GO: van digitale persoonlijke assistent tot online productiviteitscoach

Een aantal jaren geleden hadden we bij Avantage het idee dat het toch wel reuze makkelijk zou zijn als je vanaf één centrale digitale plek direct van al je applicaties gebruik kon maken, meteen opgeslagen (gedeelde) bestanden kon openen, gelijk inzicht zou hebben in de status van voor jou relevante KPI’s en ook nog eens de meest recente ontwikkelingen binnen jouw organisatie overzichtelijk gepresenteerd zou krijgen. Bovendien wilden we graag dat je niet alleen toegang tot die plek zou hebben via de pc op kantoor, maar dat het een online locatie zou zijn die je vanaf elk device, waar en wanneer dan ook, met een veilige internetverbinding kon benaderen. Het achterliggende uitgangspunt was dat je daarmee veel productiever moest kunnen werken.

Die gedachte mondde uit in GO; een online startportal waarop je maar één keer hoeft in te loggen en meteen overal mee van start kunt gaan. Gebaseerd op jouw rol in de organisatie kun je direct bij alle documenten, rapportages en applicaties die je nodig hebt. Je krijgt ook de actuele status van voor jou belangrijke KPI’s van de organisatie te zien en je kunt eigen toepassingen, zoals intranet via SharePoint, een smoelenboek of een evenementenagenda toevoegen. Daarbij maakt het totaal niet uit in welke bedrijfstak je actief bent. GO is voor iedereen die toe is aan sneller én slimmer – en dus productiever – werken. Niet voor niets prijzen we GO aan als ‘jouw ideale digitale persoonlijke assistent’, want dat is GO zonder meer. Het toenemende aantal gebruikers is laaiend enthousiast over de tijdwinst die ze dagelijks dankzij GO weten te boeken. Zeker ook omdat GO op de rol nauwkeurig, als een maatpak, kan worden aangepast.

GO: de moderne werkplek met applicaties, informatie en inzichten.

Ontsluiten van informatie

Met het verstrijken van de tijd, raakten we er echter – ook door constructieve terugkoppeling van onze klanten – van overtuigd dat GO ‘meer’ moest kunnen. Natuurlijk is het geweldig dat we informatie automatisch en gepersonaliseerd voor jou kunnen ontsluiten. Zo kan een directeur direct de actuele omzetcijfers zien, die worden afgemeten tegen de doelstellingen en tegelijk inzicht krijgen in de mate waarin afdelingen zich aan budgettaire afspraken houden. Een salesmanager ziet bijvoorbeeld de verkoopcijfers in relatie tot het budget, de resterende buying power bij bestaande klanten en het aantal afspraken bij nieuwe klanten. De financieel manager krijgt een overzicht van de brutowinst van de onderneming, eventuele overschrijding van kosten en het openstaande debiteurensaldo ouder dan 30 dagen, waarbij ingezoomd kan worden op de verschillende debiteuren. Een HR-manager ziet een visualisatie van het aantal aflopende arbeidscontracten in de komende 90 dagen, het verzuimpercentage en de stand van zaken met betrekking tot het opleidingsbudget. De IT-manager weet meteen hoe de IT-omgeving van de organisatie presteert, hoe de capaciteit zich verhoudt tot de behoefte en hoe de gemaakte IT-kosten zich verhouden tot het vastgestelde budget. Het is een bescheiden greep uit veel meer voorbeelden, die allemaal draaien om het op één plek combineren van inzichten met overzichten. Door die informatie direct toegankelijk te maken, is efficiënter én effectiever werken binnen ieders bereik. En de optelsom laat zich raden: meer productiviteit.

