Waarschijnlijk maak jij er ook dankbaar gebruik van: de zoekfunctie in SharePoint. Heb je misschien een slecht geheugen? Of ben je stiekem gewoon te lui om door je mappen heen te struinen? Evengoed is zo’n zoekfunctie best wel handig. Daarbij is die de laatste jaren sterk verbeterd. Zo is het veel makkelijker geworden om informatie vanuit SharePoint terug te vinden. Het zoeken in SharePoint kost nu veel minder tijd. Maar betekent dit meteen dat je niet meer na hoeft te denken over de opslagstructuur? Dat is dan weer net even te kort door de bocht.
#1. Zoeken in SharePoint
Als eerste even iets over die verbeterde zoekfunctie in SharePoint. Als je nu een tikfout in een zoekwoord maakt, geeft de zoekfunctie automatisch suggesties voor de juiste terminologie. Vervolgens doorzoekt SharePoint aan de hand van de ingevoerde termen niet alleen de titels van je bestanden. De zoekfunctie strekt zich ook uit tot de inhoud van al je documenten. Daardoor vind je vaak heel snel de informatie die je nodig hebt. Maar dat is nog niet alles. Je kunt in SharePoint ook de filterfunctie handig gebruiken. Zo kun je filteren op bepaalde bestandstypen of op de naam van de auteur. Op deze manier kun je in SharePoint nóg slimmer zoeken naar bepaalde bestanden.
#2. Fileserver structuur
Ondanks de uitgebreide zoekfunctie ervaren veel mensen SharePoint als een platform waar informatie moeilijk terug te vinden is. Zo las ik ergens: ‘Als ik er zeker van wil zijn dat niemand leest wat ik gemaakt heb, zet ik het wel op het intranet.’ Vrij vertaald: wanneer je iets op SharePoint zet, is het knap lastig om dat daarna terug te vinden.
Vaak komt dat door de structuur van SharePoint. Wanneer organisaties overstappen naar de cloud, kopiëren ze regelmatig de volledige fileserver-omgeving naar SharePoint. Dat zorgt er jammer genoeg voor dat slecht vindbare informatie slecht vindbaar blijft. En het zoeken in SharePoint verloopt dan ook erg moeizaam. Nu hoor ik je denken: ‘Dat is toch gemakkelijk opgelost met die fantastische zoekfunctie?’. Nee dus. Niet alles.
#3. Termen kennen
Als het om vindbaarheid van informatie gaat, los je met de zoekfunctie in SharePoint helaas niet alle problemen op. Wanneer je de complete structuur van je fileserver kopieert naar SharePoint, loop je tegen een stevige technische uitdaging op. Er is namelijk sprake van een URL-limiet. Daardoor kun je in SharePoint maar een beperkt aantal lagen in de mappenstructuur aanbrengen. Dat maakt het zoeken in SharePoint een stuk lastiger. Een uitstekende reden om je fileserver bij de overstap naar SharePoint eens flink onder handen te nemen en kritisch op te schonen.
‘Een uitstekende reden om je fileserver eens flink onder handen te nemen’
Je krijgt ook nog met een andere uitdaging te maken. Alle medewerkers moeten de juiste termen kennen bij het zoeken naar bestanden. Je gaat echt geen nieuwe informatie vinden wanneer je alleen bekende zoektermen gebruikt. Zeker voor nieuwe medewerkers kan het knap lastig zijn om door ettelijke lagen mappenstructuur te ploeteren om bruikbare informatie te vinden. Zo zie je maar: de zoekfunctie van SharePoint is uiterst handig, maar toch net niet de heilige graal.
Hoe fijn zou het zijn om de zoekfunctie helemaal niet te hoeven gebruiken? Wanneer je SharePoint zo gestructureerd hebt ingericht dat je precies weet waar je welke informatie kunt vinden, heb je die zoekfunctie helemaal niet nodig. Wil je daar meer over weten? Neem dan vooral contact met me op.
