We werken steeds meer vanaf verschillende werkplekken. Daardoor is het best lastig om verbonden te blijven met de werkvloer; zeker wanneer het noodzakelijk is om regelmatig samen te werken met collega’s. Daarvoor heeft Microsoft onlangs een nieuw initiatief gelanceerd: Microsoft Viva. Een platform om kennis, sociale banden, leerprocessen en inzichten in één centrale omgeving beschikbaar te maken. Microsoft wil organisaties hiermee in staat stellen om de bedrijfscultuur in stand te houden, ook als medewerkers minder vaak op kantoor zijn. Microsoft Viva bestaat uit vier slimme tools – Connections, Insights, Topics en Learning – waarmee je beter verbonden blijft met jouw organisatie. In deze blog vertel ik je graag meer over de mogelijkheden én wat ze jou en jouw medewerkers opleveren.
#1. Wat is Microsoft Viva?
Viva bestaat dus uit vier slimme tools – Connections, Insights, Topics en Learning – waarmee je beter verbonden blijft met jouw organisatie. Waar het bij Viva Connections draait om de verbetering van de communicatie tussen jou en je collega’s, gaat het bij Viva Insights om inzicht in het sociale welzijn van je team. Met Viva Topics kun je snel en gemakkelijk kennis binnen jouw organisatie vinden en Viva Learning zorgt ervoor dat je professionele vaardigheden onder de knie krijgt waarmee je jouw persoonlijke ontwikkeling vorm kunt geven.
#2. Viva Connections
Onder druk van de thuiswerkmaatregelen voelen steeds minder medewerkers zich verbonden met de werkvloer. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 60% zich sinds de thuiswerkexplosie minder met het eigen team verbonden voelt. De personeelsbijeenkomsten, uitstapjes en evenementen zijn voor veel organisaties grotendeels verleden tijd.
Zeker voor nieuwe medewerkers kunnen de eerste maanden behoorlijk ingewikkeld zijn, omdat het face-to-face contact vrijwel volledig is verdwenen. Viva Connections zet Microsoft 365 en SharePoint in om een gestroomlijnde omgeving voor eindgebruikers te creëren. Managers kunnen via personeelsmeetings gemakkelijk contact leggen met hun medewerkers. Ook hebben medewerkers eenvoudig toegang tot het nieuws of het beleid van de organisatie en vormt Connections de toegang tot groepen en community’s waaraan medewerkers via Yammer kunnen deelnemen. Met behulp van een digitaal dashboard kun je alle feeds en informatie over jouw digitale werkplek terugvinden, waardoor je beter contact houdt met je collega’s en medewerkers.
#3. Viva Insights
Door het vele thuiswerken is de grens tussen werk en privé grotendeels vervaagd. Daarmee lopen je medewerkers het risico om mentaal in de kreukels te raken. Om dat te voorkomen is het belangrijk dat je het sociale welzijn van je medewerkers bewaakt.
Microsoft Viva Insights kan een manager onder meer ondersteunen bij het checken van de mentale gesteldheid van medewerkers om te voorkomen dat ze tegen een burn-out aanlopen. Ook kan Viva Insights medewerkers aanraden om bepaalde meldingen in Teams uit te schakelen, tijdig pauzes in te plannen of te zorgen voor voldoende focustijd per dag. Daarnaast kan Insights medewerkers aanmoedigen om agenda’s te blokkeren of dagelijks prioriteiten te stellen om jezelf te focussen op je belangrijkste taken. In feite draait het bij Microsoft Viva Insights dus om inzicht in het sociale welzijn van je team.
#4. Viva Learnings
Mogelijkheden om nieuwe kennis en vaardigheden op te doen zijn van cruciaal belang. Uit een recent verschenen onderzoeksrapport van LinkedIn bleek zelfs dat 94% van de medewerkers langer bij een organisatie zou blijven werken als de organisatie meer zou investeren in hun ontwikkelings- en leerproces.
Microsoft Viva Learning helpt organisaties om het opdoen van nieuwe kennis een natuurlijk aspect van de bedrijfscultuur te maken. Met deze tool kunnen medewerkers eenvoudig nieuwe trainingen en cursussen ontdekken, volgen en delen met de rest van de organisatie. Managers krijgen mogelijkheden aangereikt om specifieke opleidingsmogelijkheden toe te wijzen en opleidingen bij te houden, zodat de leercultuur een flinke boost krijgt. De tool maakt een centrale omgeving in Teams aan, die met behulp van kunstmatige intelligentie automatisch voorstellen voor bepaalde cursussen doet. Ook kun je handig trainingen toevoegen vanuit je eigen omgeving of vanuit een ander platform, zoals LinkedIn Learning.
#5. Viva Topics
Het is voor medewerkers niet altijd even gemakkelijk om informatie te achterhalen. Zo kan het een behoorlijke uitdaging zijn om een expert te vinden over een specifiek onderwerp, bedrijfsafkortingen te begrijpen of de juiste documentatie over (bedrijfs)processen te vinden.
Met Viva Topics wordt het heel eenvoudig om informatie boven water te krijgen. Met Microsoft Viva Topics kun je jezelf namelijk uitrusten met kennis die binnen jouw organisatie rondzwerft en kun je contact leggen met medewerkers die over deze specifieke kennis beschikken. De tool wordt ondersteund met kunstmatige intelligentie en zorgt ervoor dat kennis en expertise automatisch worden geordend. Viva Topics bewaart het overzicht over alle zogenaamde topic cards, waarop documenten, clips en personen tevoorschijn komen die met het onderwerp te maken hebben. Op die manier bespaar je gegarandeerd een heleboel kostbare tijd.
Tot slot…
Viva brengt verschillende Microsoft-diensten bij elkaar die ervoor zorgen dat medewerkers makkelijker informatie tot zich kunnen nemen. Daardoor wordt de onderlinge communicatie tussen jou en je collega’s stevig bevorderd. Ook kun je veel eenvoudiger met elkaar samenwerken, waardoor je uiteindelijk productiever gaat werken.
