten beter ordenen en kun jouw documenten gemakkelijk(er) terugvinden.

Maak je regelmatig gebruik van SharePoint? Zorg er dan voor dat jouw profiel volledig is ingevuld. Op die manier kun je waardevolle informatie delen met je samenwerkingsomgeving. Zorg ervoor dat je een goede profielfoto uploadt en dat je relevante informatie aan je profiel toevoegt.

Wil je graag een overzichtelijke site binnen SharePoint creëren? Denk dan goed na over de indeling van je pagina. Zo kun je in SharePoint drie kolommen naast elkaar zetten, zodat je drie lijsten op één pagina kunt weergeven. In de praktijk is dat echter niet bevorderlijk voor het overzicht. Wanneer je de indeling beperkt tot twee kolommen, heb je daar geen last van.

Werk je in SharePoint met verschillende teamsites? Het is verstandig om vooraf goed na te denken over de structuur van deze teamsites. Zo kun je verschillende templates maken en deze aanbieden aan je medewerkers voor de teamsite. Op die manier hebben alle teamsites dezelfde structuur, waardoor SharePoint overzichtelijker is voor je medewerkers.

Heb je een overzichtelijke landingspagina gemaakt? Het is slim om deze landingspagina te personaliseren voor je medewerkers. Hierdoor maken ze zich platform sneller eigen en laat je SharePoint optimaal tot zijn recht komen. Zo kun je bijvoorbeeld de laatst gewijzigde documenten van een gebruiker tonen, waardoor hij of zij met 1 klik verder kan werken aan een document. Ook gepersonaliseerde snelkoppelingen werken hierop erg goed.

Wil je jouw medewerkers graag betrekken bij je organisatie? Door in SharePoint een duidelijke en overzichtelijke landingspagina te maken, zorg je ervoor dat het platform snel aanslaat bij je medewerkers. Je hebt op de landingspagina onder meer de ruimte om nieuwsberichten en mededelingen te plaatsen, maar je kunt op deze pagina ook gemakkelijk documenten verspreiden.

Werk je regelmatig aan bestanden die ook handig zijn voor je collega’s? Teams heeft een gedeelde omgeving waarin je samen met je collega’s in een team aan bestanden kunt samenwerken. Ga hiervoor naar Bestanden en druk op Nieuw om een nieuw bestand te maken of op Uploaden om een bestaand bestand te uploaden. Op deze manier worden bestanden met het gehele team gedeeld en worden de wijzigingen van iedereen weergegeven zodra ze zijn gemaakt.

Wil je graag op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen het team (of de teams) waar jij deel van uitmaakt? Met meldingen blijf je goed op de hoogte van wat er allemaal gebeurt. Je kunt gemakkelijk kiezen of je meldingen wilt ontvangen; zo ja, hoe je ze ontvangt en zelfs wannéér je ze binnenkrijgt. Selecteer daarvoor je foto rechtsboven en druk op Instellingen > Meldingen. Hier kun je precies instellen welke meldingen je wilt ontvangen.

Wil je graag gemakkelijker en sneller toegang krijgen tot je apps? In Teams kun je een vlottere toegang creëren met aangepaste tabbladen. Klik hiervoor op het menu bovenaan in je chat of kanaal om meer tabbladen toe te voegen. Die worden direct zichtbaar voor al je collega’s. Zo kun je teamleden gemakkelijk toegang geven tot bestanden, tools en websites die ze elke dag gebruiken.

Wil je graag een bericht laten opvallen? In Teams kun je dit gemakkelijk doen door personen te taggen. Typ hiervoor een bericht in een chat- of kanaalgesprek en typ daarna een @ gevolgd door de naam of het e-mailadres van de persoon. Op die manier ontvangt de betreffende persoon in zijn/haar activiteitenoverzicht een melding over het bericht.

Heb je in OneDrive een bestand staan dat je wilt delen met je team? Ga hiervoor naar Teams, en druk op Bestanden. Hier zie je zowel jouw opslag in Teams als jouw cloudopslag van OneDrive. Ga op het document staan dat je wilt delen, en druk met je rechtermuisknop op Verplaatsen. Vervolgens kun je bladeren door verschillende teams en kanalen.

Heb je in jouw organisatie vaak vergaderingen waar je door tijdgebrek of te lange reistijd niet altijd fysiek bij aanwezig kunt zijn? Teams heeft daarvoor een oplossing bedacht. Zo kun je eenvoudig met je eigen team een virtuele vergadering beleggen. Ga hiervoor naar Oproepen en kies de personen met wie jij wilt vergaderen. Op die manier kun je op afstand vergaderen én bespaar je ook nog eens reistijd.

Werk je vaak samen met mensen buiten jouw organisatie? In Teams is het mogelijk om gasten toe te voegen. Het handige hieraan is dat deze gasten gemakkelijk toegang hebben tot informatie die voor hen van belang is. Tegelijk heeft een gast minder rechten. Dat zorgt ervoor dat je zelf de controle in handen hebt en houdt.

Heb je veel verschillende teams waarbij je betrokken bent? Zorg er dan voor dat je de inrichting van Teams overzichtelijk maakt. Behoud het overzicht met behulp van naamconventies en zorg ervoor dat de Teams makkelijk te vinden zijn. Ook kun je ze gemakkelijk op alfabetische volgorde zetten of ze in met verslepen in een bepaalde volgorde rangschikken.

Werk je veel samen in Teams? Zorg er dan voor dat je per team twee eigenaren aanmaakt. Wanneer één van de eigenaren niet aanwezig is of de organisatie verlaat, kan de andere eigenaar het overnemen. Op die manier ben je ervan verzekerd dat je in Teams de controle over het team houdt.

Praat je vaker met collega’s over hetzelfde onderwerp of werk je met een groep mensen samen aan een aanvraag, opdracht of project? En wil je informatie met deze groep centraal delen, volgen en bewerken? Het is slim om dan een team aan te maken in Teams. Op die manier kun je effectiever communiceren en vind je sneller de informatie die je nodig hebt.

Vanuit de desktop-app van OneNote kun je een regel markeren als Outlook-taak. Hierdoor is deze taak direct zichtbaar in Outlook, en kun je die vanaf die plek afwerken. Ook kun je de taak vanuit OneNote afwerken door op het vlaggetje te drukken, waardoor het groen wordt.

Ben je bij een presentatie, een vergadering of een overleg en wil je (een deel van) de bijeenkomst graag met geluid opnemen? In OneNote gaat dat eenvoudig, omdat deze functie standaard in de applicatie is opgenomen. Zo kun je geluidsfragmenten tussen je notities zetten, waardoor je die later nog eens kunt terugluisteren.

