handige tips en tricks
voor Microsoft PowerPoint

Wil je een presentatie geven, maar heb je geen afstandsbediening op zak om de dia’s door te klikken? Gebruik dan je smartphone wanneer je een PowerPointpresentatie geeft. Daarvoor moet je wel eerst de PowerPoint-app op je smartphone downloaden. Maak vervolgens met behulp van een HDMI-adapter verbinding tussen je smartphone en de projector, of breng een draadloze verbinding tot stand. Nu kun je de pagina’s doorlopen door je scherm aan te raken, of kun je de belangrijkste punten benadrukken met de laserpointer.

Wil je tijdens je presentatie het één en ander op je pc of laptop verduidelijken? Een slimme manier om dat te doen, is door je scherm op te nemen en daarmee een webinar, les of korte demonstratie te geven. Ga hiervoor naar Invoegen > Media > Schermopname maken. Vervolgens kun je het gebied selecteren dat je wilt opnemen en kun je de opname starten. Je kunt de opname in een dia plakken, maar je kunt die ook eenvoudig exporteren naar een videobestand.

Wil je een video maken van een presentatie die je aan je collega’s of klanten hebt gegeven? In de desktop-app van PowerPoint kun je een presentatie opslaan als hoogwaardige video. Selecteer hiervoor Bestand > Exporteren en druk op Een video maken. Selecteer vervolgens de gewenste videokwaliteit en bepaal of je de timing en gesproken tekst van de presentatie wilt bijvoegen. Druk vervolgens op Video maken en geef het bestand een naam. Ook kun je hier kiezen of je het bestand als MJPEG-video of als WMV-bestand wilt opslaan.

Vind je het leuk om muziek tijdens een diavoorstelling af te spelen? Met een paar muisklikken kun je jouw presentatie voorzien van muziek. Ga hiervoor naar Invoegen > Media > Audio en druk vervolgens op Audio in mijn pc. Selecteer nu een muziekbestand en druk op Invoegen. Selecteer Hulpmiddelen voor audio > Afspelen op achtergrond, om je muziek op de achtergrond te laten afspelen. De muziek wordt automatisch gestart tijdens de diavoorstelling.

Wil je graag zelf de hoogte en breedte van je presentatie bepalen? In de desktop-app van PowerPoint kun je de afmetingen handmatig aanpassen. Druk hiervoor op Ontwerp > Aanpassen > Diagrootte. Hier kun je ervoor kiezen om je dia’s staand of liggend te maken en kun je de hoogte en breedte van je dia’s zelf bepalen.

Wil je een belangrijk onderwerp in een afbeelding benadrukken? In de desktop-app van PowerPoint kun je met een handige tool eenvoudig een onderwerp losmaken van de achtergrond. Druk hiervoor op de afbeelding en ga naar Afbeeldingsopmaak > Aanpassen > Achtergrond verwijderen. Met behulp van de pipet kun je gemakkelijk selecteren welke gebieden je wilt behouden en welke niet.

Wil je graag de aandacht van je publiek vasthouden? Met Zoom voor PowerPoint kun je een zoomeffect maken waarmee je naar de volgende of vorige dia kunt zoomen. Ga daarvoor naar Invoegen > Koppelingen > Zoom. Hier kun je kiezen uit overzichtszoom, selectiezoom en diazoom. Een overzichtszoom gebruik je wanneer je verschillende onderdelen van je presentatie in één keer wilt zien, een selectiezoom wanneer je een bepaalde selectie wilt laten zien. En wil je willekeurig door dia’s heen navigeren? Dan kun je gebruik maken van de diazoom.

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het opmaken van je presentaties? Met PowerPoint Designer kun je prachtige dia’s maken. Terwijl je jouw ideeën op een dia plaatst, werkt Designer op de achtergrond om je inhoud af te stemmen op professioneel ontworpen indelingen. Zo worden teksten, afbeeldingen, pictogrammen en grafieken automatisch vormgegeven met behulp van deze tool.

Wil je meer dynamiek en actie creëren met je presentatie? Daarvoor kun je heel goed video’s van het web gebruiken. Kopieer het webadres in de adresbalk, selecteer in de desktop-app van PowerPoint vervolgens de optie Invoegen > Video > Onlinevideo en plak dan het webadres van je video. Druk vervolgens op Invoegen en je video staat in de presentatie.

Wil je tijdens je presentatie even geen afleiding van wat je vertelt? PowerPoint heeft een handige tool bedacht waarmee je het scherm met een sneltoets op wit of zwart kunt zetten. Deze functie werkt trouwens alleen in de desktop-app van PowerPoint. Als je in de presentatiemodus zit, kun je de komma of de punt indrukken. De komma is voor een wit scherm en met een punt krijg je een zwart scherm. Zo richt je de aandacht van jouw publiek volledig op jouw verhaal.

Wil je op elke pagina dezelfde lay-out toepassen? Hiervoor heeft PowerPoint in de desktop-app een handige tool ontwikkeld. Ga daarvoor naar Beeld > Modelweergaven > Diamodel. Alle aanpassingen die je hier doet, komen terug in je dia’s. Wil je bijvoorbeeld het logo van jouw organisatie op elke pagina laten terugkeren? Voeg het logo in en plaats het op een willekeurig plek op de slide. Zo zijn alle presentatiepagina’s in een handomdraai voorzien van het logo.

Wil je graag een PowerPoint bestand kleiner maken? Dat kun je gemakkelijk doen door de afbeeldingen te comprimeren. Dit kan overigens alleen in de desktop-app. Druk op een willekeurige afbeelding in je presentatie en ga naar Opmaak > Aanpassen > Afbeeldingen comprimeren. Er verschijnt nu een venster waarin je verschillende opties kunt aanvinken. Zo bespaar je eenvoudig opslagruimte op je device.

