‘Stilstand is achteruitgang’; het is een bekende uitspraak. Tegelijk is het de belangrijkste reden waarom organisaties voortdurend in beweging zijn. Voor medewerkers kunnen die constante veranderingen best lastig zijn, waardoor ze ‘natuurlijke’ weerstand bieden. Maar hoe ga je daar nou verstandig mee om? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers de verandering accepteren en er zelfs actief aan meewerken? Daar is een uitstekend model voor ontwikkeld, waarmee je de kans op een succesvolle verandering aanzienlijk vergroot.
Overstappen op een nieuwe IT-omgeving heeft de nodige consequenties voor medewerkers. Wanneer je een nieuwe IT-omgeving in gebruik wilt nemen om de productiviteit te verhogen, is het enorm belangrijk dat je jouw medewerkers daarbij betrekt. In deze blog vertel ik je graag meer over de manier waarop wij organisaties ondersteunen voor, tijdens en na een transitie naar de cloud. Dat doe ik aan de hand van concrete voorbeelden die we in de praktijk hebben toegepast bij zorgorganisatie Versa Welzijn, die de bestaande IT-omgeving naar een nieuw platform in de cloud heeft gemigreerd.
Wat is ADKAR?
Een verandering kan alleen slagen wanneer je oog hebt voor de mensen die bij de verandering betrokken zijn. Om die reden hanteren wij het ADKAR-model: wereldwijd het meest gebruikte verandermanagementmodel voor individuele verandering. Het model bestaat uit vijf verschillende elementen die gezamenlijk het acroniem ADKAR vormen. De letters staan voor vijf bouwstenen: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Dit model is in 2006 ontwikkeld door Jeff Hiatt en in de praktijk geïmplementeerd door Prosci, een gerenommeerd advies- en trainingsbureau op het gebied van verandermanagement. De essentie van dit model is dat je je medewerkers door alle veranderfasen heen loodst, voordat een verandering daadwerkelijk in gang wordt gezet.
#1. Awareness
Het eerste element uit het ADKAR-model is de bouwsteen Awareness. Het is noodzakelijk dat je jouw medewerkers uitlegt waarom een bepaalde verandering noodzakelijk is. Bij Versa Welzijn hebben we in de aanloop naar de verandering regelmatig inspiratiesessies gehouden. Hierin werden de medewerkers geïnformeerd over de mogelijkheden van een moderne werkplek op basis van Microsoft 365. Tijdens deze inspiratiesessies werd ook het belang van de nieuwe manier van werken onder de aandacht gebracht.
Daarnaast werd de noodzaak van het implementeren van een nieuwe IT-omgeving toegelicht. Op die manier creëerden we samen draagvlak voor de verandering. Door een gedegen mensgerichte aanpak kan een groot deel van de natuurlijke weerstand tegen veranderingen dus eenvoudig worden verminderd. Neem je medewerkers mee in het proces en laat ze zien waarom een bepaalde verandering nodig is. Zo realiseer je de basis voor succesvolle innovaties.
#2. Desire
De tweede bouwsteen die het ADKAR-model bevat, is de bouwsteen Desire. Weten dat een verandering noodzakelijk is, is niet voldoende om medewerkers in beweging te krijgen. Ze moeten het verlangen krijgen om ook echt te veranderen. Als organisatie moet je medewerkers antwoord geven op de vraag: ‘What’s in for me?’. Bij Versa Welzijn vertelde onze adoptieconsultant in verschillende inspiratiesessies hoe medewerkers in de nieuwe IT-omgeving productiever konden werken.
Daardoor zagen medewerkers de voordelen van de nieuwe IT-omgeving in en stonden ze positief tegenover de verandering. Het werd duidelijk wat ze aan tijd konden besparen en hoe ze gemakkelijker hun werk konden doen. Het is dus van groot belang dat jouw medewerkers inzien welke winst de digitalisering van bedrijfsprocessen hen oplevert en hoe ze daardoor productiever kunnen werken.
