Toen Microsoft in 2001 SharePoint lanceerde, werd het platform vooral ingezet voor het opslaan en beheer van documenten. In de beginjaren ging het werken met SharePoint vaak nog erg stroef. Documenten waren lastig terug te vinden en de matige uploadsnelheid maakte het ook niet veel beter. Intussen heeft Microsoft echter flinke stappen gezet. In 2021 heeft Gartner SharePoint intranet opnieuw benoemd tot leider in het Magic Quadrant voor Content Service Platforms. Dat deed Gartner niet zonder reden: SharePoint intranet biedt veel aantrekkelijke voordelen. Ik leg je daarom graag uit wat SharePoint intranet inhoudt en hoe jij SharePoint in jouw organisatie kunt inzetten.
Waarom SharePoint?
Onze klanten vragen geregeld waarom ze voor SharePoint zouden moeten kiezen. Een van de grote voordelen die ik dan direct noem, is dat je met SharePoint al jouw medewerkers eenvoudig toegang kunt geven tot voor hen relevante bedrijfsinformatie. SharePoint geeft je de mogelijkheid om informatie per afdeling of per project te bundelen en jouw medewerkers op basis van een rechtenstructuur toegang te geven tot deze informatie. Die is ook nog eens altijd en overal én veilig toegankelijk via de cloud. In de praktijk kun je elk apparaat met een veilige internetverbinding gebruiken om toegang te krijgen tot SharePoint.
SharePoint intranet zorgt er ook voor dat de onderlinge samenwerking en betrokkenheid van medewerkers wordt verbeterd. Dankzij SharePoint is het namelijk zo simpel als wat om met meerdere (project)collega’s samen aan documenten te werken. Je kunt zelfs live samen met jouw collega’s aan hetzelfde document werken en de wijzigingen onder je ogen zien plaatsvinden.
Een derde voordeel van SharePoint is dat de verschillende versies van een document eenvoudig te beheren zijn, waarbij je oudere versies gemakkelijk kunt herstellen. Bovendien kun je SharePoint gebruiken om nieuwsberichten voor de gehele organisatie te publiceren. Daardoor blijven jouw medewerkers moeiteloos op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen de organisatie.
Klassiek vs modern SharePoint
Flinke pluspunten dus, voor SharePoint intranet. Maar SharePoint heeft niet altijd zo optimaal gepresteerd. Er is namelijk een groot verschil tussen de klassieke en de moderne SharePoint-omgeving. Het klassieke SharePoint werd in het verleden geregeld ingezet als statisch intranet. Veel organisaties gebruikten SharePoint bij projecten als opslag voor documenten. Destijds was SharePoint ook verre van gebruiksvriendelijk. Veel medewerkers ervoeren SharePoint intranet als ingewikkeld, lelijk en traag. Het publiceren van nieuwsberichten ging bijvoorbeeld erg omslachtig. Het terugvinden van documenten was eveneens een stevig avontuur en foto’s of video’s snel uploaden was ook al geen optie. Je had gewoon veel kennis en geduld nodig om er wat moois van te maken. Daarom roept SharePoint bij vroege(re) gebruikers weinig warme herinneringen op.
SharePoint Online
Microsoft heeft sinds de eerste introductie van SharePoint echter behoorlijk aan de weg getimmerd. In de jaren daarna werden de nodige verbeteringen doorgevoerd. In 2013 bracht Microsoft Office 365 op de markt en werd SharePoint Online gelanceerd, dat in eerste instantie nog wel wat opstartproblemen kende. Sommige functionaliteiten waren beperkt en werkten niet altijd naar behoren. Inmiddels heeft Microsoft SharePoint echter sterk verbeterd. SharePoint heeft de kinderjaren achter zich gelaten en is uitgegroeid tot een volwassen platform dat organisaties perfect kunnen inzetten om de onderlinge samenwerking en communicatie een flinke boost te geven.
Mogelijkheden SharePoint intranet
Heb je zelf in het verleden met de klassieke versie van SharePoint gewerkt? Dan weet je vast nog dat je heel veel zaken nauwkeurig kon vormgeven. Zo kon je exact de kleuren en lettertypes kiezen die bij de huisstijl van jouw organisatie pasten. Het nadeel ervan was alleen dat dergelijke klussen zeeën van tijd (en dus geld) kostten. Nu heb je in de moderne versie van SharePoint op het eerste gezicht wat minder mogelijkheden, maar het grote voordeel is dat je de stijl en vormgeving vliegensvlug kunt instellen. Daarmee bespaar je gegarandeerd veel tijd. En SharePoint is eenvoudig schaalbaar, waardoor het beeld zich automatisch aanpast aan je pc, laptop, tablet of smartphone.
