haal alles uit je
thuiswerkdag met
Microsoft Teams

Samenwerken en communiceren met collega’s, maar dan thuis

Het coronavirus is wereldwijd verspreid. De gevolgen zijn zowel sociaal als economisch pijnlijk merkbaar. Bedrijven wordt aangeraden om medewerkers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Dat vraagt natuurlijk nogal wat van organisaties. Want hoe kun je nou productief vanuit huis met je collega’s communiceren en samenwerken? Microsoft Teams biedt daarvoor een veilige oplossing. En het mooie is dat je Teams nu helemaal gratis kunt krijgen.

haal alles uit je
thuiswerkdag met
Microsoft Teams

Samenwerken en communiceren met collega’s, maar dan thuis

Het coronavirus is wereldwijd verspreid. De gevolgen zijn zowel sociaal als economisch pijnlijk merkbaar. Bedrijven wordt aangeraden om medewerkers zoveel mogelijk thuis te laten werken. Dat vraagt natuurlijk nogal wat van organisaties. Want hoe kun je nou productief vanuit huis met je collega’s communiceren en samenwerken? Microsoft Teams biedt daarvoor een veilige oplossing. En het mooie is dat je Teams nu helemaal gratis kunt krijgen.

Thuis je eigen kantoor

Microsoft Teams biedt gebruikers de mogelijkheid om vanuit huis gemakkelijk aan de slag te gaan. Teams zorgt ervoor dat je op afstand eenvoudig met collega’s kunt samenwerken en communiceren. Chatten, vergaderen, bestanden delen, noem maar op.

Virtueel vergaderen

Wil je thuis een zakelijke bijeenkomst bijwonen? In Teams kun je eenvoudig een virtuele vergadering met collega’s starten. Zo kun je in no time onderling zaken bespreken, overeenstemming bereiken met je team en knopen doorhakken. Met Teams kun je dus uiterst efficiënt vergaderen en je bespaart ook nog eens een hoop reistijd.

Online presenteren

Met Teams wordt presenteren een fluitje van een cent. In Teams kun je namelijk heel eenvoudig je eigen beeldscherm delen met je collega’s. Dat geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een presentatie te ondersteunen met PowerPoint. Eigenlijk doe je het net zoals je op kantoor gewend bent. Handig toch?

Online presenteren

Met Teams wordt presenteren een fluitje van een cent. In Teams kun je namelijk heel eenvoudig je eigen beeldscherm delen met je collega’s. Dat geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een presentatie te ondersteunen met PowerPoint. Eigenlijk doe je het net zoals je op kantoor gewend bent. Handig toch?

Online koffiezetapparaat

Wanneer je thuis werkt, heb je geen collega’s om je heen waarmee je direct kunt communiceren. Om toch een praatje met elkaar te kunnen maken, heeft Teams de chatfunctie in het leven geroepen. Hiermee kun je gemakkelijk in contact komen met collega’s uit je hele organisatie. Dat maakt het thuiswerken absoluut een stuk prettiger.

Online documentenopslag

Met Teams komt er ook een einde aan het eindeloos heen en weer mailen van documenten. Per team kun je meerdere kanalen aanmaken. Elk kanaal is gewijd aan een bepaald onderwerp, project of afdeling, waaronder je jouw bestanden kunt opslaan. Daarmee wordt het ‘appeltje eitje’ om je documenten te delen en te verspreiden onder je collega’s.

Online documentenopslag

Met Teams komt er ook een einde aan het eindeloos heen en weer mailen van documenten. Teams is onderverdeeld in verschillende kanalen. Elk kanaal is gewijd aan een bepaald onderwerp, project of afdeling, waaronder je jouw bestanden kunt opslaan. Daarmee wordt het ‘appeltje eitje’ om je documenten te delen en te verspreiden onder je collega’s.

Online dag- of weekstart

Ben je gewend om aan het begin van de werkdag je werkzaamheden door te nemen met je collega’s? Geen zorgen. Met Teams kun je jouw dag heel simpel starten met een online video conference. Zo kun je je collega’s goed op de hoogte houden van wat jij doet en weet jij ook meteen waar je collega’s zich mee bezig houden.

