Heb je interne IT-medewerkers in jouw organisatie? Die zijn vast en zeker het liefst bezig met IT. Ze hebben waarschijnlijk een stuk minder zin in het afhandelen van aanvragen van IT-middelen en het bijhouden van de bijbehorende administratie. Welke medewerker heeft welke laptop? Wanneer moet die (laptop) vervangen worden? En hoe vraagt een medewerker een nieuwe muis aan?
Trouwens: een kapotte monitor; door wie wordt die geregistreerd; hoe verloopt het reparatie- of vervangingsproces en waar wordt het serienummer van de nieuwe monitor opgeslagen? Wie keurt al die aanvragen eigenlijk goed en wanneer? Veel te veel rompslomp voor jouw IT’er(s). Toch gebeurt het keer op keer. Dus? Jawel; automatiseren dat proces. Voor iedereen zo simpel mogelijk.
Voor het grijpen
Herken je een of meer situaties die ik hierboven heb beschreven? Die kan ik moeiteloos aanvullen met andere voorbeelden, zoals het aanvragen van andere (tijdelijke) hardware of het vervangen van een defect oplaadsnoer. De overeenkomst in al die situaties is dat het probleem bij de IT-afdeling belandt. En als die dan niet snel genoeg reageert en/of handelt, heb je de poppen aan het dansen. Chagrijnige medewerkers, gefrustreerde IT’ers. Daar wordt niemand vrolijk van. En dat terwijl de oplossing voor het grijpen ligt.
Goedkeuren of afwijzen
Hoe je het voor iedereen makkelijker maakt? Door IT voor jou te laten werken. Om te beginnen vraagt de medewerker het gewenste IT-middel aan in een Power App (in combinatie met Power Automate). Daarbij kan meteen worden aangegeven wat de motivatie is voor de aanvraag. Zijn alle gevraagde velden ingevuld en is de aanvraag verstuurd? Dan gaat de aanvraag automatisch via Teams Approvals naar degene die de aanvraag moet beoordelen en besluit of de aanvraag wordt goedgekeurd of afgewezen.
Registratie en Planner
Wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd, wordt het aangevraagde – alweer automatisch – geregistreerd in een SharePoint-lijst. Daarbij kan iemand van de IT-afdeling aanvullende gegevens invoeren, zoals het serienummer van de laptop of de einddatum van een uitleenperiode. De IT-afdeling moet nog wel in de gaten houden wanneer een IT-middel moet worden ingeleverd, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding. Maar daarvoor kan een taak in Planner worden aangemaakt en dat hoeft niet alleen bij inname van IT-middelen te zijn. Planner kan ook goed worden gebruikt bij de uitgifte van IT-middelen.
Dit levert het op
Door zo’n terugkerend proces (want dat is het) te automatiseren, ben je van een hoop gedoe af.
- De medewerker vraagt zelf aan; de aanvraag wordt gestructureerd afgehandeld.
- Geen onnodig mailverkeer; geen mensen die de IT-afdeling met allerlei verzoeken belagen.
- Alle aanvragen worden geregistreerd en zijn altijd inzichtelijk voor degene die over de aanvragen beslist.
- De IT-afdeling heeft ook inzicht in de goedgekeurde aanvragen en kan de SharePoint-lijst gebruiken als CMDB (Configuration Management Database); een speciaal ontwikkelde database voor configuratiebeheer.
- Je weet precies welke medewerker welke IT-middelen heeft en wanneer die moeten worden ingeleverd.
- De IT-afdeling kan automatisch een digitaal planbord in Planner (laten) vullen met to-do’s.
Ook voor andere aanvragen
Bij een geautomatiseerd aanvraagproces weet je zeker dat alle benodigde stappen worden gezet. Voor medewerkers is het duidelijk hoe het proces verloopt en de IT-afdeling kan zich (in dit geval) inhoudelijk met IT bezighouden. Je kunt je vast voorstellen dat een geautomatiseerd aanvraagproces niet alleen voor het aanvragen van IT-middelen kan worden ingericht. Je kunt ook denken aan het aanvragen van kantoorbenodigdheden of thuiswerkvoorzieningen. Heb je daar hulp bij nodig of wil je daar meer over weten? Mail of bel me en we gaan aan de slag.
