handige tips en tricks
voor Microsoft Word

Wil je eenvoudig een bestand versturen vanuit een app? Via Word, PowerPoint en Excel kun je direct je bestanden via de mail delen. Druk hiervoor op Bestand en daarna op Delen. Hier krijg je een nieuw venster te zien, waarin je het bestand kunt toevoegen en kunt delen. Je kunt ervoor kiezen om het document te delen door het bestand bij te voegen (kopie delen) of door een link mee te sturen.

Wil je snel en eenvoudig je document opmaken? In Word kun je gemakkelijk standaard thema’s kiezen, die uit verschillende lettertypes en kleurenschema’s bestaan. Ga hiervoor in de desktop-app naar Ontwerpen > Documentenopmaak > Thema’s. Hier heb je de keuze uit verschillende thema’s. Bekijk de voorbeelden in het document terwijl je de aanwijzer over de opties beweegt en kies je thema. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat je document visueel aantrekkelijk is.

Wil je een opname van je scherm maken? In Word kun je dit gemakkelijk voor elkaar krijgen. Ga hiervoor naar Invoegen > Illustraties en druk op Schermopname. Je kunt ervoor kiezen om een beschikbaar venster op te nemen, of zelf een Schermopname te maken. Wanneer je zelf een schermopname maakt, kun je kiezen welke delen van je scherm je wilt opnemen.

Wil je meer of minder ruimte tussen je tekstregels? In Word kun je dit gemakkelijk aanpassen. Ga hiervoor naar Start > Alinea en druk op het icoontje (met een tekst) met pijltjes naar boven en beneden. Je ziet nu een rijtje verschijnen met veelvoorkomende regelafstanden. Wil je een andere regelafstand? Druk op Opties voor regelafstand en pas de afstanden aan zoals je zelf wilt.

Wil je snel de opmaak van je tekst verwijderen? Selecteer hiervoor de tekst waarvan je de opmaak wilt verwijderen en ga naar Start > Lettertype. Wanneer je op het icoontje A met een gummetje drukt, zul je zien dat de opmaak automatisch wordt verwijderd. Ook kun je hiervoor de sneltoets Ctrl + Spatie gebruiken.

Wil je graag de opmaak van een tekst in één keer kopiëren? Selecteer als eerste de tekst die al opgemaakt is, ga daarna naar Start > Klembord en selecteer vervolgens de functie Opmaak kopiëren/plakken. Wanneer je nu over de tekst gaat met je cursor, zie je dat deze is veranderd in een kwast. Selecteer nu de tekst en de opmaak wordt overgebracht op de tekst. Hiervoor kun je ook handig de sneltoetsen Ctrl + Shift + C en Ctrl + Shift + V gebruiken.

Wil je graag anderen de mogelijkheid geven om samen aan een document te werken zonder de controle te verliezen? In de desktop-app van Word kun je dit gemakkelijk regelen. Wanneer je de functie Wijzigingen bijhouden inschakelt, wordt bijgehouden wat er is gewijzigd, door wie en wanneer. Ga daarvoor naar het tabblad Controleren > Bijhouden en druk op Wijzigingen bijhouden. De wijzigingen kun je eigenlijk zien als suggesties. Accepteer de wijzigingen die je wilt behouden en weiger de wijzigingen die je niet wilt behouden.

Wil je afbeeldingen of illustraties in je document toevoegen? Je hoeft nu niet langer meer je browser te openen om deze afbeeldingen te zoeken. In de desktop-app kun je eenvoudig online afbeeldingen toevoegen. Ga hiervoor naar Invoegen > Illustraties > Onlineafbeeldingen en zoek met de handige zoekfunctie afbeeldingen voor je document. Wanneer je een afbeelding hebt gevonden, druk je op Invoegen en staat je afbeelding in het document.

Wil je liever een tekst dicteren in plaats van typen met je toetsenbord? Word heeft hier een handige tool voor ontwikkeld. Ga hiervoor in de desktop-app naar Start > Spraak > Dicteren. Selecteer als eerste je eigen taal en spreek vervolgens de tekst in die je op papier wilt hebben. Op deze manier kun je een stuk sneller tekst op papier zetten.

Wil je een document hardop laten voorlezen? In de desktop-app van Word kun je je documenten net als een audioboek laten voorlezen. Ga hiervoor naar Controleren > Spraak > Voorlezen of gebruik de sneltoets Ctrl + Alt + Spatiebalk. Druk vervolgens op Afspelen/Stoppen om de gesproken tekst te starten of te stoppen. Druk op Instellingen om de leessnelheid te wijzigen. Dit draagt op een goede manier bij aan de leesvaardigheid van personen met een leesstoornis.