Eerste Hulp Bij Thuiswerken

Wanneer je van de ene op de andere dag overstapt naar Teams, kan dat voor jouw medewerkers soms best lastig zijn. Daarom is het wel handig dat je ze van tevoren uitlegt waarom je overstapt, hoe Teams werkt en wat je er nou eigenlijk allemaal mee kunt. Ook de toepassingen van Teams moeten voor jouw medewerkers glashelder zijn. Heb je moeite met functionaliteiten in Teams? Neem dan gerust contact met ons op. Om je alvast een beetje op weg te helpen, hebben we hieronder enkele tips en tricks op een rijtje gezet.

Kalender aan team toevoegen
Teams

Kalender aan team toevoegen

Wil je samen met jouw team alle evenementen in één kalender terug kunnen vinden? Dat krijg je voor elkaar door een kanaalkalender toe te voegen waarmee alle evenementen op één plek te vinden zijn. Ga in de Teams-omgeving naar het kanaal waar je de agenda wilt plaatsen, en druk op de + bovenin het scherm. Kies voor Kanaalagenda en druk vervolgens op Toevoegen. Geef het tabblad van de agenda vervolgens en naam, druk nogmaals op Toevoegen, en de kalender is aangemaakt!

 

Kahoot toevoegen
Teams

Kahoot toevoegen

Wil je de kennis van jouw collega’s testen of ontdekken hoe goed ze hebben geluisterd? Door middel van een Kahoot-quiz in Microsoft Teams kom je daar op een leuke manier achter! Ga in de Teams-omgeving naar Meer toegevoegde apps, zoek Kahoot met behulp van de zoekbalk en klik vervolgens op Toevoegen aan een team. Zoek het team of kanaal waarin je de quiz wilt hebben en Log in met jouw Kahoot-account. Klik als laatste stap op Save. Kahoot is nu gekoppeld aan jouw team. Vragen maar!

 

Nieuw bestand toevoegen
Teams

Nieuw bestand toevoegen

Samen met meerdere personen aan één bestand werken? Via Teams kunnen jij en jouw collega’s samenwerken aan één versie van een document. Ga in de Microsoft Teams-omgeving naar Teams en kies het team waarmee je het document wilt gaan gebruiken. Klik op Bestanden en kies Nieuw, kies daarna de gewenste applicatie en je kunt met jouw team in hetzelfde document aan de slag.

 

Teams

Kalender aan team toevoegen

Wil je samen met jouw team alle evenementen in één kalender terug kunnen vinden? Dat krijg je voor elkaar door een kanaalkalender toe te voegen waarmee alle evenementen op één plek te vinden zijn. Ga in de Teams-omgeving naar het kanaal waar je de agenda wilt plaatsen, en druk op de + bovenin het scherm. Kies voor Kanaalagenda en druk vervolgens op Toevoegen. Geef het tabblad van de agenda vervolgens en naam, druk nogmaals op Toevoegen, en de kalender is aangemaakt!

 

Teams

Kahoot toevoegen

Wil je de kennis van jouw collega’s testen of ontdekken hoe goed ze hebben geluisterd? Door middel van een Kahoot-quiz in Microsoft Teams kom je daar op een leuke manier achter! Ga in de Teams-omgeving naar Meer toegevoegde apps, zoek Kahoot met behulp van de zoekbalk en klik vervolgens op Toevoegen aan een team. Zoek het team of kanaal waarin je de quiz wilt hebben en Log in met jouw Kahoot-account. Klik als laatste stap op Save. Kahoot is nu gekoppeld aan jouw team. Vragen maar!

 

Teams

Nieuw bestand toevoegen

Samen met meerdere personen aan één bestand werken? Via Teams kunnen jij en jouw collega’s samenwerken aan één versie van een document. Ga in de Microsoft Teams-omgeving naar Teams en kies het team waarmee je het document wilt gaan gebruiken. Klik op Bestanden en kies Nieuw, kies daarna de gewenste applicatie en je kunt met jouw team in hetzelfde document aan de slag.

