Het wordt dagelijks gedaan en toch wordt er weinig aandacht aan besteed. Dat klinkt als een raadsel en dat is het in zekere zin ook. Waar ik het over heb? Over vergaderen. Het kan ontzettend effectief zijn wanneer er structuur in zit en de agenda strikt wordt aangehouden. Tegelijk worden vergaderingen vaak nutteloos gevonden. Dan zijn de deelnemers na afloop geïrriteerd omdat de vergadering niets heeft opgeleverd. Meestal komt dat door een gebrekkige voorbereiding of de manier van vergaderen. Daarom is het voor mij een raadsel waarom daar niet of nauwelijks aandacht aan wordt besteed. Effectief vergaderen hoeft namelijk echt niet zo ingewikkeld te zijn. Zeker niet als je de volgende punten in de gaten houdt.

Voorbereiding

‘Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes.’ Het is een enorm cliché, maar daarom nog niet minder waar. Want ook bij vergaderingen geldt dat een goede voorbereiding hard nodig is voor een succesvolle meeting. Maar wat valt er nou allemaal onder een goede voorbereiding? Allereerst moet je bedenken wat het doel van de vergadering is. Dat is nodig om een passende werkvorm te vinden. Een brainstormsessie heeft een creatievere vorm nodig dan een informatiesessie. Bovendien is het belangrijk dat alle deelnemers weten waar de vergadering over gaat. Hebben ze achtergrondinformatie nodig? Mail die dan op tijd zodat de deelnemers zich kunnen inlezen. Daarnaast is het handig om ruim van tevoren te checken of de apparatuur in de vergaderruimte het doet. Zo kom je op het ‘moment suprême’ niet voor verrassingen te staan.

Goed tijdstip

Het is ook van belang om over het tijdstip na te denken. Op welk moment van de dag kunnen deelnemers het beste bijdragen aan de vergadering? Maandagochtend en vrijdagmiddag zijn minder geschikt omdat het weekend dan nog/al in het hoofd zit. Verder heb je te maken met een praktisch puntje: het moment dat de meeste deelnemers op kantoor én vrij in hun planning zijn. Verschillende onderzoeken wijzen uit dat je een vergadering het beste na drie uur ’s middags kunt plannen. Maar het perfecte vergadertijdstip hangt ook samen met het doel van de vergadering. Voor een brainstormsessie kun je de vergadering bijvoorbeeld het beste ’s ochtends houden. Dan zijn mensen over het algemeen het meest actief.

Perfecte duur

Er is een zeer aannemelijke reden waarom er niet zo veel vergaderfans zijn. Dat komt omdat ‘eventjes vergaderen’ al snel kan uitlopen tot een vergadering van (meer dan) twee uur, wat echt veel te lang is. Het is dan ook heel begrijpelijk dat de deelnemers aan zo’n lange vergadering afhaken omdat de concentratie afneemt. In dat geval is de vergadering mislukt, terwijl die juist zo waardevol had kunnen zijn wanneer beslissingen sneller waren genomen. Daarom kun je het beste een vergadering van maximaal 1,5 uur als leidraad nemen. Liever wat meer en kortere vergaderingen, dan één lange. Dan blijven de deelnemers het scherpst en behouden ze hun focus.

Juiste mensen

Dan rest nog de vraag wie je moet uitnodigen voor een vergadering. Het gebeurt regelmatig dat er te veel mensen worden uitgenodigd, om niemand voor het hoofd te stoten. Alleen maak je daardoor de meeting kwalitatief gezien een stuk minder. Een vergadering is nu eenmaal bedoeld om met elkaar te overleggen. Met te veel deelnemers is er niet genoeg tijd – je hebt immers maximaal 1,5 uur – om iedereen voldoende aan het woord te laten. Je hebt dan vooral te maken met passieve deelnemers en ’jaknikkers’. Dat moet je altijd zien te voorkomen. Daarbij leiden te veel deelnemers in een vergadering tot een daling van de productiviteit. Maak de rekensom maar: als je met tien mensen een uur gaat vergaderen, verbruik je 10 productiviteitsuren. Is de meeting dat wel waard?

Smartphones

Een ander punt van aandacht is het gebruik van smartphones tijdens een vergadering. Hoe je daarmee omgaat, ligt deels aan de situatie. Soms wordt er een mailtje bij gepakt, soms is er een dringend belletje. Dat hoeft niet per sé een probleem te zijn. Toch zou ik over het algemeen aanraden om de smartphones in de zak of tas te houden. Ten eerste is de persoon die de smartphone gebruikt afgeleid van de vergadering. Maar het gebruik heeft ook effect op de rest van de groep. Het zet mensen aan tot denken. Ze vinden het onbeleefd, vragen zich af wat diegene aan het doen is en raken geneigd om zelf op hun smartphone te kijken. Dit wordt ook wel ‘second hand technostress genoemd; indirecte stress, veroorzaakt door het gebruik van IT. Je kunt dit gemakkelijk tegengaan door aan het begin van de vergadering te vragen om de smartphone een uurtje met rust te laten.

Online vergaderen

Wanneer er geen tijd of ruimte is om een vergadering op één locatie te houden, kun je ook nog een conference call overwegen. Als je je aan een paar simpele spelregels houdt, kun je hiermee uiterst effectief op afstand vergaderen. Verder is vergaderen, net als alles, een kwestie van oefenen. Train jezelf tot een goede luisteraar, een duidelijke spreker en een actieve deelnemer. Alleen met die componenten kun je samen met anderen een succesvolle vergadering hebben.

 

Heb jij ideeën over waar je nog meer aan moet denken om effectief te kunnen vergaderen? Daar ben ik zeker benieuwd naar. Laat het me vooral weten!

Jasper Glaser

"Zonder bal kun je niet scoren."

x

JOBS 8

JOBS 8