handige tips en tricks
voor Microsoft Outlook

Wil je dat ingekomen berichten niet meteen als gelezen worden gemarkeerd, wanneer je snel over de mails in je inbox scrolt? In Outlook kun je de snelheid waarmee berichten als gelezen worden gemarkeerd eenvoudig vertragen. Ga hiervoor naar Bestand > Opties > Geavanceerd. Druk vervolgens onder Outlook-deelvensters op Leesvenster. Hier kun je aangeven hoeveel seconden Outlook moet wachten voordat een item als gelezen wordt gemarkeerd. Dat heb je dus helemaal zelf in de hand.

Wil je het zekere voor het onzekere nemen en een e-mailbericht opslaan? Dat kan in Outlook heel eenvoudig. Ga hiervoor op het bericht staan dat je wilt opslaan en druk op Bericht > Opslaan als. Nu kun je kiezen in welke bestandsindeling het bericht moet worden opgeslagen. Wanneer je de bestandsindeling hebt gekozen en op Opslaan drukt, ben je ervan verzekerd dat je bericht goed is opgeslagen.

Wanneer je online met collega’s vergadert, is het wel zo handig dat iedereen over de juiste informatie beschikt. Dat is geen enkel probleem. In Outlook kun je de notities die je in OneNote hebt gemaakt tegelijk met het vergaderverzoek meesturen. Ga hiervoor naar je agenda en maak een nieuwe vergadering aan. Druk vervolgens op Notities bij vergadering. Hier kun je kiezen welke notities je wilt bijvoegen, waarmee je jouw collega’s kunt voorzien van juiste en actuele informatie.

Wil je graag online met je collega’s vergaderen? In Outlook kun je gemakkelijk een vergaderverzoek voor Teams verzenden. Ga hiervoor naar je agenda en druk in de navigatiebalk aan de bovenkant op Nieuwe Teams-vergadering. Outlook maakt een nieuwe vergadering aan, maakt ook automatisch een koppeling voor de onlinevergadering en voegt deze toe aan het vergaderverzoek. Op die manier kun je Outlook en Teams effectief met elkaar laten samenwerken.

Wil je mensen laten weten dat je er (langere tijd) niet bent? In Outlook kun je automatisch antwoorden op inkomende mails verzenden. Wanneer je op vakantie bent, of door andere omstandigheden langere tijd niet aanwezig bent op kantoor, stapelen de e-mails zich op. Het is dan ook slim om een automatisch antwoord te maken, waarin je aangeeft dat je er niet bent en met wie ze tijdens jouw afwezigheid contact kunnen opnemen. Ga hiervoor naar Bestand > Automatische antwoorden. Typ je bericht en druk vervolgens op OK.

Wil je graag (sneller) antwoord op je verzonden e-mail? Gebruik @vermeldingen om de aandacht te krijgen. Typ hiervoor in de hoofdtekst van je e-mail een @, gevolgd door de voor- en achternaam van de persoon of personen van wie je snel iets wilt horen. Selecteer de naam om deze niet alleen in de hoofdtekst gemarkeerd te zien, maar ook toegevoegd aan de geadresseerden in de Aan-regel van het mailbericht. De geadresseerde(n) ziet/zien nu een @-symbool in de berichtenlijst.

Werk je samen met je collega’s aan documenten? Zorg er dan voor dat je bestanden bijvoegt als koppeling, en niet als kopie. Upload je bestanden als eerste naar OneDrive en verspreid vervolgens de koppeling onder mensen met wie je samenwerkt. Stel daarvoor een nieuwe mail op en ga vervolgens naar Bericht > Opnemen > Bestand en druk op Door weblocaties bladeren. Selecteer nu je OneDrive opslag en de koppeling naar OneDrive wordt gemaakt.

Heb je behoefte aan een overzichtelijk postvak IN? De functie Map opschonen in Outlook biedt uitkomst. Selecteer een map en ga naar Map > Opschonen > Map opschonen. Op deze manier worden alle overbodige, gelezen berichten automatisch naar de map Verwijderde items verplaatst. Ongelezen berichten worden echter nooit verwijderd. Zo houd je de boel lekker opgeruimd.

Heb je er genoeg van om steeds je naam onder je e-mails te zetten? In Outlook kun je gemakkelijk een handtekening maken die automatisch onder je mails verschijnt. Open ‘Nieuwe e-mail’ en ga naar Bericht > Opnemen > Handtekening > Handtekeningen. Selecteer vervolgens Nieuw, geef een nieuwe naam en maak de handtekening. Voeg graphics en koppelingen toe of geef je creatieve brein de vrije loop en ga aan de slag met lettertypen en kleuren. Druk vervolgens op OK en je handtekening is gemaakt. Die verschijnt onder elk mailbericht dat jij verstuurt.