 

Modus samen
Teams

Modus samen

Wil je jouw Teams-vergadering een stuk leuker maken en het gevoel hebben alsof je toch een beetje samen bent? Microsoft Teams heeft de ‘samen modus’ gemaakt, waardoor je een virtuele ruimte kunt delen wanneer je met 5 of meer mensen in een vergadering zit. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Kies hier voor de functie Modus samen. Kies een ruimte die jij passend vindt en de vergadering is gelijk een stuk leuker!

 

Vergadering beëindigen
Teams

Vergadering beëindigen

Wil je niet alleen zelf een Teams-vergadering verlaten, maar deze tegelijk voor iedereen beëindigen? Klik op het pijltje naast ‘Verlaten’ en kies voor Vergadering beëindigen om de vergadering in een keer te stoppen. Zo weet je zeker dat iedereen de vergadering heeft verlaten.

 

Door presentatie bladeren
Teams

Door presentatie bladeren

Ben je jouw presentatie aan het delen, maar wil je niet dat de deelnemers aan de vergadering door de presentatie kunnen navigeren? Klik dan naast ‘Presentatie stoppen’ op het Oog-icoontje om te voorkomen dat deelnemers dat zelf gaan doen. Dan worden ze ook niet afgeleid van jouw verhaal.

 

Teams

Modus samen

Wil je jouw Teams-vergadering een stuk leuker maken en het gevoel hebben alsof je toch een beetje samen bent? Microsoft Teams heeft de ‘samen modus’ gemaakt, waardoor je een virtuele ruimte kunt delen wanneer je met 5 of meer mensen in een vergadering zit. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Kies hier voor de functie Modus samen. Kies een ruimte die jij passend vindt en de vergadering is gelijk een stuk leuker!

 

Teams

Vergadering beëindigen

Wil je niet alleen zelf een Teams-vergadering verlaten, maar deze tegelijk voor iedereen beëindigen? Klik op het pijltje naast ‘Verlaten’ en kies voor Vergadering beëindigen om de vergadering in een keer te stoppen. Zo weet je zeker dat iedereen de vergadering heeft verlaten.

 

Teams

Door presentatie bladeren

Ben je jouw presentatie aan het delen, maar wil je niet dat de deelnemers aan de vergadering door de presentatie kunnen navigeren? Klik dan naast ‘Presentatie stoppen’ op het Oog-icoontje om te voorkomen dat deelnemers dat zelf gaan doen. Dan worden ze ook niet afgeleid van jouw verhaal.

 

Nieuwe achtergrond toevoegen
Teams

Nieuwe achtergrond toevoegen

Wil je jouw eigen achtergrond kunnen kiezen tijdens een Microsoft Teams-vergadering, ongeacht waar je bent? Voeg een afbeelding of wallpaper naar keus toe aan jouw bibliotheek. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Als je in dit venster kiest voor Achtergrondeffecten toepassen kun je bij + Nieuwe toevoegen een achtergrond vanuit jouw eigen afbeeldingen kiezen. Zo kun je ondanks dat je thuiswerkt toch het gevoel hebben dat je op een bruisend kantoor zit net als ‘vroeger’.

 

Beeldscherm delen
Teams

Beeldscherm delen

Wil je tijdens een online vergadering een presentatie houden voor je collega’s? In Teams is het een fluitje van een cent om een PowerPointpresentatie live aan je collega’s te laten zien. Wanneer je bezig bent met een videomeeting, druk je rechtsbovenin op het icoontje met het vierkantje en het pijltje naar boven. Wanneer je hierop drukt, kun je kiezen welk scherm je wilt delen met je collega’s. Wanneer je een scherm hebt gekozen, zien de collega’s in het videogesprek jouw scherm direct in beeld verschijnen. Maar let op: wil je een video met geluid in je presentatie laten zien? Zorg er dan voor dat je jouw systeemaudio ook deelt tijdens de presentatie. Dat doe je door tijdens het kiezen van een bepaald scherm een vinkje te zetten bij Systeemaudio, en daarna het venster te kiezen dat je wilt delen.