Wil je slides uit een andere presentatie hergebruiken? Dit kan gemakkelijk in de desktop-app van PowerPoint. Ga hiervoor naar Start > Dia’s > Dia’s opnieuw gebruiken. Vervolgens zie je een venster verschijnen met al je presentaties. Ook kun je gemakkelijk presentaties terugvinden door zoekwoorden op te geven. Druk vervolgens op de presentatie en kies welke dia’s je opnieuw wilt gebruiken. Op deze manier profiteer je van je oude presentaties en bespaar je een hoop tijd.

Wil je graag een presentatie maken met een thema speciaal van jouw organisatie? PowerPoint biedt hiervoor in de desktop-app de oplossing. Ga hiervoor naar Beeld > Modelweergaven > Diamodel. Maak de slides in de huisstijl van jouw organisatie en druk vervolgens op Modelweergave sluiten. Nu zijn al je pagina’s die je met dit sjabloon maakt identiek. Op deze manier creëer je meer eenheid in je slides en zorg je voor een nette uitstraling van je organisatie.

Wil je graag wat meer interactie tijdens je presentatie? In de desktop-app van PowerPoint kun je eenvoudig hyperlinks naar andere slides toevoegen, zonder dat je door je hele presentatie hoeft te scrollen. Selecteer een stuk tekst en ga naar Invoegen > Koppelingen > Actie. In dit venster kun je kiezen voor Hyperlink naar. Kies vervolgens uit de lijst Dia… Nu kun je elke dia invoegen die je maar wilt. Op deze manier kun je je ondersteunende slides op verschillende doelgroepen afstemmen.

Vind je het lastig om een goede openingsslide te maken? Zorg er dan in ieder geval voor dat je titel niet te lang is. Je wilt voorkomen dat je titelslide nietszeggend en langdradig wordt. Ook kun je een flitsend item toevoegen waardoor de aandacht van het publiek wordt getrokken.

Wil je een strakke en overzichtelijk presentatie maken met pictogrammen? PowerPoint heeft een heel scala aan pictogrammen ontworpen om je presentatie te visualiseren. Ga hiervoor naar Invoegen en druk bij de groep Illustraties op Pictogrammen. Hier kun je kiezen uit verschillende pictogrammen om je presentatie te verduidelijken.

Wil je een presentatie maken met bijpassende kleuren? De desktop-app van PowerPoint kan je hierbij helpen. Selecteer een tekst waarop je de kleur wilt toepassen en ga naar Start > Lettertype en druk op de knop voor tekstkleur. Druk vervolgens op Pipet, ga met je muisaanwijzer op de kleur staan die je wilt gebruiken en druk erop om je kleur over te brengen. Op deze manier kun je alle soorten items een bijpassende kleur geven.

Heb je veel data die je overzichtelijk wilt weergeven in PowerPoint? Ga hiervoor in de desktop-app naar Invoegen > Illustraties > Grafieken. PowerPoint heeft een hele reeks van grafieken waaruit je kunt kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld een ‘ring-grafiek’ gebruiken om duidelijk vergelijkingen te laten zien. Kies een donut-grafiek om de percentages in het midden groot en duidelijk in beeld te brengen.  Zo kun je de data beter visualiseren en komt de boodschap nog beter over.

Gebruik je veel afbeeldingen van screenshots of schema’s in je PowerPoint? Gebruik hiervoor een mock-up in je opmaak. Een mock-up is een kader van bijvoorbeeld een laptop, tablet of smartphone waarin je deze screenshots of schema’s kunt zetten. Zo komen de slides er beter uit te zien en zorg je ervoor dat deze belangrijke gegevens goed getoond worden. Op deze manier voorkom je saaie slides met (te) veel informatie en details.

Wil je je PowerPointpresentatie ondersteunen met afbeeldingen? Zorg ervoor dat de afbeeldingen die je gebruikt van goede kwaliteit zijn. Pak niet de eerste beste afbeelding die je ziet, maar denk vooraf goed na of de afbeelding van jouw keuze je verhaal ondersteunt en sterker maakt. Op deze manier komt je presentatie professioneler over en blijft je publiek beter betrokken bij je presentatie.

Weet jij vaak door de vele mogelijkheden niet meer welk lettertype je voor je presentatie moet gebruiken? Zorg er dan in ieder geval voor dat je lettertype goed leesbaar is. Vaak is het beter om een meer zakelijk lettertype te kiezen dan een speels of creatief lettertype. Ook kunnen afwijkende lettertypes voor problemen zorgen, wanneer je de presentatie opent op een pc die niet over dat lettertype beschikt. Calibri, Verdana of Arial zijn altijd vertrouwde lettertypes waarvan je zeker kunt zijn dat ze op elke pc beschikbaar zijn. Zo ben je er zeker van dat je opmaak netjes wordt weergegeven.

Wil je graag een geheugensteuntje bij de hand hebben tijdens je presentatie? PowerPoint helpt je hierbij. Deze tip werkt alleen in de desktop-app. Voeg als eerste je notities toe onder de slides. Start vervolgens de diavoorstelling en druk op je rechtermuisknop. Druk nu op Weergave voor presentator tonen. Er verschijnt dan een scherm waarbij je links je huidige slide ziet, rechtsboven de slide die komt en rechtsonder je notities. Deze kun je groter maken, waardoor je jouw notities tijdens je presentatie goed kunt lezen.