Kunstmatige intelligentie (AI) en Copilot zijn steeds prominenter aanwezig in ons dagelijkse (werk)leven. Voor organisaties is het daarom essentieel om te begrijpen hoe zij hun IT-omgeving daarop kunnen inrichten. Microsoft-onderzoek toont aan dat organisaties die actief inzetten op AI-technologieën significante vooruitgang boeken op het gebied van productiviteit. Zij bereiken meer in minder tijd; een resultaat dat de potentie van deze technologieën benadrukt.

De weg naar succes is echter niet zonder obstakels. Die vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en aanpassing van de IT-infrastructuur. In deze blog neem ik je mee door vijf cruciale stappen om jouw organisatie optimaal voor te bereiden op het werken met AI en Copilot.

Migratie van bestanden naar de cloud

Het migreren van bestanden naar de cloud is meer dan alleen een technische verandering. Het is een strategische zet die de basis legt voor een moderne, flexibele organisatie. Wanneer je bedrijfsdata in de cloud plaatst, maak je de weg vrij voor geavanceerde AI-tools (zoals Copilot) om efficiënt met deze gegevens te werken. Dat proces begint met een grondige inventarisatie van bestaande bestanden en data. Vervolgens worden die gemigreerd naar cloudgebaseerde oplossingen, zoals Microsoft 365, waar apps als SharePoint en Teams een centrale rol spelen. Daardoor wordt niet alleen de samenwerking – ongeacht de locatie – vereenvoudigd. Het zorgt ook voor een naadloze integratie met AI-functionaliteiten. Daarbij is het belangrijk om tijdens dit proces aandacht te besteden aan toegangsbeheer. Zorg ervoor dat jouw medewerkers alleen toegang hebben tot informatie die relevant is voor hun werk.

Informatiebeveiliging op orde

Het beveiligen van informatie binnen een cloudomgeving als Microsoft 365 vereist een gedegen aanpak. Het implementeren van geavanceerde autorisatiemogelijkheden is daarbij een essentiële stap, net als het toekennen van labels aan gevoelige bestanden. Dat helpt bij het creëren van een veilige omgeving waarin informatie alleen toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers.

‘Voorkom dat jouw medewerkers toegang hebben tot informatie die niet (langer) relevant is voor hun rol.’

Regelmatige herziening van toegangsrechten speelt ook een sleutelrol. Door dat proces in te bedden in de operationele routine, voorkom je dat toegangsrechten verouderd raken of medewerkers toegang hebben tot informatie die niet langer relevant is voor hun rol. Op die manier minimaliseer je interne en externe bedreigingen.

Beleid en richtlijnen creëren

Om AI succesvol te integreren in jouw organisatie moet je duidelijk beleid formuleren en heldere richtlijnen opstellen. Die fungeren als de spelregels voor het gebruik van AI. Daarbij moet je specifiek aangeven welke AI-tools zijn toegestaan, hoe (en welke) informatie mag worden gedeeld én wie toegang heeft tot bepaalde AI-functionaliteiten en licenties. Dat beleid dient in de eerste plaats als een kompas voor medewerkers, zodat ze begrijpen binnen welke kaders ze veilig en verantwoord met AI-technologieën kunnen opereren. Het zorgt er ook voor dat ethische en privacy-kwesties een centrale plaats innemen. Door eenduidige spelregels op te stellen, bevorder je binnen jouw organisatie een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid. Dat is een onmisbare randvoorwaarde voor het vertrouwen van zowel medewerkers als klanten in de manier waarop jouw organisatie AI inzet.

Noodzakelijk: adoptie van AI

Gaan AI en Copilot in jouw organisatie een mooie toekomst tegemoet? Dat hangt sterk af van de bereidheid én het vermogen van jouw medewerkers om AI en Copilot te omarmen. Daarvoor heb je op z’n minst een bedrijfscultuur nodig waarin innovatie wordt gestimuleerd en leerprocessen worden gewaardeerd.

‘AI zodanig benutten dat zowel de individuele productiviteit als die van de organisatie wordt verhoogd.’

Trainingen en workshops moeten niet alleen gericht zijn op het overbrengen van kennis over AI-tools, maar ook op het benadrukken van de praktische voordelen voor het dagelijkse werk. Een goed opgeleid team kan AI-technologieën zodanig benutten dat zowel de individuele productiviteit als die van de organisatie wordt verhoogd.

Bedenk praktijkvoorbeelden

Elke afdeling binnen jouw organisatie heeft unieke behoeften en uitdagingen. Bedenk praktijkvoorbeelden die je afstemt op de verschillende rollen en afdelingen in jouw organisatie. Daardoor kunnen jouw medewerkers de voordelen van AI en Copilot voor hun rol visualiseren. Of het nu gaat om het automatiseren van routinetaken binnen de financiële afdeling of het verbeteren van klantinteracties in de marketingafdeling; door concrete voorbeelden te geven, kun je het enthousiasme en het draagvlak voor AI en Copilot vergroten.

Een veelbelovende stap

Het integreren van AI en Copilot in jouw organisatie is een veelbelovende stap in de richting van slimmer, efficiënter en effectiever werken. Bereid jouw IT-omgeving zorgvuldig voor en train jouw medewerkers in het gebruik van AI. Dat is elementair om de vruchten te plukken van de mogelijkheden die AI en Copilot bieden. Dat kan ook in jouw organisatie. Heb je daar hulp bij nodig? Laat het me weten en ik zorg ervoor dat jij ondersteuning krijgt bij elke stap op weg naar een succesvolle integratie van AI en Copilot in jouw organisatie. Doen!

David Knulst

"Een doel is een droom met een deadline."

    de Maand van Avantage

    Maandelijkse updates over slim(mer) werken, cybersecurity en de cloud