Wil je snel teksten uit afbeeldingen kopiëren? Dit kan handig met de tool van OneNote op je desktop-app. Kopieer hiervoor een afbeelding met de tekst van bijvoorbeeld een boek. Druk vervolgens op je rechtermuisknop en kies de functie Tekst kopiëren als afbeelding. OneNote herkent de tekst en zet deze over, zodat je die zelf kunt bewerken. Zo kun je gemakkelijk grote stukken tekst omzetten en deze naar eigen wensen aanpassen.

Wil je graag je notulen van een vergadering in je agenda overhevelen naar OneNote? Dat kan heel eenvoudig doordat Outlook en OneNote met elkaar gekoppeld zijn. Zo kun je aan je notulen werken en zie je in Outlook tegelijk de datum van de meeting, de locatie, de deelnemers en andere relevante informatie. Ook kun je gemakkelijk de notulen doorsturen wanneer je deze hebt uitgewerkt.

Wil je je notities in OneNote delen met andere collega’s? Je kunt dit op verschillende manieren doen. Zo kun je het bestand doorsturen via Outlook, maar je kunt er ook voor kiezen om de link te delen. Hierbij kun je zelf bepalen of je alleen bepaalde personen toegang tot je kladblok wilt geven, en kun je ook instellen of je collega’s het bestand alleen mogen inzien of ook mogen bewerken.

Wil je bestanden van een bepaald project bij elkaar verzamelen? Met het digitale kladblok van OneNote kun je verschillende bestanden op een handige manier bij elkaar verzamelen. Via Invoegen kun je gemakkelijk verschillende bestanden toevoegen, zoals Word-, Excel-, of Pdf-bestanden. Maar het kan nog makkelijker door gewoon je bestanden in OneNote te slepen. Je hoeft alleen maar te dubbelklikken om je bestanden weer te openen.

Heb je een lijstje met actiepunten die je absoluut niet mag vergeten? In OneNote kun je gemakkelijk een lijst maken met punten die je zeker moet onthouden. Typ hiervoor een actiepunt en toets Ctrl + 1 om een vakje toe te voegen dat je kunt afvinken. Ook kun je Ctrl + 2 gebruiken(ster) of Ctrl + 3 voor een vraag waar je nog geen antwoord op hebt.

Heb je veel bestanden op je pc of laptop staan en wil je graag wat ruimte besparen? Met OneDrive kun je er gemakkelijk voor zorgen dat je bestanden in de cloud komen te staan. Zo kun je ervoor kiezen om je bestanden alleen online op te slaan, of om je meest gebruikte bestanden ook offline op te slaan. Ook kun je de opslaglocatie aanpassen door binnen de verkenner op je rechtermuisknop te drukken en te kiezen waar je je bestanden op wilt slaan. Zo kun je eenvoudig ruimte besparen.

Wil je met je collega’s samenwerken in een document? OneDrive zorgt ervoor dat je documenten altijd up-to-date zijn, zodat je effectiever kunt samenwerken. Ga daarvoor naar de onlineversie van OneDrive. Druk met je rechtermuisknop op het document en klik op Delen. Zo kun je verschillende personen uitnodigen en bepalen wat ze met je bestand mogen doen. Zo kun je ervoor kiezen dat anderen het bestand alleen mogen bekijken of bijvoorbeeld ook mogen bewerken.

Heb je per ongeluk stukken tekst uit je document verwijderd? Geen probleem. OneDrive zorgt ervoor dat alle eerdere versies van een document worden behouden. Hierdoor kun je gemakkelijk terugkeren naar een vorige versie. Ga hiervoor naar de onlineversie van OneDrive. Druk met je rechtermuisknop op het document en klik op Versiegeschiedenis. Hier kun je de versiegeschiedenis van het document bekijken en herstellen.

Wil je het zekere voor het onzekere nemen en een e-mailbericht opslaan? Dat kan in Outlook heel eenvoudig. Ga hiervoor op het bericht staan dat je wilt opslaan en druk op Bericht > Opslaan als. Nu kun je kiezen in welke bestandsindeling het bericht moet worden opgeslagen. Wanneer je de bestandsindeling hebt gekozen en op Opslaan drukt, ben je ervan verzekerd dat je bericht goed is opgeslagen.

Wanneer je online met collega’s vergadert, is het wel zo handig dat iedereen over de juiste informatie beschikt. Dat is geen enkel probleem. In Outlook kun je de notities die je in OneNote hebt gemaakt tegelijk met het vergaderverzoek meesturen. Ga hiervoor naar je agenda en maak een nieuwe vergadering aan. Druk vervolgens op Notities bij vergadering. Hier kun je kiezen welke notities je wilt bijvoegen, waarmee je jouw collega’s kunt voorzien van juiste en actuele informatie.

Wil je graag online met je collega’s vergaderen? In Outlook kun je gemakkelijk een vergaderverzoek voor Teams verzenden. Ga hiervoor naar je agenda en druk in de navigatiebalk aan de bovenkant op Nieuwe Teams-vergadering. Outlook maakt een nieuwe vergadering aan, maakt ook automatisch een koppeling voor de onlinevergadering en voegt deze toe aan het vergaderverzoek. Op die manier kun je Outlook en Teams effectief met elkaar laten samenwerken.

Wil je mensen laten weten dat je er (langere tijd) niet bent? In Outlook kun je automatisch antwoorden op inkomende mails verzenden. Wanneer je op vakantie bent, of door andere omstandigheden langere tijd niet aanwezig bent op kantoor, stapelen de e-mails zich op. Het is dan ook slim om een automatisch antwoord te maken, waarin je aangeeft dat je er niet bent en met wie ze tijdens jouw afwezigheid contact kunnen opnemen. Ga hiervoor naar Bestand > Automatische antwoorden. Typ je bericht en druk vervolgens op OK.

Wil je graag (sneller) antwoord op je verzonden e-mail? Gebruik @vermeldingen om de aandacht te krijgen. Typ hiervoor in de hoofdtekst van je e-mail een @, gevolgd door de voor- en achternaam van de persoon of personen van wie je snel iets wilt horen. Selecteer de naam om deze niet alleen in de hoofdtekst gemarkeerd te zien, maar ook toegevoegd aan de geadresseerden in de Aan-regel van het mailbericht. De geadresseerde(n) ziet/zien nu een @-symbool in de berichtenlijst.

Werk je samen met je collega’s aan documenten? Zorg er dan voor dat je bestanden bijvoegt als koppeling, en niet als kopie. Upload je bestanden als eerste naar OneDrive en verspreid vervolgens de koppeling onder mensen met wie je samenwerkt. Stel daarvoor een nieuwe mail op en ga vervolgens naar Bericht > Opnemen > Bestand en druk op Door weblocaties bladeren. Selecteer nu je OneDrive opslag en de koppeling naar OneDrive wordt gemaakt.

