Waar je met jouw organisatie ook staat, wat je ook doet, in welke sector je ook actief bent; IT is misschien wel jouw beste vriend… Of beter gezegd: IT is misschien wel jouw beste medewerker. IT slaapt niet, heeft geen koffie- of lunchpauze en meldt zich ook nooit ziek; althans niet uit zichzelf. Maar doet die IT precies wat jij wilt? Heb je voor jezelf duidelijk waarmee IT jou moet helpen? IT heeft nu eenmaal geen eigen wil. Die moet je wel vertellen wat ‘ie doen moet. En wat dat is, hangt sterk samen met de doelen die je hebt. Hoe je IT als bedrijfsmiddel daarbij optimaal inzet, beschrijf ik in het onderstaande stuk.
We moeten ons voortdurend aanpassen aan veranderende omstandigheden. Denk aan de doorbraak van thuiswerken en Microsoft Teams door Covid-19. Als organisatie kun je daarop inspelen door technologie gericht toe te passen en klanten daar optimaal van te laten profiteren. “Mkb-bedrijven kunnen hun groeikansen vergroten wanneer zij investeringen in kennis en technologie kunnen toepassen in nieuwe producten, diensten of verdienmodellen”, stelt het Comité voor Ondernemerschap. In feite ben je dan bezig met een proces van digitale rijping. Vanzelfsprekend speelt IT daarin een centrale rol.
Drie fasen
‘Da’s mooi’, denk je waarschijnlijk. ‘Maar nu even praktisch.’ Snap ik. Want hoe zorg je er nou voor dat IT jou ondersteunt bij het behalen van jouw bedrijfsdoelstellingen? Hoe blijf je onderscheidend in een competitieve markt? Of (zoals de titel zegt): hoe laat je jouw IT voor je werken? Het antwoord daarop kan ik alleen maar geven door de weg naar digitale volwassenheid op te delen in drie fasen. Daarbij is de volgende vraag of je die herkent en of je die in het licht van jouw doelstellingen alle drie wilt doorlopen. Daar kom ik later op terug.
Fase 1
de basis op orde
met de moderne werkplek
IT wordt ingezet om medewerkers altijd en overal op elk soort apparaat (pc, laptop, tablet en/of smartphone) veilig toegang te geven tot applicaties en data.
Fase 2
communicatie, samenwerking en procesoptimalisatie
IT wordt ingezet om medewerkers efficiënter met elkaar te laten communiceren (om samen te werken) en werkprocessen te optimaliseren.
Fase 3
businessinzichten, stuurinformatie en businessapps
IT wordt ingezet om datagedreven te werken en is leidend in de dienstverlening naar klanten en ketenpartners (en bij de samenwerking binnen de organisatie).
Fase 1: de basis op orde met de moderne werkplek
“Ik wil graag dat mijn medewerkers overal, wanneer ze maar willen, op elk apparaat online veilig aan de slag kunnen. En dat ze dan ook altijd en overal bij de informatie kunnen die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen.”
De moderne werkplek is geen fysieke plek. Je bent niet gebonden aan een bureau op kantoor om je werk te kunnen doen. Het is een werkplek in de cloud die jou en jouw medewerkers in staat stelt om altijd, overal, veilig, op elk apparaat en op basis van de specifieke rol in de organisatie toegang te krijgen tot applicaties en data die nodig zijn om de werkzaamheden naar behoren uit te voeren. De moderne werkplek is voorzien van Microsoft (Office) 365 en je gebruikt OneDrive, Teams en SharePoint (in plaats van een fileserver) voor het opslaan en delen van bestanden. Je gebruikt applicaties zoveel mogelijk uit de cloud en die applicaties benader je bij voorkeur door één keer in te loggen (single sign-on).
Gestandaardiseerd
Het gaat hierbij om een volledig gestandaardiseerde basisinrichting, waarbij de rechten en rollen goed zijn ingericht en jouw medewerkers altijd en overal veilig toegang hebben tot de toepassingen en informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. Daarbij horen een moderne infrastructuur (hybride cloud), afdoende cybersecuritymaatregelen en een SLA/XLA waarin het beheer en onderhoud worden geborgd. Dan heb je de basis goed op orde en kunnen jij en je medewerkers overal werken, met elk apparaat, wanneer je maar wilt.
Fase 2: communicatie, samenwerking en procesoptimalisatie
“Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn medewerkers op afstand met elkaar kunnen communiceren om efficiënt met elkaar samen te werken en hoe zorg ik er tegelijk voor dat onze werkprocessen zo gesmeerd mogelijk verlopen?”
Vraag je ons om je te helpen bij het bevorderen van de onderlinge communicatie, de samenwerking en het optimaliseren van de primaire bedrijfsprocessen in jouw organisatie? Dan is een essentiële randvoorwaarde dat de basis op orde is. Dat betekent dus dat je de moderne werkplek gebruikt, een goede IT-infrastructuur hebt, dat de cybersecurity is geregeld en het beheer en onderhoud zijn geborgd.
