Met SharePoint kun je informatie gemakkelijk organisatiebreed delen. Zo kun je in SharePoint documenten publiceren die voor de hele organisatie relevant zijn, maar er ook voor kiezen om die toe te spitsen op delen van de organisatie, zoals HR (denk aan een handboek personeel) of Sales (standaard offerteksten). In SharePoint kun je eenvoudig bepalen wie toegang tot bepaalde mappen en documenten mag hebben. SharePoint kun je dus goed gebruiken wanneer je informatie beter vindbaar wilt maken. Toch gebruiken veel mensen SharePoint nog niet optimaal. Dat is jammer, want betere informatievoorziening is goed voor de productiviteit! Daarom hebben wij nuttige tips en tricks voor je verzameld, waarmee je informatie nog beter in jouw organisatie kunt verspreiden.
Maak van SharePoint een succes
met onze tijdbesparende tips
Denk na over metadata
Heb je moeite met het ordenen van jouw documenten in een mappenstructuur? Wanneer je in SharePoint werkt, is het verstandig om goed na te denken over de metadata die je je documenten meegeeft. Op die manier kun je je documenten beter ordenen en kun jouw documenten gemakkelijk(er) terugvinden.
Zorg voor een ingevuld profiel
Maak je regelmatig gebruik van SharePoint? Zorg er dan voor dat jouw profiel volledig is ingevuld. Op die manier kun je waardevolle informatie delen met je samenwerkingsomgeving. Zorg ervoor dat je een goede profielfoto uploadt en dat je relevante informatie aan je profiel toevoegt.
Beperk je site kolommen
Wil je graag een overzichtelijke site binnen SharePoint creëren? Denk dan goed na over de indeling van je pagina. Zo kun je in SharePoint drie kolommen naast elkaar zetten, zodat je drie lijsten op één pagina kunt weergeven. In de praktijk is dat echter niet bevorderlijk voor het overzicht. Wanneer je de indeling beperkt tot twee kolommen, heb je daar geen last van.
Denk na over metadata
Heb je moeite met het ordenen van jouw documenten in een mappenstructuur? Wanneer je in SharePoint werkt, is het verstandig om goed na te denken over de metadata die je je documenten meegeeft. Op die manier kun je je documenten beter ordenen en kun jouw documenten gemakkelijk(er) terugvinden.
Zorg voor een ingevuld profiel
Maak je regelmatig gebruik van SharePoint? Zorg er dan voor dat jouw profiel volledig is ingevuld. Op die manier kun je waardevolle informatie delen met je samenwerkingsomgeving. Zorg ervoor dat je een goede profielfoto uploadt en dat je relevante informatie aan je profiel toevoegt.
Beperk je site kolommen
Wil je graag een overzichtelijke site binnen SharePoint creëren? Denk dan goed na over de indeling van je pagina. Zo kun je in SharePoint drie kolommen naast elkaar zetten, zodat je drie lijsten op één pagina kunt weergeven. In de praktijk is dat echter niet bevorderlijk voor het overzicht. Wanneer je de indeling beperkt tot twee kolommen, heb je daar geen last van.
Breng structuur aan in teamsites
Werk je in SharePoint met verschillende teamsites? Het is verstandig om vooraf goed na te denken over de structuur van deze teamsites. Zo kun je verschillende templates maken en deze aanbieden aan je medewerkers voor de teamsite. Op die manier hebben alle teamsites dezelfde structuur, waardoor SharePoint overzichtelijker is voor je medewerkers.
Personaliseer de landingspagina
Heb je een overzichtelijke landingspagina gemaakt? Het is slim om deze landingspagina te personaliseren voor je medewerkers. Hierdoor maken ze zich platform sneller eigen en laat je SharePoint optimaal tot zijn recht komen. Zo kun je bijvoorbeeld de laatst gewijzigde documenten van een gebruiker tonen, waardoor hij of zij met 1 klik verder kan werken aan een document. Ook gepersonaliseerde snelkoppelingen werken hierop erg goed.
Maak een overzichtelijke landingspagina
Wil je jouw medewerkers graag betrekken bij je organisatie? Door in SharePoint een duidelijke en overzichtelijke landingspagina te maken, zorg je ervoor dat het platform snel aanslaat bij je medewerkers. Je hebt op de landingspagina onder meer de ruimte om nieuwsberichten en mededelingen te plaatsen, maar je kunt op deze pagina ook gemakkelijk documenten verspreiden.
Breng structuur aan in teamsites
Werk je in SharePoint met verschillende teamsites? Het is verstandig om vooraf goed na te denken over de structuur van deze teamsites. Zo kun je verschillende templates maken en deze aanbieden aan je medewerkers voor de teamsite. Op die manier hebben alle teamsites dezelfde structuur, waardoor SharePoint overzichtelijker is voor je medewerkers.
Personaliseer de landingspagina
Heb je een overzichtelijke landingspagina gemaakt? Het is slim om deze landingspagina te personaliseren voor je medewerkers. Hierdoor maken ze zich platform sneller eigen en laat je SharePoint optimaal tot zijn recht komen. Zo kun je bijvoorbeeld de laatst gewijzigde documenten van een gebruiker tonen, waardoor hij of zij met 1 klik verder kan werken aan een document. Ook gepersonaliseerde snelkoppelingen werken hierop erg goed.
Maak een overzichtelijke landingspagina
Wil je jouw medewerkers graag betrekken bij je organisatie? Door in SharePoint een duidelijke en overzichtelijke landingspagina te maken, zorg je ervoor dat het platform snel aanslaat bij je medewerkers. Je hebt op de landingspagina onder meer de ruimte om nieuwsberichten en mededelingen te plaatsen, maar je kunt op deze pagina ook gemakkelijk documenten verspreiden.
Elke maand tijdbesparende
Office 365 tips in jouw mailbox!
Benieuwd naar hoe je SharePoint en nog vele andere apps nog slimmer en handiger kunt gebruiken? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere maand een aantal tijdbesparende tips en tricks in je mailbox.