Laten we eens kijken naar de mogelijkheden die het moderne SharePoint intranet biedt. Standaard kun je een behoorlijk aantal onderdelen binnen SharePoint gemakkelijk aanpassen. Denk dan aan:
Topheaderbalk kleur en logo
Navigatiemogelijkheden
Thema lay-out per site
Secties en kolommen met achtergrondkleur
Footer met kleur en een logo
Deze instellingen kun je aanpassen op het hoogste niveau; als Office 365 Administrator of als sitebeheerder van sites. Maar dat is nog niet alles. Met maatwerk is het ook mogelijk om SharePoint intranet op de huisstijl van jouw organisatie af te stemmen. Daarmee zorg je ervoor dat het uiterlijk er vertrouwd uitziet.
Gebruikersgemak editors
Ook wat betreft het bouwen en bewerken is het moderne SharePoint intranet stukken verbeterd. Dat komt onder meer door de manier waarop je pagina’s kunt inrichten. Zo is het in de moderne versie kinderspel geworden om pagina’s aan te passen. Met de uitgebreide gereedschapskist van webonderdelen kun je inhoudsblokken gemakkelijk toevoegen, verschuiven en verwijderen. Voor het vullen van de SharePoint intranetsites heb je niet echt veel technische kennis nodig.
Wat webonderdelen betreft, biedt SharePoint intranet de volgende mogelijkheden:
Tekstvelden met uitgebreide functionaliteiten
Afbeeldingen, afbeeldingengalerijen en video’s
Groepsagenda’s, gebeurtenissen en Planner
Lijstweergaven, bestandsviewers en documentbibliotheken
Kaartweergaven, weerberichten en wereldklok
Buttons met links en snelkoppelingen
Formulieren vanuit Microsoft Forms
Visitekaartjes van medewerkers
Dashboards met statistieken vanuit PowerBI
SharePoint biedt dus een heleboel webonderdelen waarmee je het intranet van jouw organisatie kunt vullen. Ook kun je kiezen uit drie verschillende soorten sites: onderwerp, showcase en blanco. Bij de laatste twee sitetypes helpt Microsoft je een handje en kun je een template gebruiken om tijd te besparen terwijl SharePoint intranet er tegelijk visueel aantrekkelijk uitziet.
Standaard of maatwerk?
Wanneer je andere zaken binnen SharePoint geïntegreerd wilt hebben, komt er maatwerk aan te pas. Maar het aanmaken van een intranet met SharePoint is dus echt veel eenvoudiger geworden. Wil je het oude intranet vervangen door SharePoint intranet? Met de basisfunctionaliteiten van SharePoint kom je dan al een behoorlijk eind. Bovendien is SharePoint eenvoudig te gebruiken en kunnen medewerkers snel met SharePoint overweg.
Wil je profiteren van uitgebreidere mogelijkheden binnen Office 365? Heb je bijvoorbeeld behoefte aan een documentenbibliotheek in SharePoint die automatisch wordt gekoppeld aan een Teams-kanaal? Of wil je graag het onboardingsproces geautomatiseerd via SharePoint laten verlopen? Dan kun je kiezen voor een op maat gemaakte oplossing die bijvoorbeeld met Power Automate kan worden gebouwd.
SharePoint implementeren
SharePoint kent nog veel meer mogelijkheden die je als organisatie slim kunt inzetten. Ik hoop in elk geval dat ik je enthousiast heb kunnen maken voor SharePoint intranet. En omdat je nu een beetje weet hoe het nieuwe SharePoint werkt, vraag je je misschien wel af of SharePoint ook voor jouw organisatie geschikt is. Dat hangt natuurlijk af van de communicatiedoelstellingen van jouw organisatie en de wensen en behoeften van jouw medewerkers. Over het algemeen is de overstap naar SharePoint intranet echter een goede keuze, wanneer jouw organisatie:
op dit moment al gekozen heeft voor Office 365;
nu nog gebruik maakt van het klassieke SharePoint;
het intranet wil inrichten als start van de digitale werkplek;
behoefte heeft aan nieuwspublicaties en meer productiviteit.
Steeds vaker besluiten organisaties om (een deel van) hun IT-omgeving met behulp van Microsoft Office 365 te migreren naar de cloud. SharePoint Online bevat veel toepassingen waarmee je dat uitstekend kunt doen. Toch zul je daarvoor nog wel de nodige stappen moeten zetten. Heb je daar hulp bij nodig? Dan staan we met plezier voor je klaar.
