Routinematige bedrijfsprocessen kunnen vaak gemakkelijk geautomatiseerd worden. Denk aan het aanvragen van verlof of bedrijfsmiddelen zoals een laptop, het afhandelen van klachten of het laten ondertekenen van arbeidscontracten. Dergelijke werkzaamheden zorgen bij medewerkers voor overvolle mailboxen en frustraties door uitblijvende antwoorden. Bovendien kosten die ambachtelijke processen enorm veel tijd, die je in de praktijk beter aan het uitvoeren van kerntaken kunt besteden. Daarom is het slim om de processen binnen je organisatie waar mogelijk te automatiseren. En ik vertel je graag wat het automatiseren van bedrijfsprocessen jou en je organisatie oplevert.
#1. Structuur aanbrengen
Of je je daarvan bewust bent of niet; bedrijfsprocessen bevatten een grote hoeveelheid informatie. Dat is zeker het geval bij omvangrijke organisaties, waardoor het lastig is om door de bomen het bos te blijven zien. Het is dan helemaal geen verkeerd idee om alle processen en informatie eens rustig van een afstand te bekijken. Zo krijg je snel in de gaten aan welke taken je veel tijd besteedt en op welke gebieden je de nodige tijdwinst kunt boeken. Het is absoluut handig om deze processen voor jezelf uit te tekenen. Daardoor word je niet alleen gedwongen om daar kritisch naar te kijken. Het inzicht in de bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie vormt ook de basis voor het structureren – en waar mogelijk zelfs automatiseren – van bepaalde processen.
#2. Efficiënter werken
Handmatig uitvoeren van regelmatig terugkerende werkzaamheden is niet echt efficiënt. Ik denk aan het overtypen van papieren formulieren, het aanmaken van een projectteam of het invoeren van een verkoopcontract. Daar kan, nee, daar móet verandering in gebracht worden. Het automatiseren van die repeterende handelingen zorgt er namelijk voor dat jouw medewerkers aanzienlijk productiever gaan werken. Routinematige taken kunnen ze dan sneller uitvoeren, waardoor ze meer tijd overhouden voor belangrijkere zaken. Wil je als organisatie nóg efficiënter te werk gaan? Zorg er dan voor dat je processen automatiseert die afdeling- of team-overstijgend zijn. Zo kun je processen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn met behulp van IT eenvoudig aan elkaar koppelen. Op die manier wordt de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen ook nog eens verbeterd. Twee vliegen in één klap.
#3. Fouten elimineren
Waar gehakt wordt, vallen spaanders. Het is een bekend spreekwoord dat niet zomaar is ontstaan. Ook binnen bedrijfsprocessen maken mensen fouten. Denk aan een onbedoelde typefout of het onvolledig aanleveren van bepaalde documenten. Dergelijke fouten worden snel gemaakt, maar kunnen grote gevolgen hebben. Wanneer je jouw bedrijfsprocessen binnen je organisatie automatiseert, levert dat je gegarandeerd minder fouten op. Doordat het handmatig verwerken van gegevens wordt geminimaliseerd, wordt ook de kans op menselijke fouten flink beperkt. Binnen geautomatiseerde processen kun je namelijk slimme controles uitvoeren. Zo’n ‘checkpoint’ controleert of aan alle gestelde eisen is voldaan en of alle informatie juist is ingevoerd, voordat het proces kan worden voortgezet.
#4. Inzicht krijgen
Een ander voordeel van procesautomatisering is dat het heel eenvoudig wordt om processen te meten en de voortgang te bewaken. Zo weet je precies wie, wat, op welk moment en met welke regelmaat gedaan heeft. Dat zorgt voor waardevolle inzichten die jou helpen om bedrijfsprocessen nog beter in te richten. Je weet dus exact wanneer bepaalde zaken afwijken van het gemiddelde waardoor je daarop kunt bijsturen. Daarnaast is het natuurlijk erg handig om al die informatie inzichtelijk te maken. Dat kun je bijvoorbeeld doen door visuele dashboards te creëren. Daarin kun je alle stuurinformatie weergeven die jouw organisatie helpt om beter te presteren. Op die manier kun je vaststellen hoeveel tijd je met welke zaken bezig bent en waar de knelpunten zich bevinden. Die kun je vervolgens elimineren, waardoor de processen steeds vloeiender verlopen.
