handige tips en tricks
voor Microsoft Teams

Wil je samen met jouw team alle evenementen in één kalender terug kunnen vinden? Dat krijg je voor elkaar door een kanaalkalender toe te voegen waarmee alle evenementen op één plek te vinden zijn. Ga in de Teams-omgeving naar het kanaal waar je de agenda wilt plaatsen, en druk op de + bovenin het scherm. Kies voor Kanaalagenda en druk vervolgens op Toevoegen. Geef het tabblad van de agenda vervolgens en naam, druk nogmaals op Toevoegen, en de kalender is aangemaakt!

Wil je de kennis van jouw collega’s testen of ontdekken hoe goed ze hebben geluisterd? Door middel van een Kahoot-quiz in Microsoft Teams kom je daar op een leuke manier achter! Ga in de Teams-omgeving naar Meer toegevoegde apps, zoek Kahoot met behulp van de zoekbalk en klik vervolgens op Toevoegen aan een team. Zoek het team of kanaal waarin je de quiz wilt hebben en Log in met jouw Kahoot-account. Klik als laatste stap op Save. Kahoot is nu gekoppeld aan jouw team. Vragen maar!

Samen met meerdere personen aan één bestand werken? Via Teams kunnen jij en jouw collega’s samenwerken aan één versie van een document. Ga in de Microsoft Teams-omgeving naar Teams en kies het team waarmee je het document wilt gaan gebruiken. Klik op Bestanden en kies Nieuw, kies daarna de gewenste applicatie en je kunt met jouw team in hetzelfde document aan de slag.

Wil je jouw Teams-vergadering een stuk leuker maken en het gevoel hebben alsof je toch een beetje samen bent? Microsoft Teams heeft de ‘samen modus’ gemaakt, waardoor je een virtuele ruimte kunt delen wanneer je met 5 of meer mensen in een vergadering zit. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Kies hier voor de functie Modus samen. Kies een ruimte die jij passend vindt en de vergadering is gelijk een stuk leuker!

Wil je niet alleen zelf een Teams-vergadering verlaten, maar deze tegelijk voor iedereen beëindigen? Klik op het pijltje naast ‘Verlaten’ en kies voor Vergadering beëindigen om de vergadering in een keer te stoppen. Zo weet je zeker dat iedereen de vergadering heeft verlaten.

Ben je jouw presentatie aan het delen, maar wil je niet dat de deelnemers aan de vergadering door de presentatie kunnen navigeren? Klik dan naast ‘Presentatie stoppen’ op het Oog-icoontje om te voorkomen dat deelnemers dat zelf gaan doen. Dan worden ze ook niet afgeleid van jouw verhaal.

Wil je jouw eigen achtergrond kunnen kiezen tijdens een Microsoft Teams-vergadering, ongeacht waar je bent? Voeg een afbeelding of wallpaper naar keus toe aan jouw bibliotheek. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Als je in dit venster kiest voor Achtergrondeffecten toepassen kun je bij + Nieuwe toevoegen een achtergrond vanuit jouw eigen afbeeldingen kiezen. Zo kun je ondanks dat je thuiswerkt toch het gevoel hebben dat je op een bruisend kantoor zit net als ‘vroeger’.

Wil je tijdens een online vergadering een presentatie houden voor je collega’s? In Teams is het een fluitje van een cent om een PowerPointpresentatie live aan je collega’s te laten zien. Wanneer je bezig bent met een videomeeting, druk je rechtsbovenin op het icoontje met het vierkantje en het pijltje naar boven. Wanneer je hierop drukt, kun je kiezen welk scherm je wilt delen met je collega’s. Wanneer je een scherm hebt gekozen, zien de collega’s in het videogesprek jouw scherm direct in beeld verschijnen. Maar let op: wil je een video met geluid in je presentatie laten zien? Zorg er dan voor dat je jouw systeemaudio ook deelt tijdens de presentatie. Dat doe je door tijdens het kiezen van een bepaald scherm een vinkje te zetten bij Systeemaudio, en daarna het venster te kiezen dat je wilt delen.

Heeft iemand in jouw Teams-vergadering wel een applausje verdiend of wil je gewoon laten zien hoe goed je de vergadering vond gaan? Door op het blije mannetje met de hand omhoog te gaan staan kun je met een Duim, Hartje, Applaus of Lachebekje laten weten wat je ervan vond!

Zit je in een belangrijke meeting of wil je simpelweg even niet gestoord worden tijdens jouw Teams-vergadering? Dan kun je inkomende oproepen simpelweg even uitschakelen. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Klik vervolgens onderaan op Inkomende video uitschakelen. Je kunt nu niet meer gebeld worden en ongestoord (verder) vergaderen.

