Klassiek kent een organisatie verschillende vaste afdelingen, zoals Sales, Finance en HR. Die afdelingen zijn voornamelijk gericht op samenwerking in het eigen team. Tegenwoordig werken afdelingen echter steeds meer dynamisch met elkaar samen, waarbij multidisciplinaire projectgroepen worden gevormd. Ook zie je steeds vaker dat (tijdelijke) kennis van buiten de organisatie nodig is en extern talent wordt aangetrokken.
Door deze veranderingen voldoen de traditionele communicatievormen niet meer en worden andere oplossingen gezocht. Daarbij ontstaan nieuwe communicatiekanalen, zowel gecontroleerd als ongecontroleerd. Het project is immers maar van tijdelijke aard, dus wat is de schade? Alleen ontstaat daardoor wel wildgroei en dat maakt het verloop van het project niet overzichtelijker. Projectleden – maar ook projectleiders – weten niet meer waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben. Herkenbaar? Dat zou zomaar kunnen. Alleen is dat probleem goed op te lossen met procesoptimalisatie om de communicatie binnen projecten gecontroleerd te laten verlopen. Daarbij kunnen applicaties als Teams en SharePoint uitstekend worden ingezet.
Structuur
Elk project is uniek en geen routinewerk. Toch is er altijd behoefte aan een structuur die door iedereen wordt herkend en bij het uitvoeren van de taken helpt om de doelstellingen te bereiken. Daarbij moet IT de organisatie faciliteren en afgestemd worden op het bedrijfsproces. Microsoft Teams en SharePoint zijn bij uitstek applicaties die daarvoor houvast én voldoende flexibiliteit bieden. Welke projectmethode je ook hanteert; door de projectaanpak te vertalen naar Microsoft Teams creëer je de perfecte plek om productief samen te werken.
Projectenmodule
De projectenmodule van Avantage is een zo goed als pasklare oplossing om orde in de chaos te scheppen. De oplossing wordt volledig afgestemd op de organisatie en gebaseerd op Microsoft Teams (voor de communicatie, snel via chat maar toch terug te lezen, geen whatsapp) en SharePoint (voor het opslaan van bestanden; overal beschikbaar, ook vanuit huis). Daarnaast biedt de projectenmodule volop mogelijkheden voor de integratie van andere apps zoals Planner, Lists en meer.
Controle en overzicht
Vervolgens komt de procesoptimalisatie aan bod. Voor alle teamleden binnen het project wordt het direct mogelijk om via de projectensite binnen SharePoint documenten met elkaar te delen, videovergaderingen te plannen en bij te wonen, te chatten via Teams en samen taken en actiepunten te verdelen. Dat vergemakkelijkt het vinden van relevante projectinformatie (die op één plek te vinden is) en verbetert de samenwerking in alle stadia van een project; niet alleen tijdens de voorbereiding, maar ook tijdens de uitvoering en na de afsluiting om het project te evalueren. Door de op maat gemaakte projectensite wordt het voor medewerkers vanzelfsprekend om via SharePoint met het projectteam aan de slag te gaan. Aan de hand van de nieuwe samenwerkingsstructuur is de kans op wildgroei in de communicatie zo goed als nihil. Daardoor behoud de organisatie de controle en het overzicht over zowel de lopende als gearchiveerde projecten.
‘SharePoint en Teams zijn bij uitstek applicaties om de samenwerking binnen een project productief vorm te geven.’
Met de start van het project staat voor de teamleden altijd een Microsoft Teams-kanaal ‘Algemeen’ klaar. Net als SharePoint is Microsoft Teams een fantastisch instrument om de samenwerking in projecten een serieuze boost te geven en onnodige fouten in de samenwerking te voorkomen. Zo kan het niet op de goede plek opslaan van documenten en onderling afwijkende bestandsversies heen en weer mailen tot vervelende misverstanden leiden. Microsoft Teams biedt een beter alternatief met een centraal communicatiepunt. Via Teams kun je gemakkelijk bestanden delen met je team, zonder heen en weer te mailen. En binnen de Teams-omgeving kun je gewoon met Word, Excel en PowerPoint werken. Op die manier wordt er georganiseerd gecommuniceerd, zijn misverstanden gedurende de samenwerking niet meer van toepassing en wordt er efficiënt gewerkt. Zo wordt binnen de projecten kostbare tijd gewonnen en tijd – dat is algemeen bekend – is geld. Altijd fijn om daar meer van te hebben dan je dacht.
Toegankelijk en efficiënt
Samenwerken in projectteams zonder procesoptimalisatie en structuur is vragen om moeilijkheden. Als organisatie loop je dan het risico dat je het overzicht over de verschillende projecten verliest. En als de projectteams binnen de projecten bestanden in verschillende versies op uiteenlopende plekken opslaan en ook nog eens langs elkaar heen communiceren, wordt het helemaal een chaotische bedoening. Dan wordt samenwerking lastig, tijdrovend en foutgevoelig. En samenwerking draait feitelijk toch om toegankelijke informatie, efficiënte samenwerking, meer controle en inzicht? Om op dat punt aan te komen, hoef je alleen maar ruimte te maken voor een nieuwe samenwerkingsstructuur aan de hand van procesoptimalisatie.
Meer weten?
Heb jij het gevoel dat de samenwerking (in projectteams) binnen jouw organisatie verbeterd kan worden? Ben je benieuwd welke voordelen procesoptimalisatie jou dan te bieden heeft? Neem gerust contact met me op; dan kijken we daar samen naar.