Heb je behoefte aan een overzichtelijk postvak IN? De functie Map opschonen in Outlook biedt uitkomst. Selecteer een map en ga naar Map > Opschonen > Map opschonen. Op deze manier worden alle overbodige, gelezen berichten automatisch naar de map Verwijderde items verplaatst. Ongelezen berichten worden echter nooit verwijderd. Zo houd je de boel lekker opgeruimd.

Heb je er genoeg van om steeds je naam onder je e-mails te zetten? In Outlook kun je gemakkelijk een handtekening maken die automatisch onder je mails verschijnt. Open ‘Nieuwe e-mail’ en ga naar Bericht > Opnemen > Handtekening > Handtekeningen. Selecteer vervolgens Nieuw, geef een nieuwe naam en maak de handtekening. Voeg graphics en koppelingen toe of geef je creatieve brein de vrije loop en ga aan de slag met lettertypen en kleuren. Druk vervolgens op OK en je handtekening is gemaakt. Die verschijnt onder elk mailbericht dat jij verstuurt.

Wil je jouw Outlook graag een gezellig tintje meegeven? In Outlook kun je verschillende achtergronden kiezen. Ga hiervoor naar Bestand en druk op Opties. Onder de rubriek Algemeen kun je een Office-achtergrond en een Office-thema kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor Circuit, Lente, Sterren of Wolken. Op die manier maak je Outlook wat meer van jezelf.

Krijg je vaak berichten binnen in je mailbox die niet direct aan jou zijn geadresseerd, maar sta je wel in de cc of een grote mailgroep omdat de inhoud ook voor jou van belang kan zijn? Outlook heeft een handige functie bedacht om mails overzichtelijk op te bergen in een digitaal archief. Ga hiervoor in Outlook naar Start > Verplaatsen > Regels. Daar kun je ervoor zorgen dat deze mails op basis van de afzender of aan de hand van bepaalde woorden naar een specifieke map worden verplaatst. Zo houd je je postvak mooi opgeruimd.

Wil je eenvoudig een bestand versturen vanuit een app? Via Word, PowerPoint en Excel kun je direct je bestanden via de mail delen. Druk hiervoor op Bestand en daarna op Delen. Hier krijg je een nieuw venster te zien, waarin je het bestand kunt toevoegen en delen. Je kunt ervoor kiezen om het document te delen door het bestand bij te voegen of door een link mee te sturen.

Wil je vanuit Outlook snel kunnen schakelen naar andere apps? Wanneer je Outlook als onderdeel van Office 365 gebruikt, kun je koppelingen maken met andere apps zoals Skype, Teams en OneNote. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig een vergadering starten via Skype of Teams. Daarnaast kun je tijdens de vergadering direct notulen maken en deze delen met iedereen die uitgenodigd was.

Wil je eenvoudig een bestand versturen vanuit een app? Via Word, PowerPoint en Excel kun je direct je bestanden via de mail delen. Druk hiervoor op Bestand en daarna op Delen. Hier krijg je een nieuw venster te zien, waarin je het bestand kunt toevoegen en kunt delen. Je kunt ervoor kiezen om het document te delen door het bestand bij te voegen (kopie delen) of door een link mee te sturen.

Heb je vaak een mail die in een taak verandert? In Outlook kun je ervoor zorgen dat je een mail gemakkelijk kunt omzetten in een taak. Zo heb je alles helder op een rijtje. Druk hiervoor op je rechtermuisknop op de mail, en druk op Opvolgen. Op deze manier kun je de mail naar elke map slepen die je maar wil. Door het vlaggetje blijft de taak vindbaar in de rubriek Taken die je linksonder op je scherm vindt.

Wil je graag prioriteiten stellen bij het uitvoeren van je taken? Outlook helpt je hierbij door categorieën in te stellen. Deze functie is alleen te vinden in de desktop-app. Ga hiervoor naar Start > Labels en druk op de knop Categoriseren. Je ziet een hele reeks standaard categorieën verschijnen met elk hun eigen kleur. Wanneer je op Alle categorieën drukt, kun je eenvoudig zelf categorieën maken, waarbij je zelf de naam en de kleur kunt kiezen. Vervolgens kun je die toewijzen aan mails of afspraken in je agenda.

Wil je in de desktop-app snel even van je kalender switchen naar je mail? Outlook heeft hier een aantal handige sneltoetsen voor. Wanneer je naar je mail wilt switchen, toets je Ctrl + 1. Wil je naar je kalender switchen? Gebruik dan de sneltoets Ctrl + 2. Wanneer je naar je contacten wilt navigeren, kun je de sneltoets Ctrl + 3 gebruiken. Op die manier kun je in Outlook efficiënter werken.

Wil je al je mails overzichtelijk in verschillende mappen plaatsen? Gebruik in de desktop-app de sneltoets Ctrl + Shift + E om snel een nieuwe map aan te maken. Op die manier zorg je voor een opgeruimd postvak. Dat werkt wel zo prettig.

Vind je het handig om een ‘to do’ lijst op je pc of laptop te hebben? Outlook heeft de oplossing. Ga hiervoor naar de pagina Taken en druk linksboven op Nieuwe taak. Er verschijnt nu een venster waarin je verschillende velden kunt invullen. Zo kun je ervoor kiezen om een begindatum in te stellen. Dat is handig om te zien welke taken als eerste gedaan moeten worden. Ook kun je een einddatum instellen, waardoor je alle deadlines overzichtelijk op een rijtje hebt. Wanneer de einddatum is verstreken maakt Outlook deze rood. Zo heb je goed inzicht in alle taken die je hebt.

Wil je je gegevens overzichtelijk in een draaitabel weergeven, maar heb je geen idee hoe dit moet? Excel kan er met gemak één voor je maken. Ga in het gegevensbereik staan en navigeer vervolgens naar Invoegen > Tabellen > Aanbevolen draaitabellen. Je krijgt een hele reeks aan draaitabellen te zien waar je uit kunt kiezen. Liever een eigen tabel samenstellen? Druk op de knop Lege draaitabel, en je kunt zelf je eigen draaitabel samenstellen.

Heb je een hele berg aan data die je toegankelijk wilt maken voor je collega’s? Met de sjablonen van Excel kun je je gegevens handig inzichtelijk maken en overzicht creëren. Ga hiervoor naar Bestand > Nieuw en kies een sjabloon uit. Excel biedt een hele waslijst met sjablonen waar je uit kunt kiezen. Door deze sjablonen kun je snel en slim je data structureren en visualiseren.

Wil je in één oogwenk je gegevens in een grafiek hebben staan? Selecteer daarvoor een willekeurige cel in het gegevensbereik en druk op Alt + F1. Met deze sneltoets schud je de ene na de andere grafiek uit je mouw. Handig hé?

