Weet je nog dat een werkplek op kantoor uit een vast bureau en een standaard pc met printer bestond? Die tijd is definitief voorbij. Tegenwoordig gebruiken we minstens twee (en vaak meer) apparaten om ons werk te doen. We werken op de pc, maar ook op de laptop, tablet en smartphone. Op verschillende plaatsen en verschillende momenten; overdag, ’s avonds of ’s nachts. We willen namelijk altijd en overal kunnen werken. Natuurlijk heb je daar IT-oplossingen voor nodig die dat probleemloos mogelijk maken. Daarnaast heb  je ook gedegen IT-beheer  nodig. Maar met al die uiteenlopende apparaten is dat een stevige opgave. Kan dat nou niet anders?

Beveiliging

Ja, natuurlijk kan (en moet) dat anders. Alleen hangt het beheer van IT-middelen sterk samen met de vrijheid van medewerkers om eigen devices mee te nemen. Daar moet paal en perk aan worden gesteld. Want anders is het voor een IT-afdeling haast onmogelijk om een veilige IT-omgeving te garanderen. Elk privé-apparaat vormt een beveiligingsrisico, waardoor het schade kan veroorzaken in de IT-omgeving van jouw organisatie. Die risico’s kun je overigens beperken door medewerkers te trainen op het gebied van device- en databeveiliging. Met een vastgesteld BYOD-beleid wordt de pijn nog meer verzacht omdat de directie dan bepaalde eisen kan stellen.

Privacy en schadeverhaal

Zo kunnen er bij BYOD instructies worden gegeven over de beveiliging. Daarbij kun je denken aan antivirus maatregelen, het gebruik van sterke wachtwoorden en een up-to-date besturingssysteem. De werkgever mag vervolgens scannen of de privé-apparatuur aan de eisen voldoet. Maar de privacy van de medewerker moet gewaarborgd zijn en de scheidslijn met ongeoorloofde monitoring is flinterdun. Bovendien zijn er nogal wat juridische haken en ogen als het om aansprakelijkheid bij schade aan de IT-omgeving gaat.

Tweede netwerk

Is het dan misschien een idee om medewerkers met privé-apparaten geen toegang tot het bedrijfsnetwerk te geven? Dat kan natuurlijk. Dan creëer je gewoon een tweede IT-omgeving en een netwerk dat je ‘Private’ of ‘Guest’ noemt. Daarmee voorkom je uiteraard veel potentiële ellende. Alleen kunnen de medewerkers dan niet op een simpele manier bijdragen aan de productiviteit van de organisatie. En BYOD moest dát nou juist mogelijk maken. Je zult dus iets anders moeten verzinnen.

‘Zoveel mensen, zoveel wensen. Daar kun je niet omheen. Hoewel...’

Heb je bedacht dat je het als IT’er heel makkelijk voor jezelf kunt maken door één type device aan iedereen ter beschikking te stellen? Dan heb je helemaal gelijk. Voor een IT-afdeling is dat vanzelfsprekend ideaal. Vanuit het ‘die pet past ons allemaal’ idee heb je alleen maar kennis over dat ene apparaat nodig en is beheer een peulenschil. Het is alleen maar de vraag of de medewerkers in jouw organisatie daar ook zo blij mee zijn. De kans dat je iedereen op zijn of haar wenken bedient met één standaard device is te verwaarlozen. Zoveel mensen, zoveel wensen. Daar kun je niet omheen. Hoewel… Tegelijk kun je toch voor een win-win situatie zorgen.

Device management

Met CYOD kiezen de medewerkers uit een vooraf bepaalde selectie apparaten. Zij blij, IT blij. Want hoewel er sprake is van een zekere keuzevrijheid, maakt CYOD het managen van alle devices veel eenvoudiger. Als het goed is, ben je als IT-manager al betrokken bij de voorselectie. Je hebt dus ongetwijfeld rekening gehouden met de service en garantie van een bepaalde leverancier. Daarnaast ben je met jouw IT-afdeling verantwoordelijk voor de inrichting en beveiliging van alle devices. Daarmee is een lastige klip al omzeild. En omdat er slechts uit een beperkt aantal devices kan worden gekozen, is het regelen van aansluitingen op randapparatuur ook geen helse klus. Het wordt er alleen maar makkelijker op.

Dus: CYOD?

Wat de beste keuze voor jouw organisatie is, hangt van meerdere factoren en belangen af. Ik kan me zo voorstellen dat de directie graag wil dat de investering in devices en/of beheer wordt terugbetaald in verhoogde productiviteit. De medewerkers hebben andere overwegingen, voornamelijk van persoonlijke aard. En IT’ers kijken doorgaans naar meer technische zaken als processorkracht, geheugen en nuttige accessoires. Met CYOD maak je naar mijn idee wel de meeste kans om meerdere doelen te dienen. Medewerkers zijn blij met een nieuwe laptop van de zaak. De directie ziet de productiviteit toenemen. En de IT-afdeling merkt dat het beheer van een beperkt aantal devicetypes uitstekend te doen is.

Analyse en advies

Hoe je tot de beste keuze kunt komen op basis van de rollen in jouw organisatie, lees je in ons whitepaper BYOD, CYOD of Best Choice. We helpen jou ook graag bij de analyse van jouw werkomgeving. Met onze IT-oplossingen worden verschillende werkplekken op elke locatie en op elk device optimaal ingericht. Zo kan iedereen altijd en overal – overdag, ’s avonds en ’s nachts – bij applicaties en gegevens die nodig zijn om productief te werken. We geven je met evenveel plezier advies over welke devices je op welke manier het best kunt inzetten. Wil je zien hoe we onze kennis in ons eigen nieuwe kantoor in de praktijk hebben gebracht? Klik dan hier.

Meer weten?

Doelmatig IT-beheer steunt op device management, dat van alles te maken heeft met cybersecurity. Denk daarbij aan tijdige back-ups en aan BIOS-beveiliging. Maar ook aan sterke wachtwoorden, multifactor authenticatie, bescherming van data en veilige browsers. De keuze voor het juiste device is eveneens een belangrijke factor. Daarover lees je meer in ons redpaper ‘Rolgebaseerd werken leidt tot werken met voorsprong’.

Bij de keuze voor een bepaald soort device zijn meerdere factoren van belang. Natuurlijk speelt de prijs een rol, net als het uiterlijk. De prestaties en het gebruiksgemak zijn ook belangrijk. Maar hoe zit het met de productiviteit?

Op die vraag (en nog veel meer) geven we uitgebreid antwoord in ons redpaper over rolgebaseerd werken. Daarin vertellen we onder meer hoe verschillende elementen bijdragen aan het verhogen van de productiviteit. Van kantoorinrichting en devicebeleid tot relevante IT-ontwikkelingen en slimme productiviteitsoplossingen; alles komt voorbij.

Download het redpaper


Jasper Glaser

"Zonder bal kun je niet scoren."

x

JOBS 14

JOBS 14