Waar het precies door komt? Geen idee. Maar als ik iemand vraag hoe het gaat, krijg ik heel vaak ‘goed hoor’ als antwoord. Dat wordt vrijwel altijd gevolgd door: ‘maar wel druk, druk, druk’. Ik heb dan regelmatig de neiging om te vragen hoe dat komt. Wanneer er genoeg tijd is – tenslotte zijn we allemaal druk, druk, druk – vraag ik dat ook echt. Uit de verschillende reacties komt steevast naar voren dat mensen graag productiever willen zijn. Alleen wordt dat weleens verward met efficiënter of effectiever werken. Efficiëntie, effectiviteit en productiviteit hebben dan ook van alles met elkaar te maken. Tegelijk worden die drie begrippen voortdurend door elkaar gehaald. Toch zijn er duidelijke verschillen en ik wil graag een poging wagen om die in de juiste context te plaatsen. Wie weet kun je er je voordeel mee doen.
Efficiëntie = doelmatig
Laat ik met efficiëntie beginnen. We vinden onszelf al snel efficiënt wanneer we een taak binnen de daarvoor gestelde tijd hebben afgerond. Dat geeft ons het gevoel dat we productief bezig zijn geweest. Maar is dat ook werkelijk zo? Nee dus. Efficiëntie zegt hooguit iets over de hoeveelheid middelen die je gebruikt om iets te doen. Dat kan inderdaad gaan over de tijd die je aan een klus besteedt. Het kan ook betrekking hebben op de hoeveelheid grondstoffen die je gebruikt om een product te maken. Of het zegt iets over de mate waarin je je aan een budget hebt gehouden. Een proces is efficiënt als het binnen de daarvoor vastgestelde normen plaatsvindt. Hoe minder middelen je verspilt, hoe efficiënter het proces is. Het zegt alleen nog niets over de effectiviteit – of doeltreffendheid – van datzelfde proces. Je koopt verf met korting in de bouwmarkt, schildert je woonkamer in één uur en houdt verf over. Briljant! Maar hoe ziet het eruit? Is jouw partner tevreden met het resultaat? Daar zegt efficiëntie niets over. Effectiviteit wel.
Effectiviteit = doeltreffend
Effectiviteit zegt namelijk iets over de realisatie van je doelstelling. Als die is om je woonkamer een nieuwe frisse kleur te geven, kun je dat zelf doen of een professionele schilder inhuren. De kosten spelen dan een ondergeschikte rol, net als de tijd of inspanning die nodig is om het resultaat te bereiken. Is jouw doel om je partner blij te maken met een frisse woonkamer? Dan regel je dat gewoon. Je staat zelf een dag te sauzen en drie lagen dik de duurste verf te smeren of je laat de vakman z’n gang gaan en een rekening indienen, dat maakt niet uit. Je partner is blij, je doel is bereikt. Over de rest hoeven we het niet te hebben. Effectief? Zeker! Maar efficiënt? Dat is nog maar de vraag.
Nog meer gedoe(l)
Om het nog ingewikkelder te maken, wil ik het ook nog even hebben over doelgerichtheid en doelbewustheid als extra elementen van effectiviteit. Daarbij is doelgerichtheid de mate waarin iemand (of een organisatie) zich kan richten op het behalen van een doel. Elimineer zoveel mogelijk afleidende factoren en je wordt vanzelf steeds doelgerichter.
'Geef me 10 minuten van je tijd en ik vertel je hoe je iets aan ‘druk, druk, druk’ kunt doen.'
Daarnaast heb je doelbewustheid, de mate waarin iemand (of een organisatie) daadwerkelijk weet wat het doel is. Hoe nauwkeuriger je dat omschrijft, hoe hoger het doelbewustzijn is. Beide begrippen dragen bij aan verhoogde effectiviteit, maar hebben geen invloed op de efficiëntie. Doelstelling: blije partner. Doelbewust: woonkamer schilderen. Doelgericht: muren vrij maken. Doelmatig? Dat hangt van de inzet van de middelen af.
Samenhang = productiviteit
Wanneer je de effectiviteit optimaal bewaakt, ben je al een heel eind op weg. Als je dan ook nog je tijd doelmatig indeelt, de kosten in de gaten houdt en op grondstoffen (of verbruiksmiddelen) bespaart, ben je productief. Het één kan niet zonder het ander. Alleen efficiënt werken is niet genoeg. Je redt het ook niet als je alleen het resultaat vooropstelt. Het gaat juist om de samenhang tussen efficiëntie en effectiviteit. Daar moet je de optimale balans in vinden om je productiviteit te verhogen. Gelukkig zijn er hulpmiddelen die je daarbij ondersteunen en omdat ik nu eenmaal bij een innovatieve IT-organisatie werk, moet ik toch echt GO noemen.
Klik op de link en je snapt meteen hoe onze zelfontwikkelde productiviteitsoplossing ook jou kan helpen om meer resultaat uit minder inspanningen te halen. Druk, druk, druk? Geef me 10 minuten van je tijd en ik vertel je hoe je daar iets aan kunt doen. Ben je daar eigenlijk wel benieuwd naar? Je weet me te vinden.