#5. Schaalbaar maken
Hoe groter en complexer je organisatie wordt, hoe meer processen zich binnen jouw organisatie afspelen. Het lastige is dat er vaak veel personen, soms ook nog van verschillende afdelingen, bij de processen zijn betrokken. Het verloop van een proces is dus in hoge mate afhankelijk van de medewerkers van jouw organisatie, die daarmee veel verantwoordelijkheid voor dat proces moeten nemen. Maar is iemand een aantal weken op vakantie? Dan ligt het proces waar diegene bij betrokken is dus ook een tijdje stil. Dat is bepaald niet bevorderlijk voor de doorlooptijd van het betreffende proces. Waar je als organisatie bij handmatige uitvoering tegen capaciteitsgrenzen aanloopt, heb je daar bij geautomatiseerde processen veel minder last van. Hoe meer processen je binnen je organisatie hebt geautomatiseerd, hoe eenvoudiger, sneller (en voordeliger) je als organisatie in groei kunt investeren. Dat vergroot de schaalbaarheid van je organisatie.
#6. Duidelijkheid geven
Binnen organisaties komt het geregeld voor dat medewerkers niet precies weten op welke momenten ze bepaalde taken moeten uitvoeren. Dat heeft grotendeels te maken met onduidelijke communicatie over de uit te voeren taken. Wanneer je processen binnen je organisatie automatiseert weet iedereen welke medewerker voor welke taken verantwoordelijk is en op welke momenten de bijbehorende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Je hoeft je medewerkers geen seintje meer te geven om een taak uit te voeren. In een geautomatiseerde workflow wordt iedereen automatisch op de hoogte gesteld. Daarvoor is het vrijwel onmogelijk dat stappen binnen een proces over het hoofd worden gezien. Alle processtappen zijn namelijk gekoppeld aan specifieke medewerkers binnen je organisatie. Dat zorgt voor een soepel verloop.
#7. Beter en sneller
Na de voorgaande opsomming van voordelen is het duidelijk dat het automatiseren van terugkerende bedrijfsprocessen beter, sneller en goedkoper voor jouw organisatie is. Procesautomatisering levert je organisatie gestructureerde en gestroomlijnde processen op. En hoe ingewikkelder bepaalde processen verlopen, hoe handiger het is om die te automatiseren. Daar pluk je als organisatie alleen maar de productieve vruchten van. Je bent dan niet meer afhankelijk van de aanwezigheid of bereidwilligheid van medewerkers en je laat tijdrovende processen sneller en efficiënter verlopen, waardoor jouw medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken. Dat biedt jouw organisatie meer ruimte om te groeien.
Tot slot…
Bij veel organisaties worden repeterende bedrijfsprocessen dagelijks handmatig uitgevoerd. Dat kan echt stukken productiever. Daarom is het slim om de verschillende processen binnen je organisatie eens goed tegen het licht te houden en te ontdekken waar en hoe je tijdwinst kunt boeken. In ons redpaper over procesoptimalisatie geven we concrete voorbeelden van procesautomatisering in de praktijk. Ben je daar benieuwd naar of op zoek naar inspiratie? Download dan snel ons redpaper: ‘Van het kastje naar de muur.’
Procesoptimalisatie met behulp van IT geeft je meer grip op de bedrijfsprocessen die zich in jouw organisatie afspelen. Je hoeft daar minder tijd aan te besteden, verlaagt de kans op menselijke fouten, houdt de kosten in de hand en boekt direct blijvend resultaat.
Jouw organisatie wordt er niet alleen efficiënter van, maar gaat er ook effectiever door werken. En wanneer efficiëntie en effectiviteit in hand gaan, verhoog je de productiviteit. Het is wat ons betreft dan ook niet de vraag óf je ermee aan de slag moet gaan, maar wannéér je ermee begint. Heb je toch meer argumenten nodig? Download (en lees) dan snel ons redpaper!
Download het redpaper
