RICOH Spaces; een slim workplace management platform

RICOH Spaces is een cloud gebaseerd werkplekplatform, bedoeld om de bedrijfsvoering op het gebied van werkplekbeheer te optimaliseren. Denk aan functionaliteiten als ruimtereserveringen, bezoekersregistratie en servicebeheer. RICOH Spaces maakt eenvoudig beheer van vergaderruimtes mogelijk via een app op je smartphone en je laptop. Deze app laat je realtime plattegronden zien waarbij je direct kunt zien of en waar er nog plekken beschikbaar zijn. Wanneer je naar kantoor wilt komen, kun je via de app aangeven op welke dag en op welk tijdstip je een bureau of een vergaderruimte wilt reserveren. Alles verloopt geautomatiseerd, waardoor veel administratieve handelingen wegvallen. Daarbij werkt RICOH Spaces rechtstreeks samen met de agenda van Microsoft Office 365 en Google. RICOH Spaces is gebouwd op vier verschillende pijlers: bezoekersbeheer, reserveren van een werkplek/bureau, boeken van vergaderruimtes en reserveren van een parkeerplaats.

De eerste module is het bezoekersbeheer. Je wilt natuurlijk een goede eerste indruk maken op bezoekers die je op kantoor verwelkomt. Met bezoekersregistratie verhoog je de veiligheid en verbeter je de productiviteit van je medewerkers. Met RICOH Spaces kun je het aanmeldproces inrichten zoals jij wilt. Bepaal bijvoorbeeld welke bezoekers toegang mogen krijgen en welke gegevens jouw organisatie van hen nodig heeft. De gebruiksvriendelijke interface van de app zorgt ervoor dat medewerkers en bezoekers snel met de nieuwe technologie overweg kunnen. Daarnaast omvat bezoekersbeheer binnen RICOH Spaces speciale functionaliteiten. Zo is het mogelijk om automatisch na aanmelding direct een notificatie naar de ontvanger van het bezoek te sturen; kun je jouw eigen aanmelddisplay samenstellen en kun je bij onverhoopte calamiteiten in een mum van tijd een lijst van alle bezoekers downloaden.

De tweede module van RICOH Spaces bestaat uit het reserveren van bureaus. Het bemachtigen van een werkplek op kantoor is voor sommige medewerkers een flinke uitdaging. Met RICOH Spaces kun je gemakkelijk maar doeltreffend de reservering en toewijzing van bureaus én het bijbehorende beleid instellen. Daarmee zorg je als organisatie voor meer controle over de werkplekken en kun je flexibel aanpassingen doen wanneer de behoeften van je organisatie veranderen. Als medewerker bekijk je in de app op een visuele plattegrond welke bureaus nog beschikbaar zijn. Via de app kun je vervolgens een bureau reserveren en ben je zeker van een werkplek op kantoor. Of je nu werkt met flexibele of vaste werkplekken, RICOH Spaces biedt duidelijke en bruikbare informatie die bijdraagt aan efficiënter gebruik van werkplekken op kantoor.

De derde module binnen RICOH Spaces omvat het reserveren van overlegkamers en vergaderruimtes binnen je kantoorpand. Met deze oplossing van RICOH Spaces kun je vanaf elke plek eenvoudig een kamer of ruimte reserveren. Hierbij heb je een volledig online overzicht van de planning; is er een interactieve plattegrond beschikbaar en heb je de keuze uit panelen die je naast de ruimtes kunt bevestigen. Deze panelen geven je onder meer informatie over de beschikbaarheid en de planning. Daarbij is deze oplossing niet alleen handig voor vergaderruimtes, maar ook voor andere ruimtes. Denk aan openbare ruimtes of samenwerkingsruimtes die eenvoudig via het platform beheerd en geïntegreerd kunnen worden. Tegelijk kun je de gewenste deelnemers een uitnodiging sturen, de aankomsttijden van bezoekers doorgeven aan de receptie en bijvoorbeeld extra parkeergelegenheid reserveren.

De vierde module bestaat uit het reserveren van parkeerplaatsen. Het vinden van een parkeerplaats op een bedrijfsterrein kan soms namelijk behoorlijk moeilijk, frustrerend en tijdrovend zijn. Met de gebruiksvriendelijke app van RICOH Spaces kun je de beschikbaarheid in realtime bekijken en een parkeerplaats reserveren, nog voordat je op kantoor bent aangekomen. Afgezien van de tijd en moeite die je met deze oplossing bespaart, ben je meteen verzekerd van een parkeerplaats bij het kantoor. Je kunt trouwens ook indruk maken op je bezoekers door hun autogegevens te registreren en alvast een plaats voor ze te reserveren, voordat ze aankomen voor jullie afspraak. Zo zorg je voor een soepele aankomst van je bezoek en zorg je bovendien voor duidelijkheid voor medewerkers en bezoekers.

Naast de vier modules die RICOH Spaces biedt, slaat dit werkplekplatform ook informatie op over de bezetting van de bureaus, de werkplekken en de overleg- en vergaderruimtes op kantoor. Door de datagedreven inzichten die daaruit voortkomen, kun je eenvoudig keuzes maken als het om werk- en vergaderplekken gaat. In feite worden gegevens van alle verschillende modules verzameld om jou handige inzichten te geven. Zo is het mogelijk om gebruiksstatistieken te bekijken voor je bureaus, werkplekken en ruimtes waar samengewerkt wordt.

Op basis van de verkregen inzichten kun je de bezettingsgraad van de werkomgeving binnen jouw organisatie bepalen. Naar aanleiding daarvan kun je kijken naar manieren om de kantoorruimte(s) efficiënter te gebruiken. Wanneer bijvoorbeeld blijkt dat er relatief weinig werkplekken op kantoor voortdurend bezet zijn, kun je besluiten om minder kantoorruimte te huren. Zo levert RICOH Spaces ook nog eens nuttige managementinformatie op, die je kan helpen om kosten te besparen.