Wil je slim je gegevens uit je Excel-sheet filteren? Maak dan gebruik van de functie Slicer. Selecteer hiervoor een bereik en ga vervolgens naar Invoegen > Filters > Slicer. Selecteer nu de kolom waaruit je wilt filteren. Het resultaat zijn handige knoppen waarmee je kunt filteren. Zo kun je in één druk op de knop je gegevens handig filteren.

Wil je voor een Excel-sheet onderaan je tabellen de totalen zien? Excel heeft hier een handige sneltoets voor. Klik hiervoor ergens in een Exceltabel en druk vervolgens op Ctrl + Shift + T. De totaalrij wordt nu automatisch aan de onderkant van je tabel toegevoegd.

Wil je snel en eenvoudig een reeks getallen invoegen, of wil je een lijst maken van datums? Excel heeft hier een handige tool voor. Typ hiervoor onder elkaar een aantal opeenvolgende getallen of getallen met dezelfde tussengrootte (bijvoorbeeld, 2, 4, 6, enz). Selecteer vervolgens deze cellen en ga met je muis rechtsonder staan. Klik op de + die verschijnt en sleep de cellen door naar beneden. Op die manier voegt Excel automatisch de reeks gegevens toe.

Heb je dat ook weleens gehad? Je hebt in Excel een grote hoeveelheid gegevens ingevoerd, maar komt er achteraf achter dat de manier waarop je het hebt gedaan toch niet zo handig is. Je hebt bijvoorbeeld een reeks titels ingevuld als rijtitels, terwijl ze beter als kolomtitels zouden kunnen worden getoond. Excel heeft hier een handige oplossing voor bedacht. Selecteer als eerste de cellen die je wilt omzetten en kopieer deze. Open nu een nieuw blad en plak de gegevens door bij plakopties Transponeren te kiezen. Op die manier hoef je niet al je gegevens handmatig in te voeren.

Wil je een ingewikkelde wiskundige vergelijking uitschrijven in Excel? Meestal kost het veel tijd om de juiste symbolen te vinden. Excel heeft hiervoor een handige tool bedacht, waarbij je de vergelijking handgeschreven kunt invoeren. Ga daarvoor in de desktop-app naar Invoegen > Symbolen > Vergelijking en druk vervolgens op Handgeschreven vergelijking. Schrijf hier je vergelijking op en druk op Invoeren. Zo heb je snel en eenvoudig een formule ingevoegd.

Wil je de inhoud van twee cellen samenvoegen tot één cel, bijvoorbeeld een voor- en achternaam? Excel heeft hiervoor een handige formule ontwikkeld. Ga in een cel staan en typ: =A1&” “&B1. Tussen de aanhalingstekens moet een spatie staan, om ervoor te zorgen dat de voor- en achternaam niet aan elkaar worden geplakt. In deze formule plakt Excel dus cel A1 en B1 aan elkaar. Op die manier kun je de inhoud van verschillende cellen in Excel combineren.

Heb je een tabel gemaakt waarvan de koppen veel te lang zijn? Geen zorgen, Excel weet daar wel raad mee. Ga hiervoor in de desktop-app naar Start > Uitlijning en druk op het ab-icoontje met een schuine streep. Hier kun je kiezen of de tekst horizontaal, diagonaal of verticaal moet lopen. Ook kun je de letters onder elkaar laten lopen. Zo kun je ervoor zorgen dat je koppen minder ruimte in beslag nemen, zonder dat de inhoud verdwijnt.

Herken je dat? Je hebt een document vol met namen en adressen, maar de ene naam is met een hoofdletter geschreven en de andere zonder hoofdletter. Excel kan veel dingen gemakkelijk verbeteren met de Flash Fill tool in de desktop-app. Zet hiervoor alle verkeerd geschreven namen in kolom A, en typ in kolom B de eerste drie namen zoals ze moeten worden geschreven. Tijdens het typen geeft Excel aan dat het de rest van de kolom kan corrigeren. Druk hiervoor op de + die verschijnt en alle namen worden op de juiste manier geschreven.

Wil je snel en eenvoudig een grote hoeveelheid rijen invoegen? Excel heeft hiervoor een handige oplossing bedacht. Klik hiervoor op een rijnummer en sleep met je muis omlaag tot je het aantal rijen hebt geselecteerd dat je wilt invoegen. Druk vervolgens op je rechtermuisknop en druk op Rijen invoegen. Excel voegt op deze manier precies evenveel rijen toe als je geselecteerd hebt.

Wil je in een tabel in een Excel-bestand alles in één keer selecteren? Excel heeft hier een handige sneltoets voor. Gebruik daarvoor de toetsencombinatie Ctrl + A. Op die manier wordt je hele bestand geselecteerd. Lukt dit niet, bijvoorbeeld omdat er lege cellen in het bestand zitten? Druk dan voor de tweede keer de toetsencombinatie in. Zo zorgt Excel er alsnog voor dat alle cellen geselecteerd worden.

Wil je cellen in een Excel-sheet met dezelfde waarden of met eenzelfde reeks waarden op dezelfde manier opmaken? Dat kan eenvoudig in Excel. Ga hiervoor naar Start > Stijlen en druk op Voorwaardelijke opmaak. Selecteer eerst de cellen die je wilt opmaken en geef vervolgens aan op basis van welke voorwaarden de cellen moeten worden opgemaakt en op welke manier. Zo heb je snel inzicht in je informatie en kun je cellen gemakkelijk categoriseren.

Maak jij ook weleens een typefout wanneer je in Excel aan het werk bent? Door het invoeren van keuzelijsten kun je dit probleem gemakkelijk voorkomen. Begin als eerst met het noteren van de keuzeopties in een kolom. Selecteer daarna de cellen waarvoor je de keuzeoptie wil toepassen en klik op Gegevensvalidatie onder het tabblad Gegevens > Hulpmiddelen voor gegevens > Gegevensvalidatie. Zet vervolgens het validatiecriterium op Lijst en selecteer bij Bron de keuzeopties. Druk nu op OK en de keuzeopties verschijnen in de geselecteerde cellen.

Vind je het lastig om relevante informatie uit een Excel-tabel te halen? Daarvoor heeft Excel een oplossing bedacht. Ga hiervoor naar Gegevens > Sorteren en filteren en druk op Filter. Er wordt nu een pijl naast je kolomkop geplaatst. Hier kun je eenvoudig selecteren welke gegevens je wel en niet wilt weergeven. Ook kun je hier specifiek aangeven aan welke criteria jouw filterselectie moet voldoen. Door de filtertool te gebruiken kun je je beter concentreren op specifieke informatie.

Heb jij in Excel ook vaak enorm veel data met eindeloos lange tabellen? De snelle analyse tool in de desktop-app van Excel biedt uitkomst. Selecteer de data die je wilt analyseren en druk op je rechtermuisknop. Druk vervolgens op Snelle analyse en kies uit de voorgestelde tabellen en grafieken. Zo kun je jouw data snel en overzichtelijk visueel presenteren. Ook kun je op die manier het gemiddelde per kolom berekenen, een optelsom van alle rijen maken en een grafiek visualiseren.