Haal meer uit Teams
Wanneer die basis inderdaad op orde is, kunnen we jou met IT-adoptie en -trainingen helpen om Teams en SharePoint optimaal te benutten. Daarmee geef je de samenwerking een stevige impuls. Zo is Teams in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een bijzonder praktisch samenwerkings- en communicatieplatform. Hoewel Teams in de praktijk vooral gebruikt wordt voor videovergaderingen en het delen van bestanden, heeft Teams veel meer te bieden. Binnen het Teams-platform kun je werkprocessen stroomlijnen en automatiseren, kennis delen, taak- en actiegericht werken, jezelf ontwikkelen (leren), efficiënt communiceren én sociaal verbonden blijven met collega’s.
Optimaliseer primaire processen
Onze business consultants denken ook graag mee over het aanpassen van jouw IT-inrichting om primaire bedrijfsprocessen te optimaliseren. Denk aan het met één druk op de knop organisatiebreed publiceren van documenten in een SharePoint-bibliotheek die voor iedereen toegankelijk is. Of aan het reserveren van een werkplek op kantoor zonder onnodig en tijdrovend heen-en-weer mailverkeer. Het aanvragen van IT- en andere bedrijfsmiddelen (en het goedkeuren van die aanvragen) is ook zo’n primair proces; net als het onboarden van nieuwe collega’s. Allemaal geschikt voor procesoptimalisatie.
Single Point of Input
Ander voorbeeld: bij veel organisaties moeten gegevens op verschillende plekken worden ingevoerd omdat verschillende applicaties voor verschillende bedrijfsonderdelen worden gebruikt. Terwijl de klant, de medewerker of het artikel overal identiek zijn. Dan kunnen we het hebben over Single Point of Input (SPoI): gegevens op een centrale plek aanmaken en wijzigen en de gerelateerde systemen automatisch bijwerken.
Zo kan ik tientallen praktische voorbeelden noemen, met hetzelfde uitgangspunt: wanneer routinematige processen geautomatiseerd worden, wordt de kans op fouten in die processen aanzienlijk verkleind en worden diezelfde processen sneller doorlopen. Ook dat heeft een positieve invloed op de samenwerking. Maar waar het voor ons altijd om draait, is waar jij met jouw organisatie in de dagelijkse praktijk tegenaan loopt. Dan gaan we daarmee aan de slag.
Sneller, nauwkeuriger en productiever werken?
Lees deze blog over procesoptimalisatie.
Fase 3: businessinzichten, stuurinformatie en businessapps
“Ik wil altijd weten hoe de KPI’s van mijn organisatie ervoor staan en hoe die zich ontwikkelen. Die informatie heb ik nodig om zakelijk verantwoorde beslissingen te nemen, op basis van feiten en cijfers.”
Ook jouw organisatie zit op een pot met datagoud. Alleen; hoe maak je informatie van die big data, zodat jij en jouw medewerkers sneller en beter beslissingen op basis van inzichten kunnen nemen? Dat bereiken we door jouw business en IT actief bij elkaar te brengen. Dat stelt jou in staat om managementbeslissingen op een rationele manier te nemen, met behulp van data-analyse; zonder aannames en vooroordelen.
Dat vraagt wel om een cultuuromslag. Daarom raden we jou aan om de nieuwe manier van werken geleidelijk en op kleine schaal te introduceren. Zo worden jouw medewerkers overtuigd van de potentie van data en datagedreven werken, zonder overweldigd te worden door een stortvloed aan nieuwe informatie.
Naast aandacht voor de bedrijfscultuur zijn kennis en technologie nodig om rapportages en stuurinformatie te genereren. Jouw medewerkers werken productiever als ze continu inzage hebben in het resultaat van hun output en dat op de juiste manier kunnen interpreteren. Onze dataspecialisten kunnen jou begeleiden bij het analyseren van de bedrijfsdata en het visualiseren van de stuurinformatie die daaruit voortkomt. Hierbij zetten we Microsoft Power BI in om de rolgebaseerde stuurinformatie binnen de moderne werkplek te ontsluiten. Van daaruit kun je dan inzoomen op detailinformatie.
De hamvraag: wat wil je?
Een organisatie kan zich in verschillende fasen van digitale volwassenheid bevinden. De visie van het management; de aard van de bedrijfsactiviteiten; de dienstverlening naar de klant; het concurrentieveld; nieuwe technologische mogelijkheden… Al die factoren zijn van invloed op het nut en de noodzaak van de inzet – in meer of mindere mate – van IT.
Heb je genoeg aan basisvoorzieningen zoals veilig internet, Word, Excel en Outlook en wil je altijd en overal bij bedrijfsinformatie kunnen? Dan richten we de moderne werkplek daarop in. Wil je er meer uithalen en de samenwerking en verbinding in jouw organisatie een serieuze boost geven? Digitaal vergaderen met kantoor- én thuiswerkers tegelijk? Niet alleen bestanden met elkaar delen, maar ook de dagelijkse koffiepraat? Nog veel meer delen? Dan helpen we jou daarmee. En ook als je data aan elkaar wilt koppelen om inzichten op te doen die jouw zakelijke beslissingen inhoudelijk ondersteunen, staan we voor jou paraat. Waar je ook naartoe wilt, wij helpen je verder.
