De meest gebruikte onderdelen van Microsoft 365 zijn bij mensen wel bekend. Word, Excel en PowerPoint kennen we allemaal en ook Teams, SharePoint en Power BI zijn populair. Delve blijft in al dat geweld een beetje achter. “Maar wat is het dan en wat kun je er eigenlijk mee?”, wordt me regelmatig gevraagd. Kort door de bocht: Delve is ontwikkeld om het jou makkelijker te maken door je de meest relevante informatie uit verschillende bronnen te tonen.
Waarom Delve?
Stel dat je SharePoint gebruikt voor je documentenstromen en daarin geregeld informatie plaatst. Daarnaast bewaar je allerlei documenten in OneDrive, zodat je ook buiten de deur kunt werken. Je communiceert met je collega’s via Teams en je plaatst af en toe iets op Yammer. Dat plaatje sluit goed aan bij veel organisaties die Microsoft 365 gebruiken. De middelen zijn er, dus waarom zou je ze niet gebruiken? Toch creëer je met al die verschillende gegevensbronnen ook meteen een uitdaging voor jezelf. Want hoe zorg je dat je door alle digitale bomen het bos nog ziet? Dat is precies de reden waarom Delve is ontwikkeld.
Daarom Delve!
Je hoeft geen titels van documenten waaraan je vaak werkt te onthouden. Je hoeft ook niet steeds te zoeken naar collega’s met wie je vaak contact hebt. Delve toont je de meest interessante content en personen uit alle Microsoft 365-bronnen die je gebruikt. Ik geef je even een voorbeeld van hoe het werkt.
Je gebruikt elke week een declaratieformulier voor je reiskosten en mailt dat naar je leidinggevende met een verslag. Delve herkent die terugkerende activiteit met behulp van een aantal slimme algoritmen. Het document en jouw leidinggevende worden vervolgens als interessante bronnen aangemerkt. Dat is handig omdat je daardoor snel naar informatie kunt die je vaak nodig hebt. Het geheel wordt overigens getoond als een webpagina. Je hoeft in het vervolg niet meer het losse formulier in te vullen. Wanneer dat vervangen wordt door een SharePoint-formulier, wordt het nóg interessanter en wordt het formulier sneller aan je getoond.
Hoe weet Delve wat interessant is voor mij?
Aan de basis van Delve staat Office Graph. Dat is een collectie van content en activiteiten en de relatie tussen die twee binnen het volledige Microsoft 365-pakket. Deze collectie wordt speciaal voor jou als gebruiker samengesteld en bevat dus voor jou relevante content. Dergelijke collecties worden bijvoorbeeld ook gebruikt voor sociale netwerken als Facebook en Twitter. De onderstaande afbeelding geeft goed weer hoe de relaties tot stand komen. In sommige gevallen wordt een relatie tot stand gebracht omdat jij of de ander iets initieert. In andere gevallen kan de relatie door de organisatie zijn aangemaakt.
Delve denkt met je mee
Naast de content die je zelf veel gebruikt – en dus interessant voor jou is – kan Delve ook content van andere mensen in je netwerk aanbevelen. Gelukkig zit ook hier weer een stuk intelligentie in. Je krijgt niet zomaar content van anderen aangeboden. Een collega kijkt dagelijks in het personeelshandboek omdat die op de afdeling HR werkt, maar voor jou is dat niet relevant. Dat document zie je dus liever niet in je overzicht van interessante content. Kijken jouw collega’s uit hetzelfde team dagelijks in een projectdocument, dan is de kans groot dat Delve dit aan jou voorstelt. Wanneer het voor de groep directe collega’s interessant is, is dat voor jou misschien ook wel het geval. Je kunt ook altijd zelf interessante content bewaren op je bord, of markeren als favoriet.
Welke soorten content kun je verwachten?
Het is handig dat Delve al die verschillende bronnen kan raadplegen om interessante content voor je te zoeken. Er zijn echter wel enkele spelregels aan verbonden. Zo krijg je nooit content te zien waarvoor je geen rechten hebt. Klinkt logisch, maar het is een van de meest gestelde vragen over Delve. Je hoeft dus niet bang te zijn dat iemand anders ineens allerlei persoonlijke documenten van jou aangeboden krijgt. Je moet er wel zelf voor zorgen dat jij de enige bent die rechten op jouw documenten heeft. Office-documenten (Word, Excel, PowerPoint), pdf-bestanden, OneNote-secties en afbeeldingen worden probleemloos door Delve gezien. Zelfs jouw mailberichten met bijlagen en Yammer-berichten neemt Delve in de aanbevelingen mee. Dat laatste is overigens alleen het geval als jouw e-mail via Microsoft 365 loopt. Wil je exact weten hoe het zit met de beveiliging van Delve en wat wel en niet gezien kan worden? Dan raad ik je aan om het dit supportdocument te lezen. Daarin staat uitgebreid beschreven hoe dat in de praktijk in zijn werk gaat.
Wat heb ik nodig om Delve te krijgen?
Delve is beschikbaar in een aantal Microsoft 365-overeenkomsten (E1, E3 en E4). Daarbij is het nodig dat je SharePoint Online-service activeert en een SharePoint Online-licentie aan gebruikers toewijst. Doe je dit niet, dan kun je Delve niet gebruiken. Verder is de enige voorwaarde dat je de laatste of voorlaatste versie van Internet Explorer en Firefox of de laatste versie van Chrome of Safari gebruikt. Maak je nu al gebruik van SharePoint en Teams? Dan hoef je eigenlijk niets meer te doen om Delve te kunnen gebruiken. De hoogste tijd om ermee aan de slag te gaan!
Altijd en overal kunnen samenwerken, het klinkt ideaal. Met een laptop en een veilige internetverbinding kom je al een heel eind. Maar je hebt ook slimme IT-oplossingen nodig om de samenwerking concreet vorm te geven.
Hoe je online samenwerking naar een hoger plan kunt tillen, lees je in ons redpaper ‘samen delen, waar en wanneer je maar wilt’. Daarin vertellen we ook hoe je de productiviteit in jouw organisatie een positieve impuls kunt geven. De cloud, Office 365, online startportal GO; het zijn allemaal elementen die deel uitmaken van een groter geheel.
Download het redpaper