Wil je bij bepaalde waardes in je Excel-bestand een logische vergelijking maken? Bijvoorbeeld om van bepaalde cijfers te bepalen of ze voldoende of onvoldoende zijn. Ga hiervoor naar Invoegen > Functie en druk op ALS. Selecteer eerst de cel waarvoor je de vergelijking wil maken, bijvoorbeeld een bepaald cijfer. Daarna moet je bepalen wanneer het cijfer voldoende en wanneer het cijfer onvoldoende is. Vervolgens typ je wat er gebeurt als het antwoord “Ja” is, en tenslotte wat er gebeurt als het antwoord “Nee” is. Voorbeeld: ALS(A1>= 5,5; “Voldoende”;”Onvoldoende”).

Wil je snel gemiddeldes van getallen in je Excel-bestand berekenen? Daarvoor heeft Excel zelf de oplossing in huis. Ga hiervoor in een lege cel staan en typ: =GEMIDDELDE(). Selecteer tussen haakjes de getallen waarvan je het gemiddelde wil weten. Druk vervolgens op Enter en het gemiddelde is berekend.

Ben je bekend met het maken van berekeningen in Excel? Op die manier kun je hele reeksen getallen in een mum van tijd bij elkaar optellen. Typ hiervoor een aantal getallen onder elkaar en ga vervolgens in een lege cel staan. Typ nu = en selecteer het eerste getal. Typ nu een + en selecteer het volgende getal. Druk vervolgens op Enter en de som van de berekening verschijnt. Wil je nog sneller getallen in een (lange) kolom bij elkaar optellen? Typ: =SOM() en selecteer tussen de haakjes de kolom.

Wil je de datum van vandaag invoeren in Excel? Daar hoef je niet veel moeite voor te doen. Ga hiervoor in een cel staan en typ: =VANDAAG(). Op die manier kun je snel de datum van vandaag weergeven. Wil je de datum van vandaag weten + een paar dagen erbij opgeteld? Dit kun je doen door de formule =VANDAAG()+5 toe te voegen.

Berekeningen uitvoeren gaat fantastisch in Excel. Je kunt zelf heel eenvoudig formules toevoegen. Ga hiervoor in een cel staan en typ bijvoorbeeld: =getal+getal en druk op Enter. Nu verschijnt het antwoord van de berekening. Op die manier kun je ook getallen van elkaar aftrekken(–), vermenigvuldigen(*) en delen(/).

Wil je graag de bovenste rij van een tabel blijvend zichtbaar maken? Dat kun je in Excel heel simpel regelen. Selecteer hiervoor de bovenste rij met gegevens, en druk op Beeld > Venster. Hier kun je eenvoudig kiezen of je de bovenste rij wilt blokkeren of de eerste kolom. Zo blijven voor jou belangrijke gegevens in beeld staan op het moment dat je naar rechts of naar beneden scrolt.

Wil je snel en eenvoudig je document opmaken? In Word kun je gemakkelijk standaard thema’s kiezen, die uit verschillende lettertypes en kleurenschema’s bestaan. Ga hiervoor in de desktop-app naar Ontwerpen > Documentenopmaak > Thema’s. Hier heb je de keuze uit verschillende thema’s. Bekijk de voorbeelden in het document terwijl je de aanwijzer over de opties beweegt en kies je thema. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat je document visueel aantrekkelijk is.

Wil je een presentatie geven, maar heb je geen afstandsbediening op zak om de dia’s door te klikken? Gebruik dan je smartphone wanneer je een PowerPointpresentatie geeft. Daarvoor moet je wel eerst de PowerPoint-app op je smartphone downloaden. Maak vervolgens met behulp van een HDMI-adapter verbinding tussen je smartphone en de projector, of breng een draadloze verbinding tot stand. Nu kun je de pagina’s doorlopen door je scherm aan te raken, of kun je de belangrijkste punten benadrukken met de laserpointer.

Wil je tijdens je presentatie het één en ander op je pc of laptop verduidelijken? Een slimme manier om dat te doen, is door je scherm op te nemen en daarmee een webinar, les of korte demonstratie te geven. Ga hiervoor naar Invoegen > Media > Schermopname maken. Vervolgens kun je het gebied selecteren dat je wilt opnemen en kun je de opname starten. Je kunt de opname in een dia plakken, maar je kunt die ook eenvoudig exporteren naar een videobestand.

Wil je een video maken van een presentatie die je aan je collega’s of klanten hebt gegeven? In de desktop-app van PowerPoint kun je een presentatie opslaan als hoogwaardige video. Selecteer hiervoor Bestand > Exporteren en druk op Een video maken. Selecteer vervolgens de gewenste videokwaliteit en bepaal of je de timing en gesproken tekst van de presentatie wilt bijvoegen. Druk vervolgens op Video maken en geef het bestand een naam. Ook kun je hier kiezen of je het bestand als MJPEG-video of als WMV-bestand wilt opslaan.

Vind je het leuk om muziek tijdens een diavoorstelling af te spelen? Met een paar muisklikken kun je jouw presentatie voorzien van muziek. Ga hiervoor naar Invoegen > Media > Audio en druk vervolgens op Audio in mijn pc. Selecteer nu een muziekbestand en druk op Invoegen. Selecteer Hulpmiddelen voor audio > Afspelen op achtergrond, om je muziek op de achtergrond te laten afspelen. De muziek wordt automatisch gestart tijdens de diavoorstelling.

Wil je graag zelf de hoogte en breedte van je presentatie bepalen? In de desktop-app van PowerPoint kun je de afmetingen handmatig aanpassen. Druk hiervoor op Ontwerp > Aanpassen > Diagrootte. Hier kun je ervoor kiezen om je dia’s staand of liggend te maken en kun je de hoogte en breedte van je dia’s zelf bepalen.

Wil je een belangrijk onderwerp in een afbeelding benadrukken? In de desktop-app van PowerPoint kun je met een handige tool eenvoudig een onderwerp losmaken van de achtergrond. Druk hiervoor op de afbeelding en ga naar Afbeeldingsopmaak > Aanpassen > Achtergrond verwijderen. Met behulp van de pipet kun je gemakkelijk selecteren welke gebieden je wilt behouden en welke niet.