Is het tijdens een Teams-vergadering even handig wanneer kleinere groepen even met elkaar kunnen overleggen? Teams heeft nu de optie om meerdere vergaderruimtes binnen een vergadering te creëren. Ga bovenin naar Aparte vergaderruimten om in het menu te komen en kies vervolgens het Aantal vergaderruimten dat je nodig hebt. Kies Handmatig om zelf toe te wijzen welke personen in welke vergaderruimte bij elkaar aanschuiven.

Vind je het fijn om tijdens een Teams-vergadering mee te typen zodat je jouw aantekeningen later nog een keer terug kunt lezen? Je kunt nu notities maken bij een vergadering en deze direct binnen jouw team opslaan. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden, klik vervolgens op Notities bij vergadering -> Notities maken.

Wil je controle over jouw Teams-vergadering houden en zit je eigenlijk niet te wachten op vragen of reacties in de chatbox? Geen probleem. In Teams kun je de chatfunctie tijdens de vergadering gewoon uitzetten. Druk in de vergadering rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Druk op Vergaderopties. Druk vervolgens onder ‘Chatberichten voor vergadering toestaan’ op Uitgeschakeld. Daarnaast kun je hier bijvoorbeeld ook instellen wie in de lobby moeten wachten en welke personen hun scherm kunnen delen.

Teams kent een heleboel sneltoetskoppelingen die je helpen om de werkdag productiever door te komen. Zo kun je Windowstoets + Shift + O gebruiken om een inkomende uitnodiging te accepteren en Windowstoets + esc om deze te weigeren. Om je audio te dempen, gebruik je Windowstoets + F4; om je camera uit te schakelen gebruik je Windowstoets + F5.

Wanneer je in gesprek bent, kun je het gesprek met Ctrl +Shift + H in de wacht zetten en je kunt het gesprek stoppen met Alt + Q. Als je een scherm deelt, druk je op Ctrl + Alt + S om het delen te beëindigen. En nog een handige combinatie: wanneer iemand anders de controle over je scherm heeft overgenomen, druk je op Ctrl + Alt + spatiebalk om de controle terug te krijgen.

Herken je dat? Je hebt een vergadering achter de rug, maar je hebt geen flauw idee meer wat er eigenlijk allemaal is gezegd. Om de actiepunten en andere belangrijke informatie goed te onthouden, kun je in Teams gemakkelijk vergaderingen opnemen. Alle gespreksactiviteiten, zoals audio, video en het delen van een scherm worden vastgelegd. Om de opname te starten, druk je op de drie puntjes bovenin het scherm en druk je op Opname starten. Iedereen in de vergadering krijgt te zien dat de vergadering wordt opgenomen en er verschijnt een rode cirkel aan de bovenkant van het gesprek. Wanneer je de opname wilt beëindigen, navigeer je naar hetzelfde venster en druk je op Opname stoppen. De video wordt opgeslagen in Microsoft Stream en is nu ook voor alle deelnemers zichtbaar in de chat van de videovergadering.

Wil je een online vergadering met je collega’s inplannen? Wanneer je in Teams op de verticale balk links op de knop Agenda drukt, zie je jouw agenda verschijnen. Druk vervolgens op + Nieuwe vergadering om een vergadering in te plannen en voeg een datum en tijd toe. Je kunt ook de planningsassistent in Teams gebruiken, waardoor het een fluitje van een cent wordt om een vergadering in te plannen.

Wil je bestanden alleen delen met bepaalde personen uit je team? Zorg er dan voor dat je een privékanaal aanmaakt. Wanneer je een nieuw kanaal aanmaakt, kun je instellen of je volledige team toegang krijgt tot het kanaal, of alleen specifieke personen. Zo kun je zaken met bepaalde collega’s bespreken, die nog even niet gedeeld hoeven te worden met de rest van het team. Alleen iemand die toegevoegd is aan een privékanaal kan het privékanaal zien. Wanneer je geen lid bent van zo’n privékanaal, is het betreffende kanaal voor jou dus niet zichtbaar. Teameigenaren kunnen wel inzien welke kanalen er aangemaakt zijn, ook wanneer ze hier geen toegang tot hebben.

Voor het aanmaken van een privékanaal druk je als eerst op de drie puntjes achter het team en druk je vervolgens op Kanaal toevoegen. Nu krijg je een venster te zien waar je de privacy van een kanaal kunt instellen. Kies hier voor de optie Privé. Vervolgens kun je de personen toevoegen die toegang moeten krijgen tot het kanaal en is je privékanaal aangemaakt.

Wil je graag een hele groep personen taggen in een bericht? Gebruik hiervoor de tagfunctie in Teams. Dit doe je door een @ te typen, gevolgd door de naam van het kanaal of van het team. Wanneer je meerdere personen wilt taggen, hoef je dit dus niet afzonderlijk te doen. Zo kun je in Teams gemakkelijk tags maken waar verschillende personen onder vallen. Wanneer je hier rechten voor hebt, kun je per team verschillende tags toevoegen. Ga hiervoor naar een team en druk met je rechtermuisknop op de drie puntjes. Hier kun je je tags beheren en nieuwe tags aanmaken.

