Het HR-team heeft de vacatures met succes vervuld. De nieuwe collega’s staan op de stoep. Dat is al vaker gebeurd, maar toch is het telkens weer lastig om het indiensttredingsproces via meerdere afdelingen efficiënt en foutloos te laten verlopen. Bij HR wordt het personeelsdossier aangemaakt en worden de benodigde bedrijfsmiddelen geïnventariseerd. De IT-afdeling maakt onder meer een inlogaccount en een Active Directory-account aan. Elke betrokken afdeling werkt een eigen checklist af. Daarbij komt dat de nieuwkomers verschillende rollen bekleden en dat ze per rol andere middelen nodig hebben. Alles bij elkaar zorgt het voor een omslachtig indiensttredingstraject waarin veel mis kan gaan. En dat terwijl de oplossing voor het grijpen ligt: gebruikmaken van de standaard bouwstenen van Microsoft 365.
Steeds opnieuw dezelfde handelingen laten uitvoeren door mensen van verschillende afdelingen is lastig te coördineren, tijdrovend en foutgevoelig. Tegelijk moet het proces wel door alle betrokken partijen worden doorlopen en moeten onderling afspraken worden gemaakt. Dus wordt er veel heen en weer gemaild en gebeld om te kijken wie wanneer beschikbaar is en wat er dan precies gedaan moet worden. Dat kost veel tijd en er kan van alles fout gaan omdat niemand het totale proces bewaakt. Zo’n ontwikkeling is nergens voor nodig wanneer alle stappen van tevoren al zijn vastgelegd en het proces volgens een vaste route kan worden doorlopen. Wat je daarvoor nodig hebt? De wil om zaken slimmer aan te pakken en IT die jou daarbij helpt. Het eerste heb je zelf in de hand, het tweede kunnen wij voor je regelen.
Repeterende stappen
Wanneer nieuwe medewerkers worden aangenomen, doorlopen ze – in welke vorm dan ook – een indiensttredingsproces. Persoons- en contactgegevens van de nieuwe medewerker moeten in het HR-systeem worden verwerkt, er moet bepaald worden welke middelen de medewerker tot zijn/haar beschikking krijgt en die moeten dan ook aan de nieuwe medewerker ter beschikking worden gesteld. Daarnaast is er vaak sprake van kennismaking met andere afdelingen en wordt een inwerktraject opgesteld. Dat zijn repeterende stappen die bij elke nieuwe medewerker opnieuw worden gezet. Wanneer zo’n proces telkens handmatig moet worden gevolgd, legt dat onnodig veel beslag op de tijd van de HR-afdeling die alles met diverse functionarissen in de organisatie moet regelen.
Automatisch gepland
Als we dit proces vanuit procesoptimalisatie benaderen, worden eerst alle mogelijke stappen in het indiensttredingsproces benoemd en omschreven. Daarna wordt bepaald welke stappen bij welke functie/rol in de organisatie moeten worden gezet. Wanneer de nieuwe medewerker dan daadwerkelijk in dienst treedt, hoeft alleen nog maar de functie/rol in het systeem ingevoerd te worden, waarna alle noodzakelijke stappen worden getoond, betrokken afdelingen (zoals de salarisadministratie, de IT-afdeling en de inkoopafdeling) en functionarissen op de hoogte worden gesteld en eventuele afspraken voor kennismaking en introductiebijeenkomsten automatisch worden gepland.
‘In wezen heb je er als proceseigenaar geen omkijken meer naar.’
Dat wordt dan ook nog eens gevisualiseerd in een duidelijk overzicht, waardoor er geen misverstanden kunnen ontstaan. Zo levert een eenmalige inspanning – het inrichten van de autorisatiematrix – duurzaam resultaat op. In wezen heb je er als proceseigenaar geen omkijken meer naar. En als er een nieuwe functie in de organisatie wordt gecreëerd, is het een kwestie van aanpassen van de autorisatiematrix om het dan te volgen traject probleemloos (want geautomatiseerd) in te richten.