Wil je graag de aandacht van je publiek vasthouden? Met Zoom voor PowerPoint kun je een zoomeffect maken waarmee je naar de volgende of vorige dia kunt zoomen. Ga daarvoor naar Invoegen > Koppelingen > Zoom. Hier kun je kiezen uit overzichtszoom, selectiezoom en diazoom. Een overzichtszoom gebruik je wanneer je verschillende onderdelen van je presentatie in één keer wilt zien, een selectiezoom wanneer je een bepaalde selectie wilt laten zien. En wil je willekeurig door dia’s heen navigeren? Dan kun je gebruik maken van de diazoom.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het opmaken van je presentaties? Met PowerPoint Designer kun je prachtige dia’s maken. Terwijl je jouw ideeën op een dia plaatst, werkt Designer op de achtergrond om je inhoud af te stemmen op professioneel ontworpen indelingen. Zo worden teksten, afbeeldingen, pictogrammen en grafieken automatisch vormgegeven met behulp van deze tool.

Wil je meer dynamiek en actie creëren met je presentatie? Daarvoor kun je heel goed video’s van het web gebruiken. Kopieer het webadres in de adresbalk, selecteer in de desktop-app van PowerPoint vervolgens de optie Invoegen > Video > Onlinevideo en plak dan het webadres van je video. Druk vervolgens op Invoegen en je video staat in de presentatie.

Wil je tijdens je presentatie even geen afleiding van wat je vertelt? PowerPoint heeft een handige tool bedacht waarmee je het scherm met een sneltoets op wit of zwart kunt zetten. Deze functie werkt trouwens alleen in de desktop-app van PowerPoint. Als je in de presentatiemodus zit, kun je de komma of de punt indrukken. De komma is voor een wit scherm en met een punt krijg je een zwart scherm. Zo richt je de aandacht van jouw publiek volledig op jouw verhaal.

Wil je op elke pagina dezelfde lay-out toepassen? Hiervoor heeft PowerPoint in de desktop-app een handige tool ontwikkeld. Ga daarvoor naar Beeld > Modelweergaven > Diamodel. Alle aanpassingen die je hier doet, komen terug in je dia’s. Wil je bijvoorbeeld het logo van jouw organisatie op elke pagina laten terugkeren? Voeg het logo in en plaats het op een willekeurig plek op de slide. Zo zijn alle presentatiepagina’s in een handomdraai voorzien van het logo.

Wil je graag een PowerPoint bestand kleiner maken? Dat kun je gemakkelijk doen door de afbeeldingen te comprimeren. Dit kan overigens alleen in de desktop-app. Druk op een willekeurige afbeelding in je presentatie en ga naar Opmaak > Aanpassen > Afbeeldingen comprimeren. Er verschijnt nu een venster waarin je verschillende opties kunt aanvinken. Zo bespaar je eenvoudig opslagruimte op je device.

Wil je slides uit een andere presentatie hergebruiken? Dit kan gemakkelijk in de desktop-app van PowerPoint. Ga hiervoor naar Start > Dia’s > Dia’s opnieuw gebruiken. Vervolgens zie je een venster verschijnen met al je presentaties. Ook kun je gemakkelijk presentaties terugvinden door zoekwoorden op te geven. Druk vervolgens op de presentatie en kies welke dia’s je opnieuw wilt gebruiken. Op deze manier profiteer je van je oude presentaties en bespaar je een hoop tijd.

Wil je graag een presentatie maken met een thema speciaal van jouw organisatie? PowerPoint biedt hiervoor in de desktop-app de oplossing. Ga hiervoor naar Beeld > Modelweergaven > Diamodel. Maak de slides in de huisstijl van jouw organisatie en druk vervolgens op Modelweergave sluiten. Nu zijn al je pagina’s die je met dit sjabloon maakt identiek. Op deze manier creëer je meer eenheid in je slides en zorg je voor een nette uitstraling van je organisatie.

Wil je graag wat meer interactie tijdens je presentatie? In de desktop-app van PowerPoint kun je eenvoudig hyperlinks naar andere slides toevoegen, zonder dat je door je hele presentatie hoeft te scrollen. Selecteer een stuk tekst en ga naar Invoegen > Koppelingen > Actie. In dit venster kun je kiezen voor Hyperlink naar. Kies vervolgens uit de lijst Dia… Nu kun je elke dia invoegen die je maar wilt. Op deze manier kun je je ondersteunende slides op verschillende doelgroepen afstemmen.

Vind je het lastig om een goede openingsslide te maken? Zorg er dan in ieder geval voor dat je titel niet te lang is. Je wilt voorkomen dat je titelslide nietszeggend en langdradig wordt. Ook kun je een flitsend item toevoegen waardoor de aandacht van het publiek wordt getrokken.

Wil je een strakke en overzichtelijk presentatie maken met pictogrammen? PowerPoint heeft een heel scala aan pictogrammen ontworpen om je presentatie te visualiseren. Ga hiervoor naar Invoegen en druk bij de groep Illustraties op Pictogrammen. Hier kun je kiezen uit verschillende pictogrammen om je presentatie te verduidelijken.

Wil je een presentatie maken met bijpassende kleuren? De desktop-app van PowerPoint kan je hierbij helpen. Selecteer een tekst waarop je de kleur wilt toepassen en ga naar Start > Lettertype en druk op de knop voor tekstkleur. Druk vervolgens op Pipet, ga met je muisaanwijzer op de kleur staan die je wilt gebruiken en druk erop om je kleur over te brengen. Op deze manier kun je alle soorten items een bijpassende kleur geven.

Heb je veel data die je overzichtelijk wilt weergeven in PowerPoint? Ga hiervoor in de desktop-app naar Invoegen > Illustraties > Grafieken. PowerPoint heeft een hele reeks van grafieken waaruit je kunt kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld een ‘ring-grafiek’ gebruiken om duidelijk vergelijkingen te laten zien. Kies een donut-grafiek om de percentages in het midden groot en duidelijk in beeld te brengen.  Zo kun je de data beter visualiseren en komt de boodschap nog beter over.

Gebruik je veel afbeeldingen van screenshots of schema’s in je PowerPoint? Gebruik hiervoor een mock-up in je opmaak. Een mock-up is een kader van bijvoorbeeld een laptop, tablet of smartphone waarin je deze screenshots of schema’s kunt zetten. Zo komen de slides er beter uit te zien en zorg je ervoor dat deze belangrijke gegevens goed getoond worden. Op deze manier voorkom je saaie slides met (te) veel informatie en details.

Wil je je PowerPointpresentatie ondersteunen met afbeeldingen? Zorg ervoor dat de afbeeldingen die je gebruikt van goede kwaliteit zijn. Pak niet de eerste beste afbeelding die je ziet, maar denk vooraf goed na of de afbeelding van jouw keuze je verhaal ondersteunt en sterker maakt. Op deze manier komt je presentatie professioneler over en blijft je publiek beter betrokken bij je presentatie.

Weet jij vaak door de vele mogelijkheden niet meer welk lettertype je voor je presentatie moet gebruiken? Zorg er dan in ieder geval voor dat je lettertype goed leesbaar is. Vaak is het beter om een meer zakelijk lettertype te kiezen dan een speels of creatief lettertype. Ook kunnen afwijkende lettertypes voor problemen zorgen, wanneer je de presentatie opent op een pc die niet over dat lettertype beschikt. Calibri, Verdana of Arial zijn altijd vertrouwde lettertypes waarvan je zeker kunt zijn dat ze op elke pc beschikbaar zijn. Zo ben je er zeker van dat je opmaak netjes wordt weergegeven.