Wil je jouw Outlook graag een gezellig tintje meegeven? In Outlook kun je verschillende achtergronden kiezen. Ga hiervoor naar Bestand en druk op Opties. Onder de rubriek Algemeen kun je een Office-achtergrond en een Office-thema kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor Circuit, Lente, Sterren of Wolken. Op die manier maak je Outlook wat meer van jezelf.

Krijg je vaak berichten binnen in je mailbox die niet direct aan jou zijn geadresseerd, maar sta je wel in de cc of een grote mailgroep omdat de inhoud ook voor jou van belang kan zijn? Outlook heeft een handige functie bedacht om mails overzichtelijk op te bergen in een digitaal archief. Ga hiervoor in Outlook naar Start > Verplaatsen > Regels. Daar kun je ervoor zorgen dat deze mails op basis van de afzender of aan de hand van bepaalde woorden naar een specifieke map worden verplaatst. Zo houd je je postvak mooi opgeruimd.

Wil je eenvoudig een bestand versturen vanuit een app? Via Word, PowerPoint en Excel kun je direct je bestanden via de mail delen. Druk hiervoor op Bestand en daarna op Delen. Hier krijg je een nieuw venster te zien, waarin je het bestand kunt toevoegen en delen. Je kunt ervoor kiezen om het document te delen door het bestand bij te voegen of door een link mee te sturen.

Wil je vanuit Outlook snel kunnen schakelen naar andere apps? Wanneer je Outlook als onderdeel van Office 365 gebruikt, kun je koppelingen maken met andere apps zoals Skype, Teams en OneNote. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig een vergadering starten via Skype of Teams. Daarnaast kun je tijdens de vergadering direct notulen maken en deze delen met iedereen die uitgenodigd was.

Heb je vaak een mail die in een taak verandert? In Outlook kun je ervoor zorgen dat je een mail gemakkelijk kunt omzetten in een taak. Zo heb je alles helder op een rijtje. Druk hiervoor op je rechtermuisknop op de mail, en druk op Opvolgen. Op deze manier kun je de mail naar elke map slepen die je maar wil. Door het vlaggetje blijft de taak vindbaar in de rubriek Taken die je linksonder op je scherm vindt.

Wil je graag prioriteiten stellen bij het uitvoeren van je taken? Outlook helpt je hierbij door categorieën in te stellen. Deze functie is alleen te vinden in de desktop-app. Ga hiervoor naar Start > Labels en druk op de knop Categoriseren. Je ziet een hele reeks standaard categorieën verschijnen met elk hun eigen kleur. Wanneer je op Alle categorieën drukt, kun je eenvoudig zelf categorieën maken, waarbij je zelf de naam en de kleur kunt kiezen. Vervolgens kun je die toewijzen aan mails of afspraken in je agenda.

Wil je in de desktop-app snel even van je kalender switchen naar je mail? Outlook heeft hier een aantal handige sneltoetsen voor. Wanneer je naar je mail wilt switchen, toets je Ctrl + 1. Wil je naar je kalender switchen? Gebruik dan de sneltoets Ctrl + 2. Wanneer je naar je contacten wilt navigeren, kun je de sneltoets Ctrl + 3 gebruiken. Op die manier kun je in Outlook efficiënter werken.

Wil je al je mails overzichtelijk in verschillende mappen plaatsen? Gebruik in de desktop-app de sneltoets Ctrl + Shift + E om snel een nieuwe map aan te maken. Op die manier zorg je voor een opgeruimd postvak. Dat werkt wel zo prettig.

Vind je het handig om een ‘to do’ lijst op je pc of laptop te hebben? Outlook heeft de oplossing. Ga hiervoor naar de pagina Taken en druk linksboven op Nieuwe taak. Er verschijnt nu een venster waarin je verschillende velden kunt invullen. Zo kun je ervoor kiezen om een begindatum in te stellen. Dat is handig om te zien welke taken als eerste gedaan moeten worden. Ook kun je een einddatum instellen, waardoor je alle deadlines overzichtelijk op een rijtje hebt. Wanneer de einddatum is verstreken maakt Outlook deze rood. Zo heb je goed inzicht in alle taken die je hebt.