Pure winst
Door het indiensttredingsproces te automatiseren, verloopt de uitvoering sneller en is er minder kans op fouten. Afspraken worden automatisch vastgelegd, activiteiten worden automatisch gepland en het IT-systeem geeft het startsein voor noodzakelijke acties. Niemand hoeft op elkaar te wachten; iedereen kan zich focussen op de eigen hoofdtaak. In termen van productiviteit is dat pure winst en die wordt nog eens vergroot doordat de nieuwe medewerker zich op de eerste werkdag direct thuis voelt in de organisatie.
Binnenkomen
Dankzij het geautomatiseerde indiensttredingsproces is alles namelijk op rolletjes geregeld. De toegangspas ligt klaar op de werkplek waar de laptop al is aangesloten op het netwerk en het scherm eerst ‘Welkom en succes in je nieuwe baan!’ laat zien, voordat doorgeschakeld wordt naar de startpagina die een overzicht laat zien van de beschikbare applicaties, relevante bestandsomgevingen en alle andere informatie die nodig is om direct aan het werk te kunnen gaan. Afhankelijk van de rol of functie kan de smartphone ook nog gebruiksklaar op het bureau liggen, direct naast de sleutels van de nieuwe leaseauto. Dat is nog eens binnenkomen! Een betere start van het inwerktraject is nauwelijks voorstelbaar.
Inwerken
Want laten we dat vooral niet vergeten. Het inwerktraject maakt net zo goed deel uit van het indiensttredingsproces, maar ook dat is geautomatiseerd. Daardoor verloopt het kennismaken met collega’s en andere afdelingen soepeler dan ooit. Iedereen is er op het moment dat het nodig is, aangezien de afspraken op grond van de aangegeven beschikbaarheid zijn gemaakt.
Door de inwerkplanning te koppelen aan de digitale agenda’s van afdelingen en medewerkers stelt het inwerkprogramma zichzelf haast samen. En als er ergens conflicterende afspraken zijn, kan daarvan altijd nog een geautomatiseerde melding aan HR worden gedaan met de vraag om een oplossing aan te geven. Zo wordt het regelen van het inwerktraject simpeler dan ooit. Eén druk op de knop en de IT doet het werk. Geen last meer van kwijtgeraakte mailtjes (“Oh, is dat vandaag al? Ik heb eigenlijk geen tijd…”); alle bij het proces betrokken afdelingen en collega’s weten waar en wanneer er iets van hen wordt verwacht en de nieuwe medewerker voelt zich welkom in de nieuwe werkomgeving. Daar kun je alleen maar blij van worden.
Voordelen
Ik zou je natuurlijk kunnen vertellen welke bouwstenen van Microsoft we gebruiken om het indiensttredingsproces te automatiseren. Ik kan roepen dat we onder meer Lists, SharePoint en Power Automate inzetten om het proces digitaal vorm te geven. Ik zou zelfs kunnen uitleggen welke bouwsteen welke functie heeft. Alleen, zou dat jou helpen om te begrijpen dat het slim is om IT in te zetten voor repeterend werk dat ook nog eens behoorlijk foutgevoelig is?
Het indiensttredingsproces is daar een uitstekend voorbeeld van. Door dat te automatiseren boek je stevige tijdwinst, verlaag je de foutkans aanzienlijk en haal je de ruis uit de communicatie tussen verschillende afdelingen. Daar krijg je ruimte voor terug die je uitstekend kunt besteden aan je kerntaken. Dat zou voldoende moeten zijn om je te overtuigen van het nut van automatisering van het indiensttredingsproces. Maar als je echt meer over de achterliggende techniek wilt weten, ben ik je graag van dienst.
Verloopt het indiensttredingsproces bij jouw organisatie niet echt efficiënt? Vind je het lastig om het proces te coördineren en het overzicht te houden? Heb je het gevoel dat je er te veel tijd aan moet besteden, waardoor de uitvoering van jouw hoofdtaken in het gedrang komt?
Neem dan gewoon contact met me op. Dan gaan we samen kijken hoe wij (en onze IT) het voor jou een stuk eenvoudiger kunnen maken.