#3. Knowledge
De derde bouwsteen die nodig is om een verandering in gang te zetten, is Knowledge. Medewerkers moeten over de juiste kennis en vaardigheden beschikken om een verandering uiteindelijk succesvol te laten verlopen. Bij Versa Welzijn was de overstap naar de cloud nogal ingrijpend. Het werken vanuit Microsoft 365, aangevuld met het gebruik van het GO-platform, was namelijk serieus anders dan de vertrouwde manier van werken.
In de weken voor de implementatie hebben we veel tijd en aandacht besteed aan het trainen van de medewerkers. Ook daarin heeft onze adoptieconsultant een voorname rol gespeeld. Met allerlei praktische doe-trainingen werden de medewerkers voorbereid op het moment dat de nieuwe IT-omgeving werd gelanceerd. Bij een verandering moet je jouw medewerkers dus voldoende bagage meegeven, zodat ze vol vertrouwen met de nieuwe IT-middelen aan de slag kunnen gaan. Geef je medewerkers daarom gerichte trainingen en zorg ervoor dat ze het werken in de nieuwe IT-omgeving onder de knie krijgen.
#4. Ability
De vierde bouwsteen waar aandacht aan besteed moet worden, is Ability. Medewerkers moeten in staat zijn om bij te dragen aan het succes van een IT-verandering. Hiervoor is het essentieel dat je als organisatie stuurt op het aanleren van nieuw gedrag. De IT-transitie bij onze klant Versa Welzijn benadrukte hoe belangrijk het is om ervoor te zorgen dat medewerkers klaar zijn voor de verandering.
Nadat onze adoptieconsultant verschillende trainingen had gegeven, hebben we daarom gekeken of de medewerkers de nieuwe manier van werken beheersten. Pas wanneer medewerkers optimaal zijn toegerust voor de gewenste verandering, kan de nieuwe IT-omgeving namelijk succesvol worden uitgerold. Wees er dus zeker van dat je medewerkers in staat zijn om de verandering te behappen. Dan staat niets meer in de weg voor een geslaagde ingebruikname van de nieuwe IT-omgeving.
#5. Reinforcement
De laatste bouwsteen van het ADKAR-model is Reinforcement. Wanneer je een verandering hebt doorgevoerd, is het cruciaal dat je het effect van de verandering in stand houdt. Daarom hebben we de medewerkers van Versa Welzijn na de implementatie van hun nieuwe IT-omgeving intensief begeleid. Medewerkers kregen in de eerste week na de lancering bijvoorbeeld de gelegenheid om vragen te stellen over de nieuwe IT-omgeving. Onze collega’s hielpen ze op weg en gaven handige tips en tricks om nóg slimmer met de nieuwe applicaties te kunnen werken.
Intussen werden binnen Versa Welzijn ‘ambassadeurs’ benoemd die het eerste interne aanspreekpunt voor de eindgebruikers vormden. Daarnaast werd een chatbot in Teams geïmplementeerd, die medewerkers tips en tricks over de verschillende applicaties kan geven, maar ook kan verwijzen naar korte uitlegvideo’s.
Adoptietraject
Wanneer het adoptietraject consequent wordt afgelegd, heeft dat direct invloed op de klantbeleving. Omdat de nieuwe manier van werken tot meer productiviteit leidt – want daar was het allemaal om begonnen – worden klanten sneller en beter geholpen. De medewerkers profiteren ook van de verhoogde efficiëntie en effectiviteit. Ze kunnen hun werk slimmer, sneller en nauwkeuriger doen en raken daardoor meer gemotiveerd. In wezen zijn het effecten die elkaar versterken. Maar we hameren er nog maar eens op: dat bereik je alleen door de adoptie verantwoord aan te pakken.
Tot slot...
Al met al is het voor een organisatie – en zeker voor medewerkers – een hele kluif om over te stappen op een nieuwe IT-omgeving. Zo’n verandering kan alleen slagen wanneer je oog hebt voor de mensen die bij de verandering betrokken zijn. We hebben dus niet alleen de IT-omgeving van Versa Welzijn naar de cloud gebracht, maar we hebben de organisatie ook met raad en daad ondersteund om alle medewerkers productiever te laten werken. Want dat is uiteindelijk wel het doel. Veranderen om te veranderen, is weinig zinvol. Maar veranderen om erop vooruit te gaan, is slim. Met de juiste tools ligt de winst voor het grijpen.
