Vind jij het ook weleens lastig om het juiste team in Teams te vinden? Dan sta je niet alleen. Want er komen steeds meer teams en meestal komt dat doordat iedereen in een Teams-omgeving zelf teams mag aanmaken. Dat is fijn voor de medewerker die snel een team wil aanmaken, maar het leidt al gauw tot wildgroei. Meerdere teams met dezelfde naam; meerdere teams met hetzelfde doel… Zo verlies je gemakkelijk het overzicht. En dan hebben we het nog niet eens over de veiligheid gehad (denk aan gasttoegang) of over het verwijderen van een (project)team als het niet meer nodig is. Wil je grip krijgen op de teams in jouw Teams-omgeving? Kies dan voor onze Teams Lifecycle app.
En ja, je kunt de wildgroei proberen te voorkomen wanneer je het aanmaken van nieuwe teams in Teams door jouw medewerkers uitschakelt en dat proces via de IT-afdeling laat lopen. Alleen heeft diezelfde IT-afdeling het al razend druk met andere zaken en kan zo’n aanvraag gerust even blijven liggen. Dat betekent een langere doorlooptijd voor het aanmaken van het team en een gefrustreerde medewerker die dat team natuurlijk nú nodig heeft. Ook in die situatie biedt de Teams Lifecycle app uitkomst. Het volledige proces – van de aanvraag van een team; het goedkeuren van de aanmaak; het aanmaken volgens de standaard van de organisatie en het verwijderen van een team dat niet meer nodig is – vindt dan namelijk gestructureerd en geautomatiseerd plaats.
Hoe het proces werkt
Jouw medewerkers vragen binnen Teams het aanmaken van een team via de Teams Lifecycle app aan. Dat gaat geweldig eenvoudig. Het is simpelweg een kwestie van de gevraagde informatie in een aantal velden invullen. Om te beginnen kan per team worden voorgesteld wat de naam moet worden. Verdere informatie wordt via een keuzemenu gegeven. Bij projecten zal snel sprake zijn van ’Einddatum Team’.
‘Je hebt altijd overzicht over alle actieve, gearchiveerde en verwijderde teams.’
Wanneer de aanvraag is goedgekeurd, wordt het team automatisch aangemaakt; met de juiste instellingen. Zo wordt ook bepaald wat er gebeurt wanneer een team niet langer benodigd is. Nadat de einddatum is verstreken, wordt het team automatisch gearchiveerd of verwijderd. Op die manier blijft de Teams-omgeving opgeruimd, heb je altijd overzicht over alle actieve, gearchiveerde en verwijderde teams en wordt jouw IT-afdeling niet onnodig belast.
De voordelen
Met onze Teams Lifecycle app maak je het jouw IT-afdeling en jouw medewerkers dus heel gemakkelijk om een nieuw team binnen Microsoft Teams aan te laten maken. Voor jouw gemak zet ik alle voordelen nog even op een rijtje:
- Iedereen kan een team aanvragen. De Teams Lifecycle app wordt toegevoegd aan het lint in Microsoft Teams.
- Bij een aanvraag heb je inzicht in de bestaande teams en kun je dus een onderbouwde keuze maken bij het goed- of afkeuren van een nieuw team.
- Een team wordt automatisch aangemaakt; de IT afdeling hoeft er niets voor te doen.
- Elk team wordt aangemaakt naar de standaard van de organisatie. Denk aan de juiste naamgeving en het voorkomen van meerdere teams met hetzelfde doel.
- Gasttoegang kan per team aan- of uitgezet worden waardoor gevoelige data beter beschermd wordt.
- Een team wordt automatisch verwijderd/gearchiveerd na het verlopen van de einddatum. Zo voorkom je wildgroei aan teams.
Tot slot kunnen we ook nog de ‘look and feel’ van de app aanpassen aan de huisstijl van jouw organisatie.
Ben je benieuwd hoe onze Teams Lifecycle app bij jouw organisatie in de praktijk werkt? Neem contact met me op en we maken snel een afspraak!