Ben je op zoek naar een nieuwe baan? Word heeft verschillende sjablonen ontworpen voor een cv die je alle opmaak en ordening uit handen nemen. Ga in de desktop-app naar Bestand > Nieuw > Cv’s en sollicitatiebrieven en kies een cv dat bij je past. Vul vervolgens de lege plekken in en je bent klaar voor een nieuwe start.

Wil je snel en gemakkelijk je document opmaken en structuur aanbrengen? Met stijlen als Kop1 kun je eenvoudig titels en subtitels opmaken. Ga hiervoor naar Start > Stijlen en selecteer als eerste de titels in je document die je een stijlkop wilt geven. Druk vervolgens op de gewenste kop, bijvoorbeeld Kop1 voor een titel en Kop2 voor een subtitel. De opmaak van de koppen kun je gemakkelijk aanpassen door op de kop te gaan staan en op Wijzigen te drukken.

Heb je een stuk tekst gekopieerd, maar wil je deze tekst zonder opmaak plakken? Word biedt uitkomst. Druk in de desktop-app op je rechtermuisknop en klik bij Plakopties op het klembord met een A, of gebruik in de browser sneltoets Ctrl + Shift + V. Op deze manier wordt alleen de tekst gekopieerd, zonder opmaak.

Wil je een duidelijk overzicht krijgen van alle items die je hebt gekopieerd, of wil je meerdere stukken tekst in één keer kopiëren? Ga hiervoor in de desktop-app naar Start. Druk vervolgens op het pijltje in de rechterbenedenhoek van de groep Klembord. Hier vind je alle items die je hebt gekopieerd. Zo kun je snel en eenvoudig items terugvinden die je eerder hebt gekopieerd.

Wil je je documenten vaak op dezelfde locatie opslaan, maar is dit niet de standaard locatie. In Word kun je eenvoudig je opslaglocatie veranderen. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Opslaan. Onder Documenten opslaan zie je standaardbestandslocatie. Hier kun je het pad van de opslaglocatie toevoegen die jij wilt gebruiken. Op deze manier worden al je bestanden opgeslagen op de locatie die voor jou handig is.

Heb je een stuk tekst gekopieerd waarin je alle hyperlinks wilt verwijderen? Word heeft voor de desktop-app een handige sneltoets waarmee je dit kunt doen. Houd Ctrl + Shift + F9 tegelijk ingedrukt. Op deze manier zullen alle hyperlinks in één keer verdwijnen.

Wil je een Word-bestand converteren naar een PDF- of HTML-bestand? Word kan je hierbij helpen. Ga hiervoor naar Bestand > Opslaan als en kies vervolgens uit de lijst met mogelijkheden. Zo kun je kiezen uit PDF en HTML, maar bijvoorbeeld ook een XPS-document of een webpagina.

Wil je snel even een tekst vertalen of wil je de betekenis van een bepaald woord opzoeken? Word heeft hiervoor de vertaalfunctie ontwikkeld. Ga naar Controleren > Taal > Vertalen. Hier kun je kiezen of je een heel document wilt vertalen of dat je alleen de geselecteerde tekst wilt vertalen. Op deze manier hoef je geen Google Vertalen meer te raadplegen.

Ben je niet tevreden met het standaardlettertype dat Word heeft ingesteld. Je kunt dit gemakkelijk veranderen in de desktop-app. Geef eerst de tekst het lettertype dat je wil gebruiken als standaard. Selecteer vervolgens de tekst, druk op de rechtermuisknop en klik op Lettertype. Je krijgt nu een venster te zien met alle eigenschappen van de tekst. Om het lettertype in te stellen als standaard, druk je op de knop Als standaard instellen. Vervolgens zet je een vinkje bij Alle documenten gebaseerd op de sjabloon Normal. Alle nieuwe documenten die je nu opent zijn standaard ingesteld met het lettertype dat je hebt uitgekozen.

Heb je een lijst met woorden onder elkaar staan, en wil je ze overzichtelijk in alfabetische volgorde zetten. Dit kan gemakkelijk met de sorteerfunctie van Word in de desktop-app. Selecteer de tekst die je wil sorteren en ga naar de groep Alinea onder het menu Start. Hier vind je het icoontje AZ, waarmee je met één druk op de knop de woorden op alfabetische volgorde hebt gezet. In het venster dat wordt geopend heb je nog extra mogelijkheden om je tekst te sorteren. Op deze manier heb je snel en gemakkelijk je woordenlijst gesorteerd.

