Teams kent een heleboel sneltoetskoppelingen die je helpen om de werkdag productiever door te komen. Zo kun je Windowstoets + Shift + O gebruiken om een inkomende uitnodiging te accepteren en Windowstoets + esc om deze te weigeren. Om je audio te dempen, gebruik je Windowstoets + F4; om je camera uit te schakelen gebruik je Windowstoets + F5.

Wanneer je in gesprek bent, kun je het gesprek met Ctrl +Shift + H in de wacht zetten en je kunt het gesprek stoppen met Alt + Q. Als je een scherm deelt, druk je op Ctrl + Alt + S om het delen te beëindigen. En nog een handige combinatie: wanneer iemand anders de controle over je scherm heeft overgenomen, druk je op Ctrl + Alt + spatiebalk om de controle terug te krijgen.

Herken je dat? Je hebt een vergadering achter de rug, maar je hebt geen flauw idee meer wat er eigenlijk allemaal is gezegd. Om de actiepunten en andere belangrijke informatie goed te onthouden, kun je in Teams gemakkelijk vergaderingen opnemen. Alle gespreksactiviteiten, zoals audio, video en het delen van een scherm worden vastgelegd. Om de opname te starten, druk je op de drie puntjes, en start je de opname. Iedereen in de vergadering krijgt te zien dat de vergadering wordt opgenomen en er verschijnt een rode cirkel aan de bovenkant van het gesprek. Wanneer de vergadering is afgelopen, wordt de opname automatisch opgeslagen als MP4-bestand.

Wil je een online vergadering met je collega’s inplannen? Wanneer je in Teams op de verticale balk links op de knop Agenda drukt, zie je jouw agenda verschijnen. Druk vervolgens op Nieuwe vergadering om een vergadering in te plannen en voeg een datum en tijd toe. Je kunt ook de planningsassistent in Teams gebruiken, waardoor het een fluitje van een cent wordt om een vergadering in te plannen.

Wil je bestanden alleen delen met bepaalde personen uit je team? Zorg er dan voor dat je een privékanaal aanmaakt. Wanneer je een nieuw kanaal aanmaakt, kun je instellen of je volledige team toegang krijgt tot het kanaal, of alleen specifieke personen. Zo kun je zaken met bepaalde collega’s bespreken, die nog even niet gedeeld hoeven te worden met de rest van het team. Alleen iemand die toegevoegd is aan een privékanaal kan het privékanaal zien. Wanneer je geen lid bent van zo’n privékanaal, is het betreffende kanaal voor jou dus niet zichtbaar. Teameigenaren kunnen wel inzien welke kanalen er aangemaakt zijn, ook wanneer ze hier geen toegang tot hebben.

Wil je graag een hele groep personen taggen in een bericht? Gebruik hiervoor de tagfunctie in Teams. Dit doe je door een @ te typen, gevolgd door de naam van het kanaal of van het team. Wanneer je meerdere personen wilt taggen, hoef je dit dus niet afzonderlijk te doen. Zo kun je in Teams gemakkelijk tags maken waar verschillende personen onder vallen. Wanneer je hier rechten voor hebt, kun je per team verschillende tags toevoegen. Ga hiervoor naar een team en druk met je rechtermuisknop op de drie puntjes. Hier kun je je tags beheren en nieuwe tags aanmaken.

Heb je wat behoefte aan privacy en hoeven je collega’s niet te zien hoe jij je hele huis hebt ingericht? In Teams heb je een handige functie waarmee je jouw achtergrond kunt vervagen. Wanneer je in een videogesprek zit, druk je op de drie puntjes onder in de grijze balk, en zie je een stevig aantal opties verschijnen. Druk vervolgens op de knop Mijn achtergrond vervagen, en je ziet het meteen gebeuren. Handig toch? Ook kun je kiezen uit verschillende achtergronden van Microsoft en je kunt zelfs nog je eigen achtergrond toevoegen.

Wil je tijdens een online vergadering een presentatie houden voor je collega’s? In Teams is het een fluitje van een cent om een PowerPointpresentatie live aan je collega’s te laten zien. Wanneer je bezig bent met een videomeeting, druk je onder in de grijze balk op het icoontje met het vierkantje en het pijltje naar boven. Wanneer je hierop drukt, kun je kiezen welk scherm je wilt delen met je collega’s. Wanneer je een scherm hebt gekozen, zien de collega’s in het videogesprek jouw scherm direct in beeld verschijnen. Maar let op: wil je een video met geluid in je presentatie laten zien? Zorg er dan voor dat je jouw systeemaudio ook deelt tijdens de presentatie. Dat doe je door tijdens het kiezen van een bepaald scherm een vinkje te zetten bij Systeemaudio, en daarna het venster te kiezen dat je wilt delen.

Werk je regelmatig aan bestanden die ook handig zijn voor je collega’s? Teams heeft een gedeelde omgeving waarin je samen met je collega’s in een team aan bestanden kunt samenwerken. Ga hiervoor naar Bestanden en druk op Nieuw om een nieuw bestand te maken of op Uploaden om een bestaand bestand te uploaden. Op deze manier worden bestanden met het gehele team gedeeld en worden de wijzigingen van iedereen weergegeven zodra ze zijn gemaakt.

Wil je graag op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen het team (of de teams) waar jij deel van uitmaakt? Met meldingen blijf je goed op de hoogte van wat er allemaal gebeurt. Je kunt gemakkelijk kiezen of je meldingen wilt ontvangen; zo ja, hoe je ze ontvangt en zelfs wannéér je ze binnenkrijgt. Selecteer daarvoor je foto rechtsboven en druk op Instellingen > Meldingen. Hier kun je precies instellen welke meldingen je wilt ontvangen.

Wil je graag gemakkelijker en sneller toegang krijgen tot je apps? In Teams kun je een vlottere toegang creëren met aangepaste tabbladen. Klik hiervoor op het menu bovenaan in je chat of kanaal om meer tabbladen toe te voegen. Die worden direct zichtbaar voor al je collega’s. Zo kun je teamleden gemakkelijk toegang geven tot bestanden, tools en websites die ze elke dag gebruiken.

Wil je graag een bericht laten opvallen? In Teams kun je dit gemakkelijk doen door personen te taggen. Typ hiervoor een bericht in een chat- of kanaalgesprek en typ daarna een @ gevolgd door de naam of het e-mailadres van de persoon. Op die manier ontvangt de betreffende persoon in zijn/haar activiteitenoverzicht een melding over het bericht.

Heb je in OneDrive een bestand staan dat je wilt delen met je team? Ga hiervoor naar Teams, en druk op Bestanden. Hier zie je zowel jouw opslag in Teams als jouw cloudopslag van OneDrive. Ga op het document staan dat je wilt delen, en druk met je rechtermuisknop op Verplaatsen. Vervolgens kun je bladeren door verschillende teams en kanalen.