Steeds maar heen en weer mailen om een geschikt moment voor een meeting te plannen… Dat moet makkelijker kunnen. En met Microsoft Bookings kan dat. Dankzij Microsoft Bookings kunnen jouw collega’s, klanten en andere zakelijke relaties zelf een afspraak in jouw agenda boeken. Microsoft Bookings is een gratis Microsoft 365-app die direct wordt geïntegreerd in Outlook. Zo beheer en organiseer je afspraken geautomatiseerd. Hoe het werkt en wat je er allemaal mee kunt? Dat leg ik je graag uit.
Het grote voordeel
Met Microsoft Bookings maak je het collega’s en zakelijke relaties super eenvoudig om een afspraak met jou te maken. Daarbij maakt het niets uit wat voor werk je doet. Heb je een functie of rol waarin je contact met collega’s, klanten, vakgenoten of leveranciers hebt? Dan is Microsoft Bookings ideaal. Je hoeft geen agenda’s meer naast elkaar te leggen om een afspraak met elkaar te maken. Laat de techniek voor je werken en besteed de tijd die je daardoor overhoudt aan dingen die belangrijker zijn.
Zo stel je Microsoft Bookings in
Om een persoonlijke reserveringsomgeving op te zetten, hoef je echt geen Microsoftgoeroe te zijn. Ga naar office.com. Klik boven ‘Start’ op het icoontje Startprogramma voor apps en selecteer Alle apps. Klik daarna op Bookings en volg de aangegeven stappen. Vul je persoonlijke gegevens in, geef toestemming aan collega’s die jouw agenda beheren, zet een service op en bepaal of iedereen een afspraak met jou mag maken of alleen collega’s. En om het allemaal nog net even wat mooier te maken, geef ik je hieronder een paar handige Microsoft Bookings-tips.
Bedrijfsgegevens
Om een goede basis binnen jouw boekingsagenda te bouwen, is het slim om eerst even stil te staan bij de bedrijfsgegevens. Via Business information kun je (naast jouw bedrijfsgegevens) aangeven wanneer jouw bedrijf beschikbaar is. Daarmee geef je eenvoudig aan wanneer klanten of collega’s een afspraak met jou kunnen plannen.
Diensten aanmaken
Het aanmaken van (meerdere) diensten is belangrijk om jouw Microsoft Bookings-omgeving overzichtelijk te maken. Daarvoor ga je naar office.com. Open Bookings, klik op jouw agenda, navigeer naar Services, klik vervolgens op (+) Add new service en volg de stappen die aangegeven worden. Dat is alles!
Het is ook mogelijk om verschillende collega’s aan een service te koppelen. Door op Staff te klikken, kun je medewerkers koppelen aan jouw dienst. Als je daar zelf liever niet beschikbaar voor wilt zijn, kun je dit aanpassen. Wanneer je jezelf de rol van administrator toekent, kun je de diensten beheren zonder dat iemand met jou een afspraak kan maken.
💡 Goed om te weten
De kracht van Microsoft Bookings is de integratie met Outlook. Tijdsloten worden in Bookings als bezet weergegeven zodra je een agenda-afspraak in Outlook hebt staan.
Reserveringspagina
De reserveringspagina is reuze belangrijk. Die moet overzichtelijk en makkelijk te gebruiken zijn. Microsoft 365 heeft hier een standaard template voor die je eenvoudig kunt finetunen.
Ga in het menu naar Booking page en check de opties. Staat alles ingesteld en ben je tevreden? Dan is het tijd om de beschikbare link te delen.
Automatische bevestiging
Het voordeel van de standaard template voor de reserveringspagina is dat die overzicht biedt aan iemand die een afspraak met jou wil maken. En jij hoeft je geen zorgen te maken over het reageren op een afspraakreservering door anderen. Microsoft stuurt automatisch een bevestigingsmail naar aanleiding van een boeking. Die bevestigingsmail kan de aanvrager dan direct toevoegen aan de eigen agenda. Om te voorkomen dat diegene de afspraak vergeet, kun je automatisch een reminder sturen. Daarvoor ga je naar Services > Edit service > Email reminders.
Hoe kun je een reservering wijzigen of annuleren in Bookings?
Altijd vervelend als afspraken niet doorgaan, maar het kan een keer gebeuren. Gelukkig kunnen jouw collega’s en zakelijke relaties met Bookings meer doen dan alleen het boeken van een afspraak in jouw agenda. Ze kunnen die zelf net zo eenvoudig wijzigen of annuleren. Via de automatisch verzonden bevestigingsmail, die door Bookings na het boeken van een afspraak wordt verstuurd, kan degene die de afspraak heeft geboekt alsnog de afspraak wijzigen of annuleren. Om te voorkomen dat je op het laatste moment met wijzigingen of annuleringen te maken krijgt, kun je hier voorwaarden aan koppelen. Via Booking page > Default scheduling policy kun je aangeven tot wanneer het mogelijk is om een afspraak te wijzigen of te annuleren.
Conclusie
Microsoft Bookings is zowel intern als extern erg handig om te gebruiken. Jouw collega’s en zakelijke relaties kunnen zelf een afspraak met jou in jouw agenda boeken. Telkens heen en weer mailen om een geschikt moment te vinden is dus verleden tijd. Je hoeft alleen maar jouw Microsoft Bookings-omgeving in te stellen en een of meer diensten beschikbaar te maken. En – niet te vergeten – de link te delen met mensen die een afspraak met jou moeten kunnen maken. Wil je nog meer weten over Microsoft Bookings? Neem gerust contact met me op.
Elke twee weken tijdbesparende
Office 365 tips in jouw mailbox!
Benieuwd naar hoe je Teams en nog vele andere apps nog slimmer en handiger kunt gebruiken? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere maand een aantal tijdbesparende tips en tricks in je mailbox.
