handige tips en tricks
voor Microsoft Excel

Wil je je gegevens overzichtelijk in een draaitabel weergeven, maar heb je geen idee hoe dit moet? Excel kan er met gemak één voor je maken. Ga in het gegevensbereik staan en navigeer vervolgens naar Invoegen > Tabellen > Aanbevolen draaitabellen. Je krijgt een hele reeks aan draaitabellen te zien waar je uit kunt kiezen. Liever een eigen tabel samenstellen? Druk op de knop Lege draaitabel, en je kunt zelf je eigen draaitabel samenstellen.

Heb je een hele berg aan data die je toegankelijk wilt maken voor je collega’s? Met de sjablonen van Excel kun je je gegevens handig inzichtelijk maken en overzicht creëren. Ga hiervoor naar Bestand > Nieuw en kies een sjabloon uit. Excel biedt een hele waslijst met sjablonen waar je uit kunt kiezen. Door deze sjablonen kun je snel en slim je data structureren en visualiseren.

Wil je in één oogwenk je gegevens in een grafiek hebben staan? Selecteer daarvoor een willekeurige cel in het gegevensbereik en druk op Alt + F1. Met deze sneltoets schud je de ene na de andere grafiek uit je mouw. Handig hé?

Wil je slim je gegevens uit je Excel-sheet filteren? Maak dan gebruik van de functie Slicer. Selecteer hiervoor een bereik en ga vervolgens naar Invoegen > Filters > Slicer. Selecteer nu de kolom waaruit je wilt filteren. Het resultaat zijn handige knoppen waarmee je kunt filteren. Zo kun je in één druk op de knop je gegevens handig filteren.

Wil je voor een Excel-sheet onderaan je tabellen de totalen zien? Excel heeft hier een handige sneltoets voor. Klik hiervoor ergens in een Exceltabel en druk vervolgens op Ctrl + Shift + T. De totaalrij wordt nu automatisch aan de onderkant van je tabel toegevoegd.

Wil je snel en eenvoudig een reeks getallen invoegen, of wil je een lijst maken van datums? Excel heeft hier een handige tool voor. Typ hiervoor onder elkaar een aantal opeenvolgende getallen of getallen met dezelfde tussengrootte (bijvoorbeeld, 2, 4, 6, enz). Selecteer vervolgens deze cellen en ga met je muis rechtsonder staan. Klik op de + die verschijnt en sleep de cellen door naar beneden. Op die manier voegt Excel automatisch de reeks gegevens toe.

Heb je dat ook weleens gehad? Je hebt in Excel een grote hoeveelheid gegevens ingevoerd, maar komt er achteraf achter dat de manier waarop je het hebt gedaan toch niet zo handig is. Je hebt bijvoorbeeld een reeks titels ingevuld als rijtitels, terwijl ze beter als kolomtitels zouden kunnen worden getoond. Excel heeft hier een handige oplossing voor bedacht. Selecteer als eerste de cellen die je wilt omzetten en kopieer deze. Open nu een nieuw blad en plak de gegevens door bij plakopties Transponeren te kiezen. Op die manier hoef je niet al je gegevens handmatig in te voeren.

Wil je een ingewikkelde wiskundige vergelijking uitschrijven in Excel? Meestal kost het veel tijd om de juiste symbolen te vinden. Excel heeft hiervoor een handige tool bedacht, waarbij je de vergelijking handgeschreven kunt invoeren. Ga daarvoor in de desktop-app naar Invoegen > Symbolen > Vergelijking en druk vervolgens op Handgeschreven vergelijking. Schrijf hier je vergelijking op en druk op Invoeren. Zo heb je snel en eenvoudig een formule ingevoegd.

Wil je de inhoud van twee cellen samenvoegen tot één cel, bijvoorbeeld een voor- en achternaam? Excel heeft hiervoor een handige formule ontwikkeld. Ga in een cel staan en typ: =A1&” “&B1. Tussen de aanhalingstekens moet een spatie staan, om ervoor te zorgen dat de voor- en achternaam niet aan elkaar worden geplakt. In deze formule plakt Excel dus cel A1 en B1 aan elkaar. Op die manier kun je de inhoud van verschillende cellen in Excel combineren.

Heb je een tabel gemaakt waarvan de koppen veel te lang zijn? Geen zorgen, Excel weet daar wel raad mee. Ga hiervoor in de desktop-app naar Start > Uitlijning en druk op het ab-icoontje met een schuine streep. Hier kun je kiezen of de tekst horizontaal, diagonaal of verticaal moet lopen. Ook kun je de letters onder elkaar laten lopen. Zo kun je ervoor zorgen dat je koppen minder ruimte in beslag nemen, zonder dat de inhoud verdwijnt.

Herken je dat? Je hebt een document vol met namen en adressen, maar de ene naam is met een hoofdletter geschreven en de andere zonder hoofdletter. Excel kan veel dingen gemakkelijk verbeteren met de Flash Fill tool in de desktop-app. Zet hiervoor alle verkeerd geschreven namen in kolom A, en typ in kolom B de eerste drie namen zoals ze moeten worden geschreven. Tijdens het typen geeft Excel aan dat het de rest van de kolom kan corrigeren. Druk hiervoor op de + die verschijnt en alle namen worden op de juiste manier geschreven.

Wil je snel en eenvoudig een grote hoeveelheid rijen invoegen? Excel heeft hiervoor een handige oplossing bedacht. Klik hiervoor op een rijnummer en sleep met je muis omlaag tot je het aantal rijen hebt geselecteerd dat je wilt invoegen. Druk vervolgens op je rechtermuisknop en druk op Rijen invoegen. Excel voegt op deze manier precies evenveel rijen toe als je geselecteerd hebt.