GO-platform

Maar is het bovenstaande genoeg? Dat hebben wij ons hardop afgevraagd. En samen met onze klanten hebben we geconcludeerd dat we GO meer ‘body’ moesten geven. Daarom hebben we een GO-platform om het GO-startportal heen gebouwd. Wat blijft, is dat je op basis van jouw rol en rechten toegang krijgt tot jouw applicaties en data. Dat kan vanaf je eigen werkplek, je mobiel of gewoon via een (veilige) browser op elk willekeurig device. Zelfs als een applicatie niet in de cloud draait, zorgen wij dat je erbij kunt. Daarbij verloopt de toegang altijd via multifactor authenticatie en wordt jouw device goed beschermd tegen virussen en spam. Je kunt ook nog steeds zien of er interessante blogs of leuke nieuwsitems zijn geplaatst, die een raakvlak hebben met jouw activiteiten. Jouw agenda, je taken en de voor jou bestemde managementinformatie zijn onveranderd direct toegankelijk. ​Je laatst gebruikte (al dan niet gedeelde) documenten zijn ook gewoon ter beschikking en overzichtelijk gerangschikt.

‘We maken GO nóg slimmer voor jou…’

GO is dus al ontzettend slim. Zo krijg je net als voorheen ook een herinnering wanneer een taak afgerond zou moeten zijn en kon je de status daarvan aanpassen. Maar we maken GO nóg slimmer voor jou; GO wordt een heuse productiviteitscoach. Zo kan GO tegenwoordig signaleren wanneer in de databronnen afwijkende trends worden geconstateerd. Vervolgens wordt een signaal gegeven aan degene die daar actie op moet ondernemen. Denk aan een accountmanager die automatisch een melding krijgt wanneer een van de klanten voor wie hij/zij verantwoordelijk is al een tijdje geen bestellingen meer doet en waarvan de openstaande posten oplopen. De accountmanager zal dat niet dagelijks handmatig controleren; maar dankzij IT is zoiets eenvoudig te realiseren.

Automatische taak

Je kunt ook denken aan een HR-manager, die maandelijks aan de directie en het management rapporteert; onder meer over het ziekteverzuim binnen de organisatie. Die HR-manager kan automatisch een signaal krijgen wanneer blijkt dat het ziekteverzuim op een afdeling over een bepaalde periode hoger blijkt te zijn dan het gemiddelde of de door de organisatie vastgelegde doelstelling. Vervolgens wordt een taak aangemaakt die de HR-manager kan doorzetten naar de betreffende afdelingsmanager. De taak kan zelfs geautomatiseerd aan het afdelingshoofd worden toegewezen, waarbij de HR-manager automatisch op de hoogte wordt gehouden van de afhandeling. ​

Applicaties aanpassen

Nog meer mogelijkheden? Zeker! Houd​ even in het achterhoofd dat Outlook binnen veel organisaties wordt gezien en gebruikt als een systeem waarmee iemand of een groep gevraagd wordt om iets te doen. Het vervelende is alleen dat je de afhandeling niet in Outlook kunt volgen en dat je dus niet met zekerheid kunt vaststellen of het verzoek wordt opgevolgd. Zo worden veel verzoeken om data in bedrijfsapplicaties aan te passen via Outlook gedaan. Alleen kunnen dergelijke aanpassingen doorgaans ook binnen de applicatie van toepassing worden gedaan, maar dan moet je wel specifiek inloggen op/in deze omgeving. ​

Het is natuurlijk veel efficiënter om dit soort verzoeken op één centrale plek aan te bieden, waarna je het proces (goedkeuring) kunt volgen tot en met de automatische verwerking van de noodzakelijke aanpassingen in diverse systemen. Daarvan geef ik je twee voorbeelden.

Voorbeeld 1
De manager van een afdeling wil graag een laptop voor een medewerker aanvragen. Daarvoor hoeft de medewerker alleen maar de app ‘Investeringsverzoek’ binnen GO op te starten en de vereiste velden in te vullen. Na het indienen van het verzoek krijgt de manager in GO automatisch een taak toegevoegd: het goedkeuren van het verzoek. Wanneer dat gedaan is (met een simpele druk op de knop) krijgt de IT-afdeling automatisch het verzoek om een laptop te bestellen. De medewerker krijgt bericht dat de aanvraag is goedgekeurd, dat de laptop wordt besteld en wanneer de laptop gebruiksklaar wordt afgeleverd.

