productiviteit: ‘hoe’ wil je ‘wat’ bereiken?

Optimale informatie, samenwerking en communicatie

productiviteit: ‘hoe’ wil je ‘wat’ bereiken?

Optimale informatie, samenwerking en communicatie

’De productiviteit moet omhoog; we moeten pro-duc-tie-ver werken!’ Of het nou is om het ondernemingshoofd boven water te houden of nóg meer successen op elkaar te stapelen, doet er in dit verband niet toe. Productiever werken wordt gezien als toverdrank om het bedrijfsresultaat te verhogen. Op zich is dat niet eens z’n vreemd idee. Sterker nog; productiever werken is zo goed als een garantie voor een beter bedrijfsresultaat. Alleen wordt productiviteit nog veel te vaak verward met ‘meer produceren’ of ‘harder werken’ en daar gaat het mis. Meer produceren of harder werken leidt niet automatisch tot betere output. Investeren in de input kan zelfs verbetering van het bedrijfsresultaat in de weg staan. Wat? Ja, echt! Maar we snappen heel goed dat we dat even moeten toelichten.

Efficiënt én effectief

Productiviteit is de optelsom van efficiëntie en effectiviteit, waarbij beide factoren evenveel gewicht in de schaal werpen. Efficiëntie zegt iets over de middelen die je gebruikt om iets te doen; effectiviteit gaat over het realiseren van je doelstelling. Je kunt geweldig efficiënt werken zonder je doel te bereiken (300 aanslagen per minuut, maar 50% spelfouten) en je kunt uitstekend je doel op een uiterst inefficiënte manier bereiken (geen spelfouten, maar 30 aanslagen per minuut). In beide gevallen ben je niet productief geweest. De hoogste productiviteit krijg je namelijk door zowel de efficiëntie als de effectiviteit te optimaliseren. Het gaat er dus om dat je zo doelmatig mogelijk werkt, doelbewust bent, doelgericht te werk gaat en tenslotte ook nog doeltreffend bent. Doel, doel, doel en nog eens doel. En daar komt IT nadrukkelijk om de hoek kijken.

‘Hoe kan ik de productiviteit in mijn organisatie
met behulp van IT verhogen?’

Vindbaarheid van informatie

Op het moment dat je zakelijk verantwoorde beslissingen moet nemen, heb je direct informatie nodig. Die moet eenvoudig gevonden kunnen worden en niet op verschillende plekken in de organisatie zwerven. Wanneer jouw medewerkers ‘voor het gemak’ gegevens op andere plekken opslaan dan in jouw IT-omgeving (denk aan een eigen harde schijf, een USB-stick of Dropbox), heb je een probleem. Dan ben je onnodig veel tijd – en dus geld – kwijt aan het verzamelen van informatie. Niet efficiënt, niet effectief en dus niet goed voor de productiviteit. Daarom laten we zien welke IT-oplossingen er zijn om gegevens te rubriceren, te labelen en zodanig op te slaan dat je die in een paar tellen terug kunt vinden, waarbij we ook meteen de toegangsrechten regelen. De benodigde informatie is dan direct voor jou beschikbaar wanneer je die nodig hebt. Dat levert jou en je medewerkers hoe dan ook tijdwinst op, die je uitstekend aan het uitvoeren van kerntaken kunt besteden.

Online samenwerking

Informatie hebben is één ding, informatie uitwisselen om gezamenlijk beslissingen te kunnen nemen, is vers twee. In de cloud is dat in wezen een koud kunstje, zeker wanneer je Office 365 gebruikt (waarmee je meteen verzekerd bent van actuele software, inclusief beveiligingsupdates). Dan kun je altijd en overal bij je bestanden die je vanaf diverse devices kunt openen en delen. Je bent dan niet gebonden aan een vaste werkplek. Je hebt alleen een pc, laptop, tablet of smartphone en een veilige internetverbinding nodig om te kunnen werken. Op kantoor, thuis of onderweg; dat maakt echt niet uit. Daardoor til je samenwerking snel naar een hoger niveau. En als je het nóg verder wilt vervolmaken, doe je dat met GO; een online startportal waarop je maar één keer hoeft in te loggen en meteen overal mee van start kunt gaan. Gebaseerd op jouw rol in de organisatie kun je dan direct bij alle documenten, rapportages en applicaties die je nodig hebt om productief (samen) te werken.

Communicatie

Hoe sneller en eenvoudiger jij en je medewerkers kennis met elkaar kunnen delen, hoe sterker jouw organisatie als geheel is. Het is dus zaak om te zoeken naar manieren om dat zo efficiënt mogelijk te doen, zonder de effectiviteit van het proces uit het oog te verliezen. Het gaat tenslotte om de productiviteit. Maar als je nou toch al met Office 365 werkt, krijg je ook meteen de beschikking over Teams. In Teams kun je eenvoudig communiceren met collega’s via de chat, door elkaar te (video)bellen of tijdens een online vergadering. Daarnaast heb je de gelegenheid om met Office 365 applicaties op hetzelfde moment samen aan documenten te werken. Bovendien kun je zelf apps integreren om je proces aan te passen zodat de samenwerking en de productiviteit worden bevorderd. Je kunt elk team- of themakanaal op maat inrichten en koppelen met andere applicaties. Je kunt dus alles exact afstemmen op de behoeftes die jij en je team hebben. Veel productiever gaat het niet worden.

