Je hebt informatie die je met iedereen binnen jouw organisatie wilt delen. Denk aan een personeelshandboek, productinformatie, dienstenbeschrijvingen, noem maar op. Dergelijke informatie moet actueel én eenvoudig te vinden zijn. Tegelijk wil je niet dat iedereen inhoudelijke aanpassingen kan doen. Als voorbeeld: een willekeurige medewerker mag natuurlijk niet zomaar wijzigingen in het thuiswerkbeleid aanbrengen. Dus heb je een makkelijk toegankelijke openbare plek nodig waar iedereen de informatie kan halen en slechts enkele medewerkers die informatie kunnen bewerken. Daar is een uitstekende digitale oplossing voor, die wij ‘Onze Afspraken’ noemen.
Om die oplossing te kunnen gebruiken, moet je wel over Microsoft (Office) 365 beschikken. Dat is trouwens naar mijn idee sowieso een serieuze aanrader als jouw organisatie moderne werkplekken heeft. Heb je die online werkomgeving al en kies je voor ‘Onze Afspraken’? Dan hebben de medewerkers met de juiste rechten meteen de mogelijkheid om documenten vanuit hun eigen werkomgeving te publiceren, te bewerken of te verwijderen. Daar hoeven ze nergens voor naartoe. Nou ja, behalve dan naar de eigen teamsite in SharePoint, waar alle brondocumenten zijn opgeslagen. Maar daarvoor kan iedereen gewoon op de eigen stoel blijven zitten.
Zicht op documenten
Het gebeurt overigens ook weleens dat documenten op een intranet worden gepubliceerd en vervolgens door de verantwoordelijke afdeling uit het oog worden verloren. Denk maar weer even aan dat personeelshandboek. Dat moet regelmatig geüpdatet worden om medewerkers op de hoogte te brengen van veranderingen. Voor HR-medewerkers is het dan heel erg fijn dat ze niet naar een andere opslaglocatie hoeven te gaan om te bekijken wanneer het document voor het laatst is geüpdatet. Ook dat kunnen ze gewoon vanuit hun eigen online werkomgeving doen. Dat geldt net zo goed voor beheerders van andere documenten. Zij hebben vanuit hún eigen werkomgeving zicht op de documenten die zij mogen bewerken (en de meest actuele versie ervan).
Actualiteit en juistheid
Met ‘Onze Afspraken’ maak je het gerechtigde medewerkers dus geweldig eenvoudig om documenten die voor iedereen belangrijk zijn op een openbare plek te publiceren, bij voorkeur onder een herkenbaar thema. Medewerkers die gericht op zoek zijn naar informatie kunnen documenten daardoor eenvoudig vinden en online lezen. Je kunt gepubliceerde documenten ook laten downloaden. Of dat wel of niet verstandig of raadzaam is, bepaal je zelf. Gedownloade versies worden namelijk niet vanzelf bijgewerkt. Belangrijk is in elk geval dat het beheer van gepubliceerde documenten in handen is van (medewerkers van) de afdeling die verantwoordelijk is voor de actualiteit en de inhoudelijke juistheid van de informatie.
‘Zodra een bewerking is afgerond en een document definitief is, kan het naar de openbare locatie.’
De afdeling die de documenten beheert, heeft een aparte bibliotheek in de eigen SharePoint-werkomgeving. Daar staan alle documenten opgeslagen. Vanuit die bibliotheek worden de documenten bewerkt. Zodra de bewerking is afgerond en een document definitief is, kan het naar de openbare locatie om daar bekeken te worden. Vervolgens kan datzelfde document gewoon verder worden bewerkt zonder dat het zichtbaar is op de algemene locatie. Beheerders van documenten kunnen daarnaast zien of (en zo ja, wanneer) een document is gepubliceerd en onder welk thema. En er zijn nog een paar andere handigheidjes voor beheerders, die ik je met plezier vertel wanneer we elkaar een keer spreken.
Samengevat
Eerst nog maar even samenvatten wat ‘Onze Afspraken’ jou en jouw organisatie concreet oplevert.
- Al jouw medewerkers hebben toegang tot de informatie die ze nodig hebben en kunnen die makkelijk vinden door de herkenbare thema’s.
- De informatie is altijd actueel en makkelijk te updaten door de beheerders.
- Beheerders kunnen documenten vanuit hun eigen omgeving publiceren, bewerken en verwijderen.
- Beheerders werken met één versie van het document en weten precies wat de status is van dat document (de meest recente publicatiedatum).
Wil je hier meer over weten? Neem contact met me op en we maken snel een afspraak!