Voorbeeld 2
Een accountmanager wil de gegevens van een contactpersoon van een klant wijzigen. Dat doet hij/zij in de app ‘Klantgegevens’ in het startportal van GO, waarin de wijzigingen worden aangegeven. Na goedkeuring (en dus controle) worden deze gegevens automatisch bijgewerkt in het CRM-systeem, de financiële administratie én de webapplicatie waarmee de digitale nieuwsbrief naar klanten wordt verstuurd. Je hoeft dus niet eindeloos gegevens te wijzigen in verschillende applicaties.

Moderne Servicedesk

Om ervoor te zorgen dat je probleemloos gebruik kunt maken van alle faciliteiten, houden we op afstand alles scherp in de gaten. Wanneer je een vraag hebt, of het gewoon even niet meer weet, kun je om te beginnen terugvallen op onze online hulp en service. Jij stelt je vraag aan een slimme chatbot en krijgt meteen een antwoordsuggestie of een link naar een compacte e-learning module, die je in een paar minuten duidelijk maakt hoe een bepaalde toepassing optimaal kan worden benut. ​Kom je er daarna toch nog niet uit, dan kun je eenvoudig via de gebruikelijke communicatiemiddelen contact opnemen met jouw klantenteam.​ Je behoudt sowieso inzicht in de status van jouw openstaande vraag of verzoek.

‘Zaken zelf regelen wanneer
het jou uitkomt…’

Jouw IT-verantwoordelijke of -manager kan via de selfservice module direct een aantal zaken zelf regelen en heeft dan ook meteen inzicht in relevante informatie. On- en offboarden van een medewerker gaat op die manier veel eenvoudiger. Maar je hebt ook altijd een actueel overzicht van het aantal en type vragen van jouw medewerkers ter beschikking. Daarmee kun je sturen op trends en eventueel bijsturen wanneer die noodzaak zich voordoet. Daarnaast weet je welke licenties je allemaal in gebruik hebt en wie welke licentie(s) mag gebruiken. Werkafspraken met al jouw IT-partners leg je centraal vast, waarbij je op basis van overeengekomen KPI’s precies weet of zaken lopen zoals je afgesproken hebt. Je hoeft dus niet om de haverklap contact met jouw IT-partner(s) op te nemen; je kunt zaken zelf regelen wanneer het jou uitkomt en je wordt automatisch op je wenken bediend. Veel makkelijker kunnen we het echt niet maken.

GO: de moderne servicedesk met online hulp, e-learning en selfservice.

Next level

We hebben GO dus naar een ‘next level’ getild. Met meer mogelijkheden en meer ondersteuning, waardoor het nóg makkelijker wordt om productief te werken. Maar de technologie staat niet stil en de snelheid van ontwikkeling is ongekend. Tegelijk wordt de snelheid waarmee we kunnen innoveren begrensd door het tempo waarin mensen de ontwikkelingen in hun werk- (en leef)omgeving kunnen adopteren. Evengoed weet ik zeker dat GO binnen afzienbare tijd nog meer gemak zal bieden. Wat dacht je van een melding dat je beter iets eerder naar een klant toe kunt rijden omdat er een onverwachte file op de voorziene route staat en dat je het bij de klant ook meteen even moet hebben over die ene nota waar nog steeds discussie over is, maar dat je daarnaast jouw contactpersoon moet feliciteren met zijn/haar verjaardag omdat hij/zij morgen jarig is. Sterker nog: GO kan zelfs automatisch een cadeautje op het werkadres laten bezorgen. Utopie? Nee hoor; die toekomst is dichterbij dan je denkt.

Tom van Gelder

Efficiëntie is één. Effectiviteit is twee. Samen is het drie.

x

JOBS 20

JOBS 20