Als je regelmatig met Microsoft Word werkt, weet je vast en zeker al dat je lettertypes kunt aanpassen. Je snapt ook hoe je afbeeldingen kunt invoeren en op welke manier je tabellen moet maken. Waarschijnlijk ken je nog wel (veel) andere functies binnen Word. Maar weet je dat Word-gebruikers gemiddeld maar 10% van de mogelijkheden benutten? Er zijn dus nog heel veel manieren om meer uit Word te halen dan je al doet. Ik geef je 5 tips om dat te doen.

#1. Samenwerken

Werk jij vaak in teamverband? Dan herken je vast wel het probleem van het continu mailen van aangepaste documenten naar elkaar. Na een tijdje wordt dat heel onoverzichtelijk. Gelukkig kun je jouw document opslaan in OneDrive, van waaruit je documenten eenvoudig met jouw collega’s kunt delen. Eindelijk geen onduidelijkheden meer over de juiste versie! En wat extra handig is: iedereen werkt dus altijd aan hetzelfde document.

#2. Sneller werken

Eigenlijk willen we allemaal zo snel mogelijk werken. Zeker als je een document met lappen tekst moet aanpassen, is het handig om wat extra tools te kennen. Of je nou iets moet kopiëren of herschrijven, het is in beide gevallen handig om hele alinea’s snel te selecteren. Daarvoor heb je alleen je linkermuisknop nodig! Met twee keer klikken selecteer je een woord, met drie keer klikken de hele alinea. En als je een zin wil selecteren? Houd dan Ctrl ingedrukt en klik op een willekeurig woord uit die zin.

#3. Ordenen

Soms maak je in Word een lijst en kom je er met terugwerkende kracht achter dat je die beter op alfabetische volgorde had kunnen noteren. Misschien heb je dat tot nu toe handmatig aangepast, maar dan heb je waarschijnlijk ook gemerkt hoeveel tijd dat kost. Gebruik dan gewoon de Word-optie die je helpt om je lijst te ordenen. Onder het tabblad Start bij submenu Alinea vind je het icoon AZ met het pijltje naar benden. Je kunt dan kiezen wat je wilt sorteren en of je dat op tekst, getal of datum wilt doen.

#4. Vervangen

Heb je weleens meegemaakt dat je in het hele document één woord consequent verkeerd hebt geschreven? Misschien gaat het om de spelling van een naam of heb je steeds de verkeerde datum genoteerd. Die fout wil je natuurlijk zo eenvoudig mogelijk herstellen, maar je wilt ook zeker weten dat je alles in een keer goed doet. Ga daarvoor in Word onder het tabblad Start naar het submenu Bewerken, dat helemaal aan de rechterkant staat. Wanneer je op Vervangen klikt, kun je aangeven welk woord je zoekt en door wat je het wilt vervangen. Op die manier kun je de verkeerd geschreven naam in het bestand met één klik aanpassen naar de juiste spelling.

#5. Opmaken

In een brij met tekst is het altijd goed om structuur in je document aan te brengen. Dat doe je heel effectief met tussenkoppen die globaal aangeven waar de volgende alinea over gaat. Dat maakt alles een stuk overzichtelijker en veel prettiger om te lezen. Je kunt natuurlijk zelf aan de slag gaan met verschillende lettergroottes en -types om koppen op te laten vallen. Maar Word biedt ook de mogelijkheid om je die moeite te besparen. Onder Start zie je bij Stijlen een reeks opties waar je uit kunt kiezen, met elk een eigen opmaak. Kies er maar eens eentje uit, dan zie je hoe snel en makkelijk dat gaat!

Tot slot…

Wanneer je efficiënt en effectief wilt zijn, komt snelheid vaak om de hoek kijken. Daarom raad ik je aan om handig te worden met de sneltoetsen. Heb jij  aanvullende tips om slimmer te werken met Word? Ik hoor ze graag!

Arwen Durieux

"Kennis is macht. Kennis delen is kracht."

x

JOBS 14

JOBS 14