Heb je wel wat behoefte aan privacy, en hoeven je collega’s niet te zien hoe jij je hele huis hebt ingericht? In Teams heb je een handige functie waarmee je je achtergrond kunt vervagen. Wanneer je in een videogesprek zit, druk je op de drie puntjes onder in de grijze balk, en zie je een heel aantal opties verschijnen. Druk vervolgens op de knop Mijn achtergrond vervagen, en je ziet je achtergrond vervagen. Handig toch?

Wil je een presentatie houden voor je collega’s terwijl je een online vergadering hebt? In Teams is het een fluitje van een cent om een PowerPointpresentatie aan je collega’s te laten zien. Wanneer je bezig bent met een videogesprek druk je onder in de grijze balk op het icoontje met het vierkantje met het pijltje naar boven. Wanneer je hierop drukt, krijg je een keuze uit welk scherm je wilt delen met je collega’s. Wanneer je een scherm hebt gekozen, zien de collega’s in het videogesprek direct jouw scherm in beeld verschijnen.

Werk je regelmatig aan bestanden die ook handig zijn voor je collega’s. Teams heeft een gedeelde omgeving waarin je samen met je collega’s kunt samenwerken in een Team. Ga hiervoor naar Bestanden en druk op Nieuw om een nieuw bestand te maken of op Uploaden om een bestaand bestand te uploaden. Op deze manier worden bestanden met heel je Team gedeeld en worden de wijzigingen van iedereen weergegeven zodra ze zijn gemaakt.

Wil je graag op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen je team? Met meldingen blijf je goed op de hoogte van wat er allemaal gebeurt binnen je teams. Je kunt gemakkelijk kiezen of je meldingen ontvangt, hoe je ze ontvangt en zelfs wanneer je ze binnen krijgt. Selecteer hiervoor je foto rechtsboven en druk op Instellingen > Meldingen. Hier kun je precies instellen welke meldingen je wilt ontvangen.

Wil je graag gemakkelijker en sneller toegang krijgen tot je apps? In Teams kun je een vlottere toegang creëren met aangepaste tabbladen. Klik hiervoor op het menu bovenaan in je chat of kanaal om meer tabbladen toe te voegen. Ze worden direct zichtbaar voor al je collega’s. Zo kun je teamleden gemakkelijk toegang geven voor bestanden, tools en websites die ze elke dag gebruiken.

Wil je graag een bericht op laten vallen? In Teams kun je dit gemakkelijk doen door personen te taggen. Typ hiervoor een bericht in een chat-of kanaalgesprek en typ daarna een @ gevolgd door de naam of het e-mailadres van de persoon. Op die manier ontvangt de persoon een melding in de activiteitsfeed over het bericht.

Heb je een bestand in OneDrive staan dat je wilt delen met je Team? Ga hiervoor naar Teams, en druk op Bestanden. Hier zie je zowel je opslag op Teams als je Cloudopslag van OneDrive. Ga op het document staan dat je wilt delen, en druk op je rechtermuisknop Verplaatsen. Hier kun je bladeren in verschillende Teams en kanalen.

Heb je in jouw organisatie vaak vergaderingen waar je niet bij kunt zijn? Teams heeft hiervoor een oplossing bedacht. Zo kun je eenvoudig met je eigen Team een virtuele vergadering beleggen. Ga hiervoor naar Oproepen en kies de personen waar jij mee wilt vergaderen. Op die manier kun je toch op afstand vergaderen én bespaar je ook nog eens reistijd.

Werk je vaak samen met mensen buiten je organisatie? In Teams is het mogelijk om gasten toe te voegen. Het handige hieraan is dat deze gasten gemakkelijk toegang hebben tot informatie die voor hen van belang is. Daarnaast heeft een gast minder rechten, wat ervoor zorgt dat je zelf de controle in handen hebt.

Heb je veel verschillende Teams waar je bij betrokken bent? Zorg er dan voor dat je de inrichting van Teams overzichtelijk maakt. Behoud het overzicht met behulp van naamconventies en zorg ervoor dat de Teams makkelijk te vinden zijn. Ook kun je ze gemakkelijk op alfabetische volgorde zetten of ze verslepen in een bepaalde volgorde.

Werk je veel samen in Teams? Zorg er dan voor dat je per Team twee eigenaren aanmaakt. Wanneer één van de eigenaren niet aanwezig is, of de organisatie verlaat, kan de andere eigenaar het overnemen. Op die manier ben je ervan verzekerd dat je de controle over het Team houdt.

Praat je vaker met collega’s over hetzelfde onderwerp of werk je met een groep mensen samen aan een aanvraag, opdracht of project? En wil je informatie met deze groep centraal delen, volgen en bewerken? Het is slim om dan een team aan te maken in Teams. Op die manier kun je effectiever communiceren en zal je sneller de informatie vinden die je nodig hebt.