Wil je in een tabel in een Excel-bestand alles in één keer selecteren? Excel heeft hier een handige sneltoets voor. Gebruik daarvoor de toetsencombinatie Ctrl + A. Op die manier wordt je hele bestand geselecteerd. Lukt dit niet, bijvoorbeeld omdat er lege cellen in het bestand zitten? Druk dan voor de tweede keer de toetsencombinatie in. Zo zorgt Excel er alsnog voor dat alle cellen geselecteerd worden.

Wil je cellen in een Excel-sheet met dezelfde waarden of met eenzelfde reeks waarden op dezelfde manier opmaken? Dat kan eenvoudig in Excel. Ga hiervoor naar Start > Stijlen en druk op Voorwaardelijke opmaak. Selecteer eerst de cellen die je wilt opmaken en geef vervolgens aan op basis van welke voorwaarden de cellen moeten worden opgemaakt en op welke manier. Zo heb je snel inzicht in je informatie en kun je cellen gemakkelijk categoriseren.

Maak jij ook weleens een typefout wanneer je in Excel aan het werk bent? Door het invoeren van keuzelijsten kun je dit probleem gemakkelijk voorkomen. Begin als eerst met het noteren van de keuzeopties in een kolom. Selecteer daarna de cellen waarvoor je de keuzeoptie wil toepassen en klik op Gegevensvalidatie onder het tabblad Gegevens > Hulpmiddelen voor gegevens > Gegevensvalidatie. Zet vervolgens het validatiecriterium op Lijst en selecteer bij Bron de keuzeopties. Druk nu op OK en de keuzeopties verschijnen in de geselecteerde cellen.

Vind je het lastig om relevante informatie uit een Excel-tabel te halen? Daarvoor heeft Excel een oplossing bedacht. Ga hiervoor naar Gegevens > Sorteren en filteren en druk op Filter. Er wordt nu een pijl naast je kolomkop geplaatst. Hier kun je eenvoudig selecteren welke gegevens je wel en niet wilt weergeven. Ook kun je hier specifiek aangeven aan welke criteria jouw filterselectie moet voldoen. Door de filtertool te gebruiken kun je je beter concentreren op specifieke informatie.

Heb jij in Excel ook vaak enorm veel data met eindeloos lange tabellen? De snelle analyse tool in de desktop-app van Excel biedt uitkomst. Selecteer de data die je wilt analyseren en druk op je rechtermuisknop. Druk vervolgens op Snelle analyse en kies uit de voorgestelde tabellen en grafieken. Zo kun je jouw data snel en overzichtelijk visueel presenteren. Ook kun je op die manier het gemiddelde per kolom berekenen, een optelsom van alle rijen maken en een grafiek visualiseren.

Wil je bij bepaalde waardes in je Excel-bestand een logische vergelijking maken? Bijvoorbeeld om van bepaalde cijfers te bepalen of ze voldoende of onvoldoende zijn. Ga hiervoor naar Invoegen > Functie en druk op ALS. Selecteer eerst de cel waarvoor je de vergelijking wil maken, bijvoorbeeld een bepaald cijfer. Daarna moet je bepalen wanneer het cijfer voldoende en wanneer het cijfer onvoldoende is. Vervolgens typ je wat er gebeurt als het antwoord “Ja” is, en tenslotte wat er gebeurt als het antwoord “Nee” is. Voorbeeld: ALS(A1>= 5,5; “Voldoende”;”Onvoldoende”).

Wil je snel gemiddeldes van getallen in je Excel-bestand berekenen? Daarvoor heeft Excel zelf de oplossing in huis. Ga hiervoor in een lege cel staan en typ: =GEMIDDELDE(). Selecteer tussen haakjes de getallen waarvan je het gemiddelde wil weten. Druk vervolgens op Enter en het gemiddelde is berekend.

Ben je bekend met het maken van berekeningen in Excel? Op die manier kun je hele reeksen getallen in een mum van tijd bij elkaar optellen. Typ hiervoor een aantal getallen onder elkaar en ga vervolgens in een lege cel staan. Typ nu = en selecteer het eerste getal. Typ nu een + en selecteer het volgende getal. Druk vervolgens op Enter en de som van de berekening verschijnt. Wil je nog sneller getallen in een (lange) kolom bij elkaar optellen? Typ: =SOM() en selecteer tussen de haakjes de kolom.

Wil je de datum van vandaag invoeren in Excel? Daar hoef je niet veel moeite voor te doen. Ga hiervoor in een cel staan en typ: =VANDAAG(). Op die manier kun je snel de datum van vandaag weergeven. Wil je de datum van vandaag weten + een paar dagen erbij opgeteld? Dit kun je doen door de formule =VANDAAG()+5 toe te voegen.

Berekeningen uitvoeren gaat fantastisch in Excel. Je kunt zelf heel eenvoudig formules toevoegen. Ga hiervoor in een cel staan en typ bijvoorbeeld: =getal+getal en druk op Enter. Nu verschijnt het antwoord van de berekening. Op die manier kun je ook getallen van elkaar aftrekken(–), vermenigvuldigen(*) en delen(/).

Wil je graag de bovenste rij van een tabel blijvend zichtbaar maken? Dat kun je in Excel heel simpel regelen. Selecteer hiervoor de bovenste rij met gegevens, en druk op Beeld > Venster. Hier kun je eenvoudig kiezen of je de bovenste rij wilt blokkeren of de eerste kolom. Zo blijven voor jou belangrijke gegevens in beeld staan op het moment dat je naar rechts of naar beneden scrolt.