BYOD, CYOD of COPE.
Wat is de beste keus?

Flexibel werken wordt inmiddels door ruim driekwart van de Nederlandse bedrijven omarmd. Je snapt meteen waarom, als je naar de voordelen kijkt. Werknemers waarderen de vrijheid die ze krijgen. Werkgevers besparen op kantoor- en reiskosten. Het ziekteverzuim wordt lager en het is ook nog eens goed voor het milieu omdat er minder wordt gereisd. Maar wat voor werkgevers vooral telt, is dat de productiviteit wordt verhoogd. Hoe mobieler en flexibeler mensen zijn, hoe groter de kans dat ze efficiënter gaan werken. Daarbij moeten dan wel de juiste tools worden aangereikt.

Aan de andere kant brengt flexibel werken uitdagingen met zich mee. Hoe kies je het juiste device om flexibel werken te ondersteunen? En hoe zorg je ervoor dat iedereen tevreden is met de nieuwe laptop? Allereerst door na te denken over BYOD (Bring Your Own Device) en CYOD (Choose Your Own Device). Daarnaast heb je ook nog COPE (Corporate Owned, Personally Enabled); een soort mengvorm van BYOD en CYOD. Wat de drie termen gemeen hebben, is dat ze jou helpen bij jouw keuze voor device(s) en device management.

Het kiezen van de juiste laptop, tablet of smartphone is namelijk niet zo eenvoudig. De ideeën van de IT-afdeling over de beste keuze staan vaak haaks op de wensen van de medewerkers. Voordat je een weloverwogen besluit neemt over wát je kiest, moet je dus eerst bepalen hóe je kiest. Daarom zet ik eerst de belangrijkste voor- en nadelen van BYOD en CYOD voor jou op een rij. Daarna geef ik kort aan hoe je het beste (of de beste) device(s) selecteert om de productiviteit in jouw organisatie (nog verder) te verhogen.

Het grootste voordeel van BYOD voor jou als werkgever? Kostenbesparing. Voor jouw medewerkers speelt de keuzevrijheid een belangrijke rol. Zij gebruiken dan hun eigen device voor zakelijke doeleinden. Daar worden ze blij van, want ze kennen alle ins en outs van het apparaat en kunnen er moeiteloos mee overweg. Bovendien zullen ze zuinig zijn op hun kostbare bezit en de software op tijd updaten. Daar heb je dus geen omkijken naar. Alleen zal jouw IT-afdeling er niet vrolijk van worden. Die ziet zich geconfronteerd met een eindeloze diversiteit aan devices, die stuk voor stuk beheerd moeten worden. Voor elk type mobiel device met toegang tot het bedrijfsnetwerk moeten aparte voorzieningen worden getroffen, om over het beveiligingsrisico maar te zwijgen. Want hoe weet je zeker dat alle devices zijn voorzien van actuele antivirussoftware, een sterk wachtwoord en een firewall? En wie draait op voor de gevolgen van een virus of datalekkage? Dat zijn lastige vragen, die in juridische zin moeilijk beantwoord kunnen worden. Daarom blijft de invoering van BYOD vaak hangen op meerdere bezwaren.

Met CYOD kiezen jouw medewerkers uit een vooraf bepaalde selectie devices die je samen met je IT-afdeling vaststelt. Die zal ongetwijfeld meer rekening houden met service- en garantiebepalingen dan de gemiddelde medewerker. Tegelijk zijn jouw medewerkers blij met een gave laptop van de baas en is de IT-afdeling blij omdat het managen van alle devices door de beperkte selectie makkelijker wordt. Aan CYOD zijn overigens nog meer voordelen verbonden, zoals het effect op de kantoorinrichting. In plaats van voor elk device een aansluiting te regelen, krijgen flexplekken en vergaderruimtes slechts enkele soorten aansluitingen. Zo kunnen jouw medewerkers hun device eenvoudig met het beeldscherm op de werkplek of het scherm in de vergaderruimte verbinden. Met CYOD beschikt iedereen over een apparaat dat zowel aan de individuele wensen als aan de voorkeuren van de IT-afdeling voldoet. Maak wel duidelijke afspraken over het privé gebruik en zorg ervoor dat het device management goed is geregeld. Dan is er geen vuiltje aan de lucht.

Overweeg je COPE? Dan mogen jouw medewerkers zelf een device kiezen dat aan hun eisen en voorkeuren voldoet, maar wordt het door jou als werkgever betaald. Daarbij mag je wel eisen stellen, bijvoorbeeld aan de modellen en de technische prestaties, maar mag je het gebruik in de privésfeer niet reguleren. Dat levert dus veiligheidsrisico’s op die niet allemaal door de IT-afdeling kunnen worden afgedekt. En het is nog maar de vraag of iedereen wel het juiste device voor de eigen rol kiest. Dat argument wordt in de praktijk nog weleens onderschat. Want het draait natuurlijk allemaal om productiviteit.

Naar mijn idee zouden organisaties het beste voor CYOD kunnen kiezen. Dat vraagt weliswaar om enige investering, maar die weegt niet op tegen de voordelen. Laat je de keuze voor een device over aan jouw medewerkers, met het risico van wildgroei in devices en systemen? Kies je voor standaardisatie, waarbij de IT-afdeling alles bepaalt? Of kies je voor de middenweg (goed plan) en maak je het voor beide partijen aantrekkelijk. De laatste mogelijkheid ligt wat mij betreft het meest voor de hand.

Welke optie het ook wordt, het is belangrijk om die te baseren op een grondige analyse van de activiteiten in jouw organisatie. Inventariseer ook de wensen van jouw medewerkers en die van jouw IT-afdeling om tot een weloverwogen oordeel te komen. Daar helpen wij trouwens graag bij. Dan kunnen we meteen aangeven hoe we de verschillende werkplekken op elke locatie en op elk device optimaal kunnen inrichten. Dan kan iedereen altijd en overal – overdag, ’s avonds en ’s nachts – bij de applicaties en gegevens die nodig zijn om productief te werken. We geven je met evenveel plezier advies over welke devices je op welke manier het best kunt inzetten. Maar het begint allemaal bij jou en jouw visie op flexibel werken. Die zet je om in een doordacht BYOD-, CYOD- of COPE-beleid. Dan heb je er van jouw kant in elk geval alles aan gedaan om de productiviteit in jouw organisatie met flexibel werken een geweldige boost te geven.