Vindbaarheid van informatie

Op het moment dat je zakelijk verantwoorde beslissingen moet nemen, heb je direct informatie nodig. Die moet eenvoudig gevonden kunnen worden en niet op verschillende plekken in de organisatie zwerven. Wanneer jouw medewerkers ‘voor het gemak’ gegevens op andere plekken opslaan dan in jouw IT-omgeving (denk aan een eigen harde schijf, een USB-stick of Dropbox), heb je een probleem. Dan ben je onnodig veel tijd – en dus geld – kwijt aan het verzamelen van informatie. Niet efficiënt, niet effectief en dus niet goed voor de productiviteit. Daarom laten we zien welke IT-oplossingen er zijn om gegevens te rubriceren, te labelen en zodanig op te slaan dat je die in een paar tellen terug kunt vinden, waarbij we ook meteen de toegangsrechten regelen. De benodigde informatie is dan direct voor jou beschikbaar wanneer je die nodig hebt. Dat levert jou en je medewerkers hoe dan ook tijdwinst op, die je uitstekend aan het uitvoeren van kerntaken kunt besteden.

Online samenwerking

Informatie hebben is één ding, informatie uitwisselen om gezamenlijk beslissingen te kunnen nemen, is vers twee. In de cloud is dat in wezen een koud kunstje, zeker wanneer je Office 365 gebruikt (waarmee je meteen verzekerd bent van actuele software, inclusief beveiligingsupdates). Dan kun je altijd en overal bij je bestanden die je vanaf diverse devices kunt openen en delen. Je bent dan niet gebonden aan een vaste werkplek. Je hebt alleen een pc, laptop, tablet of smartphone en een veilige internetverbinding nodig om te kunnen werken. Op kantoor, thuis of onderweg; dat maakt echt niet uit. Daardoor til je samenwerking snel naar een hoger niveau. En als je het nóg verder wilt vervolmaken, doe je dat met GO; een online startportal waarop je maar één keer hoeft in te loggen en meteen overal mee van start kunt gaan. Gebaseerd op jouw rol in de organisatie kun je dan direct bij alle documenten, rapportages en applicaties die je nodig hebt om productief (samen) te werken.

Communicatie

Hoe sneller en eenvoudiger jij en je medewerkers kennis met elkaar kunnen delen, hoe sterker jouw organisatie als geheel is. Het is dus zaak om te zoeken naar manieren om dat zo efficiënt mogelijk te doen, zonder de effectiviteit van het proces uit het oog te verliezen. Het gaat tenslotte om de productiviteit. Maar als je nou toch al met Office 365 werkt, krijg je ook meteen de beschikking over Teams. In Teams kun je eenvoudig communiceren met collega’s via de chat, door elkaar te (video)bellen of tijdens een online vergadering. Daarnaast heb je de gelegenheid om met Office 365 applicaties op hetzelfde moment samen aan documenten te werken. Bovendien kun je zelf apps integreren om je proces aan te passen zodat de samenwerking en de productiviteit worden bevorderd. Je kunt elk team- of themakanaal op maat inrichten en koppelen met andere applicaties. Je kunt dus alles exact afstemmen op de behoeftes die jij en je team hebben. Veel productiever gaat het niet worden.

IT als hulpmiddel

Vooropgesteld dat je de samenhang tussen efficiëntie en effectiviteit actief bewaakt, is IT een fantastisch hulpmiddel om bedrijfs- en besluitvormingsprocessen te optimaliseren. Wanneer je benodigde informatie direct bij de hand hebt, eenvoudig (ook op afstand) kunt samenwerken en altijd en overal online met elkaar kunt communiceren, heb je de technisch noodzakelijke randvoorwaarden ingevuld om het bedrijfsresultaat te verbeteren. Daarbij is het wel belangrijk om je medewerkers mee te nemen in de veranderingen in de manier van werken, die nodig zijn om de productiviteit te verhogen.

Is het écht nodig?

Is het echt nodig om te investeren in het verhogen van de productiviteit? Ja, zonder enige vorm van twijfel. Stilstand is nu eenmaal achteruitgang en de concurrentie zit niet stil. Om te voorkomen dat je in een uitzichtloze situatie wordt gemanoeuvreerd, is de rol van IT cruciaal om een rol van betekenis te blijven spelen. Door IT-middelen efficiënt in te zetten, creëer je ruimte om de effectiviteit van je inspanningen te verhogen en je doelen te bereiken.

Van communiceren naar optimaal samenwerken? Download het redpaper


    Samenwerken waar en wanneer je maar wilt? Download het redpaper


      Over Avantage

      Wij geloven dat IT altijd en overal voor jou moet werken. Daarbij maakt het niet uit op welke van de laatste woorden je de klemtoon legt. IT móet gewoon voor jou wérken. Bovendien moet IT vóór jóu werken. Dat is precies het vakgebied waar wij al meer dan 30 jaar verstand van hebben. Met onze praktische klantervaringen en ons uitgebreide dienstenpakket combineren wij de werkwijze in jouw organisatie en het digitaal gedrag van jouw medewerkers met onze IT om ‘de mensen die het moeten doen’ productiever (samen) te laten werken. Daarbij bestaat de basis uit een solide infrastructuur, een veilige IT-omgeving, efficiënt beheer, klantgerichte ondersteuning en hulp bij de adoptie van innovaties. Dat komt allemaal samen in ons online platform GO, waar iedereen vanuit de eigen rol direct beschikt over alle informatie en middelen die nodig zijn om de productiviteit in jouw organisatie te verhogen en jouw klanten nóg beter te bedienen.

      SINDS 1990

      800+ KLANTEN

      202 COLLEGA’S

      ROTTERDAM, ALMERE
      EN ALPHEN A/D RIJN

      FINANCIEEL
      GEZOND

      ISO 9001
      ISO 27001
      NEN 7510

      Benieuwd hoe we jou kunnen helpen?
      Neem contact met ons op.


          de Maand van Avantage

          Maandelijkse updates over security, productiviteit en thuiswerken