 

Live reacties
Teams

Live reacties

Heeft iemand in jouw Teams-vergadering wel een applausje verdiend of wil je gewoon laten zien hoe goed je de vergadering vond gaan? Door op het blije mannetje met de hand omhoog te gaan staan kun je met een Duim, Hartje, Applaus of Lachebekje laten weten wat je ervan vond!

 

Teams

Nieuwe achtergrond toevoegen

Wil je jouw eigen achtergrond kunnen kiezen tijdens een Microsoft Teams-vergadering, ongeacht waar je bent? Voeg een afbeelding of wallpaper naar keus toe aan jouw bibliotheek. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Als je in dit venster kiest voor Achtergrondeffecten toepassen kun je bij + Nieuwe toevoegen een achtergrond vanuit jouw eigen afbeeldingen kiezen. Zo kun je ondanks dat je thuiswerkt toch het gevoel hebben dat je op een bruisend kantoor zit net als ‘vroeger’.

 

Teams

Beeldscherm delen

Wil je tijdens een online vergadering een presentatie houden voor je collega’s? In Teams is het een fluitje van een cent om een PowerPointpresentatie live aan je collega’s te laten zien. Wanneer je bezig bent met een videomeeting, druk je rechtsbovenin op het icoontje met het vierkantje en het pijltje naar boven. Wanneer je hierop drukt, kun je kiezen welk scherm je wilt delen met je collega’s. Wanneer je een scherm hebt gekozen, zien de collega’s in het videogesprek jouw scherm direct in beeld verschijnen. Maar let op: wil je een video met geluid in je presentatie laten zien? Zorg er dan voor dat je jouw systeemaudio ook deelt tijdens de presentatie. Dat doe je door tijdens het kiezen van een bepaald scherm een vinkje te zetten bij Systeemaudio, en daarna het venster te kiezen dat je wilt delen.

 

Teams

Live reacties

Heeft iemand in jouw Teams-vergadering wel een applausje verdiend of wil je gewoon laten zien hoe goed je de vergadering vond gaan? Door op het blije mannetje met de hand omhoog te gaan staan kun je met een Duim, Hartje, Applaus of Lachebekje laten weten wat je ervan vond!

 

Inkomende video uitschakelen
Teams

Inkomende video uitschakelen

Zit je in een belangrijke meeting of wil je simpelweg even niet gestoord worden tijdens jouw Teams-vergadering? Dan kun je inkomende oproepen simpelweg even uitschakelen. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Klik vervolgens onderaan op Inkomende video uitschakelen. Je kunt nu niet meer gebeld worden en ongestoord (verder) vergaderen.

 

Aparte vergaderruimten maken
Teams

Aparte vergaderruimten maken

Is het tijdens een Teams-vergadering even handig wanneer kleinere groepen even met elkaar kunnen overleggen? Teams heeft nu de optie om meerdere vergaderruimtes binnen een vergadering te creëren. Ga bovenin naar Aparte vergaderruimten om in het menu te komen en kies vervolgens het Aantal vergaderruimten dat je nodig hebt. Kies Handmatig om zelf toe te wijzen welke personen in welke vergaderruimte bij elkaar aanschuiven.

 

Notities maken
Teams

Notities maken

Vind je het fijn om tijdens een Teams-vergadering mee te typen zodat je jouw aantekeningen later nog een keer terug kunt lezen? Je kunt nu notities maken bij een vergadering en deze direct binnen jouw team opslaan. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden, klik vervolgens op Notities bij vergadering -> Notities maken.

 

Teams

Inkomende video uitschakelen

Zit je in een belangrijke meeting of wil je simpelweg even niet gestoord worden tijdens jouw Teams-vergadering? Dan kun je inkomende oproepen simpelweg even uitschakelen. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Klik vervolgens onderaan op Inkomende video uitschakelen. Je kunt nu niet meer gebeld worden en ongestoord (verder) vergaderen.