Wil je graag een geheugensteuntje bij de hand hebben tijdens je presentatie? PowerPoint helpt je hierbij. Deze tip werkt alleen in de desktop-app. Voeg als eerste je notities toe onder de slides. Start vervolgens de diavoorstelling en druk op je rechtermuisknop. Druk nu op Weergave voor presentator tonen. Er verschijnt dan een scherm waarbij je links je huidige slide ziet, rechtsboven de slide die komt en rechtsonder je notities. Deze kun je groter maken, waardoor je jouw notities tijdens je presentatie goed kunt lezen.

Wil je een opname van je scherm maken? In Word kun je dit gemakkelijk voor elkaar krijgen. Ga hiervoor naar Invoegen > Illustraties en druk op Schermopname. Je kunt ervoor kiezen om een beschikbaar venster op te nemen, of zelf een Schermopname te maken. Wanneer je zelf een schermopname maakt, kun je kiezen welke delen van je scherm je wilt opnemen.

Wil je meer of minder ruimte tussen je tekstregels? In Word kun je dit gemakkelijk aanpassen. Ga hiervoor naar Start > Alinea en druk op het icoontje (met een tekst) met pijltjes naar boven en beneden. Je ziet nu een rijtje verschijnen met veelvoorkomende regelafstanden. Wil je een andere regelafstand? Druk op Opties voor regelafstand en pas de afstanden aan zoals je zelf wilt.

Wil je snel de opmaak van je tekst verwijderen? Selecteer hiervoor de tekst waarvan je de opmaak wilt verwijderen en ga naar Start > Lettertype. Wanneer je op het icoontje A met een gummetje drukt, zul je zien dat de opmaak automatisch wordt verwijderd. Ook kun je hiervoor de sneltoets Ctrl + Spatie gebruiken.

Wil je graag de opmaak van een tekst in één keer kopiëren? Selecteer als eerste de tekst die al opgemaakt is, ga daarna naar Start > Klembord en selecteer vervolgens de functie Opmaak kopiëren/plakken. Wanneer je nu over de tekst gaat met je cursor, zie je dat deze is veranderd in een kwast. Selecteer nu de tekst en de opmaak wordt overgebracht op de tekst. Hiervoor kun je ook handig de sneltoetsen Ctrl + Shift + C en Ctrl + Shift + V gebruiken.

Wil je graag anderen de mogelijkheid geven om samen aan een document te werken zonder de controle te verliezen? In de desktop-app van Word kun je dit gemakkelijk regelen. Wanneer je de functie Wijzigingen bijhouden inschakelt, wordt bijgehouden wat er is gewijzigd, door wie en wanneer. Ga daarvoor naar het tabblad Controleren > Bijhouden en druk op Wijzigingen bijhouden. De wijzigingen kun je eigenlijk zien als suggesties. Accepteer de wijzigingen die je wilt behouden en weiger de wijzigingen die je niet wilt behouden.

Wil je afbeeldingen of illustraties in je document toevoegen? Je hoeft nu niet langer meer je browser te openen om deze afbeeldingen te zoeken. In de desktop-app kun je eenvoudig online afbeeldingen toevoegen. Ga hiervoor naar Invoegen > Illustraties > Onlineafbeeldingen en zoek met de handige zoekfunctie afbeeldingen voor je document. Wanneer je een afbeelding hebt gevonden, druk je op Invoegen en staat je afbeelding in het document.

Wil je liever een tekst dicteren in plaats van typen met je toetsenbord? Word heeft hier een handige tool voor ontwikkeld. Ga hiervoor in de desktop-app naar Start > Spraak > Dicteren. Selecteer als eerste je eigen taal en spreek vervolgens de tekst in die je op papier wilt hebben. Op deze manier kun je een stuk sneller tekst op papier zetten.

Wil je een document hardop laten voorlezen? In de desktop-app van Word kun je je documenten net als een audioboek laten voorlezen. Ga hiervoor naar Controleren > Spraak > Voorlezen of gebruik de sneltoets Ctrl + Alt + Spatiebalk. Druk vervolgens op Afspelen/Stoppen om de gesproken tekst te starten of te stoppen. Druk op Instellingen om de leessnelheid te wijzigen. Dit draagt op een goede manier bij aan de leesvaardigheid van personen met een leesstoornis.

Ben je op zoek naar een nieuwe baan? Word heeft verschillende sjablonen ontworpen voor een cv die je alle opmaak en ordening uit handen nemen. Ga in de desktop-app naar Bestand > Nieuw > Cv’s en sollicitatiebrieven en kies een cv dat bij je past. Vul vervolgens de lege plekken in en je bent klaar voor een nieuwe start.

Wil je snel en gemakkelijk je document opmaken en structuur aanbrengen? Met stijlen als Kop1 kun je eenvoudig titels en subtitels opmaken. Ga hiervoor naar Start > Stijlen en selecteer als eerste de titels in je document die je een stijlkop wilt geven. Druk vervolgens op de gewenste kop, bijvoorbeeld Kop1 voor een titel en Kop2 voor een subtitel. De opmaak van de koppen kun je gemakkelijk aanpassen door op de kop te gaan staan en op Wijzigen te drukken.

Wil je graag samenwerken met collega’s uit je organisatie? Door je documenten in OneDrive op te slaan, komt de samenwerkingsfunctie automatisch beschikbaar. Druk vervolgens op Delen en stuur je collega’s de koppeling naar het document. Zodra zij beginnen te werken aan het document, kun je wijzigingen in real time bekijken. Wissel ideeën uit, chat en plaats opmerkingen met je collega’s direct in het document. Zo krijg je sneller resultaten en krijgt je samenwerking een flinke boost.

Heb je een stuk tekst gekopieerd, maar wil je deze tekst zonder opmaak plakken? Word biedt uitkomst. Druk in de desktop-app op je rechtermuisknop en klik bij Plakopties op het klembord met een A, of gebruik in de browser sneltoets Ctrl + Shift + V. Op deze manier wordt alleen de tekst gekopieerd, zonder opmaak.

Wil je een duidelijk overzicht krijgen van alle items die je hebt gekopieerd, of wil je meerdere stukken tekst in één keer kopiëren? Ga hiervoor in de desktop-app naar Start. Druk vervolgens op het pijltje in de rechterbenedenhoek van de groep Klembord. Hier vind je alle items die je hebt gekopieerd. Zo kun je snel en eenvoudig items terugvinden die je eerder hebt gekopieerd.