Heb je wat behoefte aan privacy en hoeven je collega’s niet te zien hoe jij je hele huis hebt ingericht? In Teams heb je een handige functie waarmee je jouw achtergrond kunt vervagen. Wanneer je in een videogesprek zit, druk je rechtsboven in het scherm op de drie puntjes. Er verschijnt nu een venster met een aantal extra mogelijkheden. Kies hier voor de optie Vervaging om je achtergrond te vervagen.

Werk je regelmatig aan bestanden die ook handig zijn voor je collega’s? Teams heeft een gedeelde omgeving waarin je samen met je collega’s in een team aan bestanden kunt samenwerken. Ga hiervoor naar Bestanden en druk op Nieuw om een nieuw bestand te maken of op Uploaden om een bestaand bestand te uploaden. Op deze manier worden bestanden met het gehele team gedeeld en worden de wijzigingen van iedereen weergegeven zodra ze zijn gemaakt.

Wil je graag op de hoogte blijven van de ontwikkelingen binnen het team (of de teams) waar jij deel van uitmaakt? Met meldingen blijf je goed op de hoogte van wat er allemaal gebeurt. Je kunt gemakkelijk kiezen of je meldingen wilt ontvangen; zo ja, hoe je ze ontvangt en zelfs wannéér je ze binnenkrijgt. Selecteer daarvoor je foto rechtsboven en druk op Instellingen > Meldingen. Hier kun je precies instellen welke meldingen je wilt ontvangen.

Wil je graag gemakkelijker en sneller toegang krijgen tot je apps? In Teams kun je een vlottere toegang creëren met aangepaste tabbladen. Klik hiervoor op het menu bovenaan in je chat of kanaal om meer tabbladen toe te voegen. Die worden direct zichtbaar voor al je collega’s. Zo kun je teamleden gemakkelijk toegang geven tot bestanden, tools en websites die ze elke dag gebruiken.

Wil je graag een bericht laten opvallen? In Teams kun je dit gemakkelijk doen door personen te taggen. Typ hiervoor een bericht in een chat- of kanaalgesprek en typ daarna een @ gevolgd door de naam of het e-mailadres van de persoon. Op die manier ontvangt de betreffende persoon in zijn/haar activiteitenoverzicht een melding over het bericht.

Heb je in OneDrive een bestand staan dat je wilt delen met je team? Ga hiervoor naar Teams, en druk op Bestanden. Hier zie je zowel jouw opslag in Teams als jouw cloudopslag van OneDrive. Ga op het document staan dat je wilt delen, en druk met je rechtermuisknop op Verplaatsen. Vervolgens kun je bladeren door verschillende teams en kanalen.

Heb je in jouw organisatie vaak vergaderingen waar je door tijdgebrek of te lange reistijd niet altijd fysiek bij aanwezig kunt zijn? Teams heeft daarvoor een oplossing bedacht. Zo kun je eenvoudig met je eigen team een virtuele vergadering beleggen. Ga hiervoor naar Oproepen en kies de personen met wie jij wilt vergaderen. Op die manier kun je op afstand vergaderen én bespaar je ook nog eens reistijd.

Werk je vaak samen met mensen buiten jouw organisatie? In Teams is het mogelijk om gasten toe te voegen. Het handige hieraan is dat deze gasten gemakkelijk toegang hebben tot informatie die voor hen van belang is. Tegelijk heeft een gast minder rechten. Dat zorgt ervoor dat je zelf de controle in handen hebt en houdt.

Heb je veel verschillende teams waarbij je betrokken bent? Zorg er dan voor dat je de inrichting van Teams overzichtelijk maakt. Behoud het overzicht met behulp van naamconventies en zorg ervoor dat de Teams makkelijk te vinden zijn. Ook kun je ze gemakkelijk op alfabetische volgorde zetten of ze in met verslepen in een bepaalde volgorde rangschikken.

Werk je veel samen in Teams? Zorg er dan voor dat je per team twee eigenaren aanmaakt. Wanneer één van de eigenaren niet aanwezig is of de organisatie verlaat, kan de andere eigenaar het overnemen. Op die manier ben je ervan verzekerd dat je in Teams de controle over het team houdt.

Praat je vaker met collega’s over hetzelfde onderwerp of werk je met een groep mensen samen aan een aanvraag, opdracht of project? En wil je informatie met deze groep centraal delen, volgen en bewerken? Het is slim om dan een team aan te maken in Teams. Op die manier kun je effectiever communiceren en vind je sneller de informatie die je nodig hebt.