Herken je dat? Je moet een symbool invoegen, maar je weet niet precies welke sneltoets je moet gebruiken. Via Invoegen > Symbool kun je veel verschillende symbolen vinden. Maar echt snel gaat dit niet. Een andere (snellere) manier is door in de desktop-app de autocorrectie van Word te gebruiken. Wanneer je bijvoorbeeld (tm) typt, maakt Word hier automatisch het trademark-symbool van. Je kunt zelf nog veel meer codes invoeren via Bestand > Opties > Controle > Autocorrectie-opties. Op deze manier hoef je niet meer eindeloos te zoeken naar een bepaald symbool.

Heb je een document voor je neus gekregen met een warboel aan hoofdletters en kleine letters door elkaar? Word heeft hier in de desktop-app een oplossing voor. Selecteer je tekst en ga naar Start > Lettertype en druk op Aa. Vervolgens kun je kiezen uit verschillende manieren om je tekst op te maken. Voor een juiste toepassing van de taalregels met aan het begin van de zin een hoofdletter en het einde van de regel een punt kies je Zoals in een zin. Maar je kunt er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de hele tekst in hoofdletters om te zetten of alle woorden met een hoofdletter te laten beginnen.

Benieuwd hoe een document eruit gaat zien met tekst en opmaak, maar heb je nog geen tekst geschreven? Word kan je hierbij helpen en een tekstvulling genereren. Typ hiervoor: =rand(). Druk vervolgens op Enter. Word genereert nu 5 alinea’s met tekst. Elke alinea bevat 3 tot 4 zinnen. Je kunt ook meer alinea’s en zinnen genereren door tussen de haakjes getallen te zetten, bijvoorbeeld: =rand(alinea’s, zinnen). Op deze manier genereert =rand(2,5) twee alinea’s met elk 5 zinnen.

Ben je benieuwd naar hoeveel woorden je document bevat, of uit hoeveel alinea’s je tekst bestaat? Gebruik in de desktop-app de sneltoets Ctrl + Shift + G, of in de browser onder Controleren de knop Aantal woorden. Word laat je de statistieken zien en geeft je een overzicht van andere gegevens over de tekst. Op deze manier weet je nog sneller hoeveel woorden je tekst bevat en of je je tekst moet inkorten of nog verder kunt schrijven.

Moet je voor een bepaald document een grote bronnenlijst opstellen, maar ben je de APA-regels vergeten? In de desktop-app kan Word deze klus gemakkelijk voor je klaren. Ga naar Verwijzingen > Bronnen beheren en druk op Nieuw. Selecteer de soort bron die je hebt gebruikt en vul de APA-gegevens in. Druk vervolgens op OK. Ga nu naar Verwijzingen > Bibliografie en kies hieronder uit één van de bibliografieën. Word genereert nu een bibliografie met alle bronnen die je hebt gebruikt in APA-stijl.

Heb je een groot document geschreven, maar mis je een duidelijk overzicht? In de desktop-app heeft Word een tool ontwikkeld waarmee je eenvoudig een inhoudsopgave kunt maken. Selecteer de titel van het eerste hoofdstuk en klik op Start > Stijlen > Stijl maken. Vervolgens geef je de stijl een naam, en pas je deze stijl toe op alle andere hoofdstuktitels uit je document. Daarna ga je naar Verwijzingen > Inhoudsopgave > Aangepaste inhoudsopgave. Druk vervolgens op Opties en zet een 1 achter de stijl van jouw naam. Wanneer je op OK hebt gedrukt, zie je een overzichtelijke inhoudsopgave verschijnen.

Wil je een goede indruk maken met jouw document, maar heb je nog weinig ervaring met het opmaken hiervan? Word helpt je op weg om van een eenvoudige voorkant een gelikte voorpagina te maken. Deze tip kun je gebruiken voor de desktop-app van Word. Ga hiervoor naar Invoegen > Pagina’s > Voorblad. Hieronder staan verschillende voorbladen die je kunt gebruiken voor je document. Vervolgens kun je via Opmaak het voorblad aanpassen naar de kleuren die je zelf wilt. Zo heb je snel een mooi document in elkaar gezet.