Wil je je documenten vaak op dezelfde locatie opslaan, maar is dit niet de standaard locatie. In Word kun je eenvoudig je opslaglocatie veranderen. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Opslaan. Onder Documenten opslaan zie je standaardbestandslocatie. Hier kun je het pad van de opslaglocatie toevoegen die jij wilt gebruiken. Op deze manier worden al je bestanden opgeslagen op de locatie die voor jou handig is.

Heb je een stuk tekst gekopieerd waarin je alle hyperlinks wilt verwijderen? Word heeft voor de desktop-app een handige sneltoets waarmee je dit kunt doen. Houd Ctrl + Shift + F9 tegelijk ingedrukt. Op deze manier zullen alle hyperlinks in één keer verdwijnen.

Wil je een Word-bestand converteren naar een PDF- of HTML-bestand? Word kan je hierbij helpen. Ga hiervoor naar Bestand > Opslaan als en kies vervolgens uit de lijst met mogelijkheden. Zo kun je kiezen uit PDF en HTML, maar bijvoorbeeld ook een XPS-document of een webpagina.

Wil je snel even een tekst vertalen of wil je de betekenis van een bepaald woord opzoeken? Word heeft hiervoor de vertaalfunctie ontwikkeld. Ga naar Controleren > Taal > Vertalen. Hier kun je kiezen of je een heel document wilt vertalen of dat je alleen de geselecteerde tekst wilt vertalen. Op deze manier hoef je geen Google Vertalen meer te raadplegen.

Ben je niet tevreden met het standaardlettertype dat Word heeft ingesteld. Je kunt dit gemakkelijk veranderen in de desktop-app. Geef eerst de tekst het lettertype dat je wil gebruiken als standaard. Selecteer vervolgens de tekst, druk op de rechtermuisknop en klik op Lettertype. Je krijgt nu een venster te zien met alle eigenschappen van de tekst. Om het lettertype in te stellen als standaard, druk je op de knop Als standaard instellen. Vervolgens zet je een vinkje bij Alle documenten gebaseerd op de sjabloon Normal. Alle nieuwe documenten die je nu opent zijn standaard ingesteld met het lettertype dat je hebt uitgekozen.

Heb je een lijst met woorden onder elkaar staan, en wil je ze overzichtelijk in alfabetische volgorde zetten. Dit kan gemakkelijk met de sorteerfunctie van Word in de desktop-app. Selecteer de tekst die je wil sorteren en ga naar de groep Alinea onder het menu Start. Hier vind je het icoontje AZ, waarmee je met één druk op de knop de woorden op alfabetische volgorde hebt gezet. In het venster dat wordt geopend heb je nog extra mogelijkheden om je tekst te sorteren. Op deze manier heb je snel en gemakkelijk je woordenlijst gesorteerd.

Herken je dat? Je moet een symbool invoegen, maar je weet niet precies welke sneltoets je moet gebruiken. Via Invoegen > Symbool kun je veel verschillende symbolen vinden. Maar echt snel gaat dit niet. Een andere (snellere) manier is door in de desktop-app de autocorrectie van Word te gebruiken. Wanneer je bijvoorbeeld (tm) typt, maakt Word hier automatisch het trademark-symbool van. Je kunt zelf nog veel meer codes invoeren via Bestand > Opties > Controle > Autocorrectie-opties. Op deze manier hoef je niet meer eindeloos te zoeken naar een bepaald symbool.

Heb je een document voor je neus gekregen met een warboel aan hoofdletters en kleine letters door elkaar? Word heeft hier in de desktop-app een oplossing voor. Selecteer je tekst en ga naar Start > Lettertype en druk op Aa. Vervolgens kun je kiezen uit verschillende manieren om je tekst op te maken. Voor een juiste toepassing van de taalregels met aan het begin van de zin een hoofdletter en het einde van de regel een punt kies je Zoals in een zin. Maar je kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de hele tekst in hoofdletters om te zetten of alle woorden met een hoofdletter te laten beginnen.

Benieuwd hoe een document eruit gaat zien met tekst en opmaak, maar heb je nog geen tekst geschreven? Word kan je hierbij helpen en een tekstvulling genereren. Typ hiervoor: =rand(). Druk vervolgens op Enter. Word genereert nu 5 alinea’s met tekst. Elke alinea bevat 3 tot 4 zinnen. Je kunt ook meer alinea’s en zinnen genereren door tussen de haakjes getallen te zetten, bijvoorbeeld: =rand(alinea’s, zinnen). Op deze manier genereert =rand(2,5) twee alinea’s met elk 5 zinnen.

Ben je benieuwd naar hoeveel woorden je document bevat, of uit hoeveel alinea’s je tekst bestaat? Gebruik in de desktop-app de sneltoets Ctrl + Shift + G, of in de browser onder Controleren de knop Aantal woorden. Word laat je de statistieken zien en geeft je een overzicht van andere gegevens over de tekst. Op deze manier weet je nog sneller hoeveel woorden je tekst bevat en of je je tekst moet inkorten of nog verder kunt schrijven.

Moet je voor een bepaald document een grote bronnenlijst opstellen, maar ben je de APA-regels vergeten? In de desktop-app kan Word deze klus gemakkelijk voor je klaren. Ga naar Verwijzingen > Bronnen beheren en druk op Nieuw. Selecteer de soort bron die je hebt gebruikt en vul de APA-gegevens in. Druk vervolgens op OK. Ga nu naar Verwijzingen > Bibliografie en kies hieronder uit één van de bibliografieën. Word genereert nu een bibliografie met alle bronnen die je hebt gebruikt in APA-stijl.

Heb je een groot document geschreven, maar mis je een duidelijk overzicht? In de desktop-app heeft Word een tool ontwikkeld waarmee je eenvoudig een inhoudsopgave kunt maken. Selecteer de titel van het eerste hoofdstuk en klik op Start > Stijlen > Stijl maken. Vervolgens geef je de stijl een naam, en pas je deze stijl toe op alle andere hoofdstuktitels uit je document. Daarna ga je naar Verwijzingen > Inhoudsopgave > Aangepaste inhoudsopgave. Druk vervolgens op Opties en zet een 1 achter de stijl van jouw naam. Wanneer je op OK hebt gedrukt, zie je een overzichtelijke inhoudsopgave verschijnen.

Wil je een goede indruk maken met jouw document, maar heb je nog weinig ervaring met het opmaken hiervan? Word helpt je op weg om van een eenvoudige voorkant een gelikte voorpagina te maken. Deze tip kun je gebruiken voor de desktop-app van Word. Ga hiervoor naar Invoegen > Pagina’s > Voorblad. Hieronder staan verschillende voorbladen die je kunt gebruiken voor je document. Vervolgens kun je via Opmaak het voorblad aanpassen naar de kleuren die je zelf wilt. Zo heb je snel een mooi document in elkaar gezet.