 

Teams

Aparte vergaderruimten maken

Is het tijdens een Teams-vergadering even handig wanneer kleinere groepen even met elkaar kunnen overleggen? Teams heeft nu de optie om meerdere vergaderruimtes binnen een vergadering te creëren. Ga bovenin naar Aparte vergaderruimten om in het menu te komen en kies vervolgens het Aantal vergaderruimten dat je nodig hebt. Kies Handmatig om zelf toe te wijzen welke personen in welke vergaderruimte bij elkaar aanschuiven.

 

Teams

Notities maken

Vind je het fijn om tijdens een Teams-vergadering mee te typen zodat je jouw aantekeningen later nog een keer terug kunt lezen? Je kunt nu notities maken bij een vergadering en deze direct binnen jouw team opslaan. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden, klik vervolgens op Notities bij vergadering -> Notities maken.

 

Door de coronapandemie hebben we razendsnel geleerd hoe we op afstand met elkaar kunnen communiceren. Voor chatten, (video)bellen en online vergaderen in Microsoft Teams draaien we intussen onze hand niet meer om. Maar hoe zit het met de online samenwerking?

 

Daarin valt nog heel veel winst te behalen. De beschikbare functionaliteiten binnen Microsoft 365 worden namelijk maar zeer beperkt gebruikt. Dat heeft niet met onwil te maken; eerder met onwetendheid. De hoogste tijd om je kennis bij te spijkeren en nóg productiever te werken! Lees er alles over in ons redpaper.

Download het redpaper


    Tips voor thuiswerken

    Voor een langere tijd thuiswerken kan even wennen zijn. Gebruik de onderstaande tips om er zowel voor jezelf als voor jouw collega’s een succes van te maken.

    Begin op tijd

    Wanneer je thuis werkt, is het erg belangrijk om je vaste ritme aan te houden. Probeer dus dezelfde werktijden aan te houden als je deed toen je werkte. Zet je wekker, sta op tijd op en breng de discipline op om op tijd aan het werk te gaan. Zo ga je een productieve werkdag tegemoet.

    Creëer een fijne werkplek

    Een fijne werkplek creëren klinkt misschien logisch, maar toch besteden veel mensen hier maar weinig aandacht aan. Wees dus verstandig en zorg voor een fijne werkplek aan een bureau of tafel. Ook al is het verleidelijk om vanuit je bed of vanaf de bank te werken, echt goed voor je productiviteit is het niet.

    Blijf verbonden met je collega’s

    Vandaag de dag is het vanzelfsprekend dat je continu bereikbaar bent voor je collega’s. Zorg er dus voor dat je snel te bereiken bent via Teams. Houd je chats en oproepen goed in de gaten. In Teams kun je met een paar drukken op de knop meldingen inschakelen, waardoor je in no time overal van op de hoogte bent.

    Werk in blokken

    Wanneer je wilt focussen op bepaalde taken, is het slim om in overzichtelijke tijdsblokken te werken en je taken één voor één af te werken. Concentreer je bijvoorbeeld 25 minuten op één taak en neem vervolgens 3 minuten pauze. Zo werk je lekker gestructureerd en ben je stukken productiever.

    Neem af en toe een pauze

    Je kunt prima af en toe een pauze nemen (net als op de zaak) en die van tevoren inplannen. Het kan je helpen om daarna weer gefocust aan de slag te gaan. Plan bijvoorbeeld in wanneer je gaat lunchen of gaat sporten. Houd zoveel mogelijk je vaste ritme aan.

    Maak duidelijke afspraken

    Duidelijke afspraken maken, is altijd belangrijk. Zeker wanneer je thuis werkt, is het van belang dat je met je leidinggevende heldere afspraken maakt. Bespreek met elkaar wat er van jou wordt verwacht wanneer je niet op kantoor werkt. Dat geeft jullie allebei rust.

    Neem contact op

    Heb je moeite met functionaliteiten in Teams? Of wil je weten hoe je Teams het beste in kunt richten? Neem dan gerust contact met ons op.

     


        de Maand van Avantage

        Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken