Wanneer je jouw IT-omgeving volledig of deels naar de cloud wilt verhuizen, heb je een plan nodig om de aanloop naar de migratie, de migratie zelf en het traject daarna te structureren. Bijna 3 op de 5 organisaties die applicaties naar de cloud hebben verhuisd, hebben die daarna naar een andere cloud moeten verhuizen vanwege een verkeerde initiële keuze. Het is dus simpelweg noodzakelijk om de migratie goed voor te bereiden. Hoe je dat doet? Dat lees je hieronder.

Medewerkers informeren

Om te beginnen is het belangrijk om jouw medewerkers te informeren over de aanstaande veranderingen en de noodzaak van het implementeren van een nieuwe IT-omgeving toe te lichten. Daarbij gaat het in eerste instantie niet eens om de overstap op zich naar een andere IT-omgeving, maar vooral om het gegeven dat de verandering een nieuwe manier van werken met zich meebrengt. Daarmee creëer je het eerste draagvlak voor de overgang naar de cloud.

Inventariseren van behoeftes

Daarnaast is het van belang om medewerkers te betrekken bij de gevolgen van de verandering. Zij zijn gewend om hun werk op een vertrouwde manier te doen. Organiseer sessies waarin jouw medewerkers de ruimte krijgen om aan te geven welke behoeftes zij hebben als het om het gebruik van IT gaat. Denk aan zaken als snel opstarten van portals en programma’s en het gebruiksgemak, maar ook aan eenvoudig op afstand kunnen inloggen op de IT-omgeving en de samenwerking en verbinding met collega’s buiten kantoor.

Toegang tot informatie en applicaties

Vervolgens is het zaak om aan de hand van de autorisatiematrix en kenmerken uit het HR-pakket vast te stellen welke rechten aan wie moeten worden toegekend. Daardoor krijgt elke medewerker op basis van de specifieke rol in de organisatie in de nieuwe IT-omgeving toegang tot de informatie en applicaties die hij of zij nodig heeft om het werk goed uit te kunnen voeren.

Microsoft Teams

Nu is toegang hebben één ding, overal aan de slag kunnen is van een andere orde. Met een IT-omgeving in de cloud kunnen medewerkers met behulp van Microsoft (Office) 365 op elk gewenst moment van de dag op elke plek ongestoord hun werk doen. Aangezien hybride werken de samenwerkingsstandaard is geworden, is het zeker niet vreemd om Microsoft Teams als uitgangspunt te nemen voor het ontwerpen van de nieuwe IT-structuur.

Niet mailen, maar delen!

Met Teams kunnen jouw medewerkers vanaf elke locatie met een veilige internetverbinding met elkaar communiceren en samenwerken. De vroegere WhatsApp-groepen zijn verleden tijd. Via Teams kunnen ze eenvoudig chatten, maar ook videobellen en -vergaderen én documenten delen met elkaar. ‘Niet mailen, maar delen!’ is het motto in de cloud.

SharePoint

Daarnaast is SharePoint geweldig handig om informatie organisatiebreed te kunnen verspreiden. Zo kan alle documentatie over thema’s als financiën, personeelszaken en services op SharePoint worden gepubliceerd en opgeslagen. Dat geeft de vindbaarheid van informatie een flinke boost.

Hybride tussenstap

    Om de overgang naar de cloud te versoepelen, neem je de volgende stappen:

 

  • Geef het beheer van het netwerk en alle hardware over aan de IT-partner die de transitie naar de cloud uitvoert. Dat geeft inzicht in de bestaande infrastructuur.

 

  • Zorg voor een hybride IT-omgeving, waarin jouw medewerkers van de bestaande én van de nieuwe IT-omgeving gebruik kunnen maken. Dat vereenvoudigt de adoptie.

 

  • Stel een klankbordgroep van medewerkers samen die de transitie naar de cloud monitort en feedback geeft over de (tussentijdse) resultaten. Daarmee waarborg je de betrokkenheid en acceptatie.

‘Alle updates worden automatisch geïnstalleerd, waardoor het onderhoud in feite kinderspel wordt.’

Na het inrichten van de nieuwe IT-omgeving kunnen de bestaande en nieuwe werkplekken met behulp van de moderne werkplekmanagement omgeving van Microsoft worden geconfigureerd. De werkplekken worden vervolgens op afstand gemonitord met Device Management. Alle beveiligingspatches en updates worden daarmee automatisch geïnstalleerd, waardoor het onderhoud in feite kinderspel wordt. En dat is precies wat je graag wilt.

Meer informatie

Heb jij besloten dat je jouw IT-omgeving naar de cloud wilt migreren en wil je weten wat je te wachten staat? Download dan ons redpaper ‘Van cloudstrategie naar de praktijk’. Daarin vind je ervaringen uit de praktijk en lees je ook over verschillende cloudstrategieën, IT-beheer in de cloud, de kostenstructuur en het belang van governance. Handig om bij de hand te hebben!

Richard Roersma

"Ik houd ervan om ingewikkelde dingen simpel te maken."

    de Maand van Avantage

    Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken