‘Time is of the essence.’ In het Anglo-Amerikaanse recht heeft die uitspraak een juridische betekenis, maar in Nederland bedoelen we er alleen maar mee te zeggen dat tijd van wezenlijk belang is. Tijd is namelijk weer geld in ons economisch (gelukkig) florerende klimaat. Dat maakt het alleen maar wonderlijker dat we onze tijd lang niet altijd slim besteden. En dat is zeker van toepassing als het om het zoeken (en vinden) van informatie gaat. Nieuwsgierige wetenschappers hebben uitgerekend dat we maar liefst 20% van onze tijd bezig zijn met informatie zoeken, zonder daaraan de conclusie te verbinden dat de gezochte informatie ook echt gevonden wordt. Da’s op z’n zachtst gezegd weinig productief. De hoogste tijd om daar iets aan te doen.

In de loop van de tijd raken fileservers sterk vervuild, omdat iedereen bestanden volgens een eigen beleid opslaat. De één hanteert de mapnaam ‘Algemeen’, de ander noemt een soortgelijke map ‘Divers’ en beide mapnamen komen ettelijke keren op dezelfde server voor. Zo wordt het knap ingewikkeld om de juiste informatie snel op te diepen. De oplossing zit ‘m in een herindeling van documenten, maar dan wel in de cloud. Daarin vind je applicaties als OneDrive, voor de opslag van persoonlijke documenten; Teams, voor afdelings- en projectdocumenten met een minder permanent karakter en SharePoint voor het opslaan en delen van statische bedrijfsbrede documenten. Door de cloud kun je vanaf elke werkplek bij je documenten, waarbij de geavanceerde zoekfunctie en de versiegeschiedenis grote voordelen zijn.

Meer dan bestanden

Bij ‘sneller iets vinden’ moet je niet alleen aan bestanden denken. Ook het vinden van collega’s – bijvoorbeeld  in een smoelenboek –  en hen van daaruit via mail, chat of telefoon bereiken, is een belangrijk item. Net als het vastleggen van team- en projecttaken en die direct in beeld kunnen zien; eenvoudig toegang krijgen tot trainings- en instructievideo’s in een e-learning omgeving en het efficiënt verspreiden van nieuws dat van belang is voor de gehele organisatie of voor een beperkte groep. Het is nog maar een bescheiden greep uit de onderwerpen die aan bod komen in onze inspiratiesessie over vindbaarheid van informatie.

Inschrijven

Ben je benieuwd hoe je de vindbaarheid van informatie sterk kunt verbeteren zodat je een uur per dag tijdwinst kunt boeken? Schrijf je dan snel in voor een van de inspiratiesessies op donderdag 16 januari en dinsdag 21 januari 2020. Dan gaan we in op de meest gestelde vragen rondom het vinden van informatie binnen organisaties en laten we praktische oplossingen zien die je aan het denken zetten. Na afloop praten we aan de Blaak in hartje Rotterdam nog even smakelijk door onder het genot van een hapje en een drankje. Ben jij erbij? Wij in elk geval wel!


x

JOBS 14

JOBS 14