Microsoft 365 Copilot heeft alles in zich om uit te groeien tot een onmisbare persoonlijke online assistent. Al was het alleen maar omdat Copilot jou allerlei tijdrovende klussen uit handen neemt. Die tijd kun je goed gebruiken voor taken die beter aansluiten bij jouw professionele (en persoonlijke) kwaliteiten.
Wat kost Microsoft 365 Copilot
Intussen heeft Microsoft bekendgemaakt dat Copilot alleen beschikbaar is vanaf 300 licenties en $30 per gebruiker per maand gaat kosten, naast de bestaande Microsoft-licenties. In eerste instantie lijkt dat een hoog bedrag. Aan de andere kant moet je je simpelweg afvragen wat de opbrengst van de investering is. Vind je een uur tijdwinst per gebruiker per maand voldoende om de investering te rechtvaardigen? Of moet je een afweging maken wie wel of geen licentie krijgt?
Criteria Microsoft 365 Copilot
Naar mijn idee draait het (ook in jouw organisatie) om drie kernvragen:
1. Wie kan Copilot gebruiken om de productiviteit te verhogen?
2. Hoe kun je die productiviteit meten?
3. Kun je het resultaat uitdrukken in Return On Investment?
Daarbij houd ik voor ogen dat Microsoft 365 Business Standard en Business Premium de instaplicenties voor Microsoft 365 Copilot zijn. Deze licenties zijn beschikbaar voor kleine tot middelgrote organisaties tot 300 gebruikers. De in aanmerking komende licenties zijn Microsoft 365 E3 en E5.
Selectie van gebruikers
Elke organisatie is anders. Het werk is anders. De bedrijfsdoelen en -processen zijn anders. De mensen zijn anders. Het is alleen de vraag of je dan maar aan iedereen een Copilot-licentie moet toewijzen. Ook al ligt de efficiëntieslag voor het grijpen; $360 per jaar is een stevig bedrag wanneer je dat uitgeeft voor iemand die de technologie niet (of nauwelijks) gebruikt of Copilot alleen gebruikt om iets betere e-mails te genereren of een eenvoudige takenlijst uit een paar vergaderverslagen op te stellen. Ik ken weinig organisaties die daar een serieus bedrag voor willen uitgeven. Waar het om gaat, zijn klinkende resultaten met meetbare voordelen.
Wie dan wel?
Het gedetailleerde licentiebeheer – dat beschikbaar is in Microsoft 365 – maakt het mogelijk om gebruikers op maat gemaakte licenties toe te wijzen. Niet iedereen heeft een Microsoft 365 E5-licentie nodig of extra licenties voor oplossingen zoals Viva Topics. Die licenties moet je afleiden van iemands werkverantwoordelijkheden, zodat alle medewerkers de juiste hulpmiddelen hebben om hun werk te doen.
‘Kenniswerkers die afhankelijk zijn van Microsoft 365’
Om dat te kunnen doen, moet je de kenmerken van de functies en rollen in jouw organisatie onderscheiden. Als je dat gedaan hebt, heb je een verantwoord vertrekpunt voor het toekennen van Copilot-licenties. Volgens Microsoft is Copilot het meest geschikt voor medewerkers die te maken hebben met een grote hoeveelheid data in OneDrive for Business, SharePoint Online, Teams en/of Exchange Online. Anders gezegd: voor kenniswerkers die afhankelijk zijn van Microsoft 365.
Alleen binnen Microsoft 365
Microsoft 365-gebruikers slaan binnen Microsoft 365 veel informatie op in e-mails, vergaderingen, Office-documenten (Word, Excel, PowerPoint) en pdf‘s. Die bestanden kunnen door Copilot worden doorzocht wanneer de gebruiker dat via een opdrachtprompt vraagt. Voorbeeld: vraag Copilot om aan de hand van vergadernotities een projectplan in Word te maken. Copilot zoekt (en vindt) dan informatie in SharePoint Online en OneDrive for Business om het gevraagde document te produceren. Copilot kan echter niet zoeken in opslaglocaties buiten Microsoft 365. Daar moet je bij de toekenning van licenties ook rekening mee houden.
Richtlijnen voor toekenning
Welke criteria je moet hanteren bij het bepalen wie wel of geen Copilot-licentie krijgt? Daar heb ik geen eenduidig antwoord op. Per slot van rekening ga ik niet over het licentiebeleid in jouw organisatie. Ik heb wel een aantal richtlijnen voor je, die je kunt hanteren om het licentiebeleid te formuleren.
- De medewerker schrijft rapporten op basis van de analyse van grote hoeveelheden opgeslagen informatie.
- De medewerker produceert klantgericht materiaal, zoals projectvoorstellen of productinformatie.
- De medewerker vergelijkt verschillende beschikbare opties voor projecten of andere beslissingen.
- De medewerker genereert regelmatig projectupdates.
Vergeet vooral niet dat ook hier geldt dat de benodigde informatie opgeslagen moet zijn in de Microsoft 365-omgeving.
De meest geschikte gebruikers
Bij het inzetten van nieuwe technologie, zoals Microsoft 365 Copilot, is het belangrijk om de juiste mensen te identificeren die er het meest van profiteren. Medewerkers die vaak documenten, rapporten of presentaties maken en regelmatig complexe taken uitvoeren, komen al snel in aanmerking. Zorg ervoor dat je weet wie dit zijn en geef die medewerkers een Microsoft 365 Copilot-licentie zodat ze de voordelen ervan kunnen ervaren en die ervaringen delen met hun collega’s.
‘Overleg, voorbereiding, training en ondersteuning…’
Voordat je begint met de implementatie van Copilot, is het verstandig/noodzakelijk (kies zelf maar) om alle belanghebbenden bij het besluitvormingsproces te betrekken. Dan heb ik het bijvoorbeeld over een ondernemingsraad, maar ook over afdelingshoofden, teamleiders en sleutelmedewerkers. Het is in elk geval slim om iedereen de gelegenheid te geven om vragen over Microsoft 365 Copilot te stellen en de tijd te nemen om die vragen te beantwoorden.
Vinger aan de pols: meten is weten
Zorg er ook voor dat de Copilot-gebruikers opgeleid zijn in het gebruik van Copilot, dat ze weten waar ze met gebruikersvragen terechtkunnen en dat ze de mogelijkheden optimaal benutten. Monitor het gebruik, verzamel feedback, stel vast wat de (positieve) impact op de organisatie is en bepaal op welke manier je die wilt meten. Daarvoor moet je KPI’s vaststellen, waarbij je kunt denken aan tijdwinst, verhoogde productiviteit en verbeterde kwaliteit. Aan de hand daarvan kun je vaststellen wat jouw investering oplevert en of de opbrengst de kosten rechtvaardigt. Met die kennis kun je het aantal Copilot-licenties uitbreiden, handhaven of verminderen.
De toekomst van AI…
Als je het mij vraagt, is Microsoft 365 Copilot nog maar het begin van een spannende reis door AI-land. Nu zijn er nog allerlei vragen over de adoptie van kunstmatige intelligentie, toepassingen in de praktijk en de gevolgen voor de arbeidsmarkt; om maar een paar grote thema’s te noemen. Maar dat AI evolueert en een steeds grotere rol in ons (werkende) leven gaat spelen, is intussen wel duidelijk. Die realiteit kun je maar beter omarmen, want de belangrijkste vraag voor de toekomst is hoe we AI in onze wereld gaan integreren. Dat we dat gaan doen, is al een uitgemaakte zaak.
