Migratie van je fileserver naar de cloud: daarom doe je het

Fileservers zijn ideaal om bestanden op te slaan die je eenvoudig wilt kunnen delen of nodig hebt om samen (in) te werken. Als iedereen dergelijke bestanden makkelijk kan terugvinden, is dat wel zo prettig. Alleen is dat in de praktijk niet de realiteit. Fileservers zijn door de jaren heen zo vervuild geraakt dat bestanden steeds slechter vindbaar zijn. Gemiddeld besteden we maar liefst één dag in de week aan het zoeken naar de juiste bestanden. Dat komt vooral doordat iedereen bestanden in mappen opslaat die voor de persoon zelf relevant zijn. Maar voor je het weet heb je verschillende versies van hetzelfde bestand en is het niet meer duidelijk welke versie het meest actueel is. Daarbij komt dat bestanden ook vaak op verschillende manieren worden geclassificeerd. Dan wordt het helemaal een lastig verhaal om informatie snel te vinden. Gelukkig ligt de winst op dat gebied voor het grijpen.

In de praktijk zien we dan ook steeds vaker dat organisaties hun fileserver naar de cloud migreren en dan ook nog eens kiezen voor een Microsoft-platform met bijbehorende applicaties. Dan heb je meteen de beschikking over SharePoint; een perfecte applicatie om informatie te delen. Zo krijgen de HR-, Finance- of Salesafdeling bijvoorbeeld toegang tot een aparte (afgeschermde) omgeving waarin zij binnen de afdeling kunnen samenwerken en documenten kunnen opslaan. Dankzij versiebeheer van Microsoft-365 weet je zeker dat je altijd te maken hebt met het meest recente bestand. Het toegankelijk maken van de juiste bestanden heeft niet alleen een positieve invloed op de vindbaarheid van documenten, maar zorgt er ook voor dat de onderlinge communie verbetert en dat er productiever wordt gewerkt. Doordat alle betrokken medewerkers de beschikking hebben over die documenten, wordt er beter samengewerkt.

Naast dat er binnen afdelingen beter wordt samengewerkt, verbetert ook de samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Dat is echt fijn, want tegenwoordig komen projecten alleen nog goed van de grond wanneer meerdere afdelingen hun krachten bundelen. Denk aan een IT-project waarbij de financiële administratie, de accountmanagers en het marketingteam ook zijn betrokken. Die aansluitende partijen willen ook makkelijk bij de projectinformatie kunnen. Wanneer alle benodigde mappen en documenten in één omgeving terug te vinden zijn, hoeft niemand in eigen opslagmappen te graven of collega’s per mail om informatie te vragen. Alle voor het proces benodigde data staat immers op één locatie. Dat zorgt voor extra tijdwinst, die in feite buiten het eigenlijke proces om wordt geboekt. Daarnaast is migratie van de fileserver een essentiële randvoorwaarde om procesautomatisering in projecten toe te kunnen passen. En ook die stap levert forse tijdwinst op.

Als je besloten hebt dat je van jouw oude fileserver af wilt en dat je klaar bent voor de cloud, is het tijd voor een gedegen plan van aanpak. Begin hoe dan ook met een inventarisatie en stel vragen aan jezelf. Waaróm wil je jouw fileserver eigenlijk migreren naar de cloud? En wat wil je daarmee bereiken? Wanneer je dat scherp hebt, kun je in elk geval op duidelijke grond besluiten om jouw fileserver daadwerkelijk te migreren naar de cloud. Dan kun je achteraf ook nagaan of het resultaat overeenkomt met de vooraf geformuleerde wensen.

Vind je geen bevredigende antwoorden? Dan is het misschien helemaal niet zo’n goed idee om de migratie van je fileserver in gang te zetten. Heb je hulp nodig bij het maken van de afweging? Dan help ik je natuurlijk graag.

Als je besloten hebt om de migratie uit te voeren, kom je in de ontwerpfase. Hoe wil je dat alles eruit gaat zien? Wat wordt het uiterlijk van de SharePoint-omgeving waarin je bestanden met elkaar gaat delen? Welke ‘look and feel’ geef je aan de bestandsomgeving? Waar je ook uitkomt, laat het ontwerp testen door je medewerkers en gebruik hun feedback voor eventuele aanpassingen. Zij moeten er uiteindelijk mee uit de voeten kunnen. Maar als je die fase achter de rug hebt, wordt het tijd om de uitvoering voor te bereiden. Daarvoor moet je als organisatie achterhalen welke data, applicaties en bestanden naar de cloud moeten worden verhuisd. Heb je de uitvoering gedaan? Dan is dat hét moment om een nieuwe werkwijze te introduceren en bestanden slimmer op te slaan.

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je een dag per week kwijt bent aan het zoeken van de juiste bestanden. Verhuis je fileserver naar de cloud, verbeter de vindbaarheid van informatie, versterk de communicatie en werk productiever samen. Met een Microsoft 365-account heb je al jouw bestanden altijd en overal bij de hand. Met applicaties als SharePoint kunnen afdelingen en/of projectgroepen (afgeschermd) in een aparte omgeving bestanden opslaan en delen. Zorg er wel voor dat je het migratieproces gedegen aanpakt en houd rekening met de natuurlijke weerstand tegen veranderingen op de werkvloer. Zorgvuldigheid is het sleutelwoord.

Denk jij erover om jouw fileserver naar de cloud te verhuizen? Ben je benieuwd welke voordelen je dan ervaart? Heb je behoefte aan meer informatie om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen? Neem gerust contact met me op; dan kijken we er samen naar.